Der awork Test - Was bietet das Tool aus Hamburg?

Im awork Test zeigt sich, dass die Software neben einer soliden Aufgabenverwaltung auch Zeiterfassung und Ressourcenplanung bietet. Worauf das Hamburger Unternehmen noch Wert legt und welche Features überzeugen, lesen Sie in diesem Review.

Intro

In diesem awork Test und Review werden Features beleuchtet und die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Projektmanagement Software herangezogen. Damit sollten Sie eine gute Übersicht über die Vor- und Nachteile erhalten. Einen ersten Überblick bietet die Zusammenfassung des Reviews zu awork “In Kürze”.

Das Wichtigste in Kürze:

Als Task Management Software bietet awork vor allem für Agenturen eine gute Basis der Zusammenarbeit
Mit individuellen Kanban Boards, Automatisierung und einer soliden Timeline werden die Grundlagen geschaffen.
Zeiterfassung bietet mehr als viele Konkurrenten und ist auch über die App zu nutzen, was die Buchungen deutlich vereinfacht.

Die Datenspeicherung erfolgt auf Serverstandorten in Frankfurt und entspricht der DSGVO
Das Preissystem ist übersichtlich gestaltet. Es gibt keine Freemium Version und man erhält auch in der günstigen Version eine voll ausgestattete Software.
Der Support erfolgt über Chat und Telefon
Für umfassende Projektplanung ist awork nicht ausgelegt – zumindest im klassischen Sinne von Projektmanagement

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Das Unternehmen

awork ist eine Software, die ursprünglich von der HQLabs GmbH aus Hamburg in Deutschland erstellt wurde. Die HQLabs GmbH wurde 2012 gegründet und hat zunächst die Agentursoftware HQ entwickelt. Durch den Verkauf von HQLabs und der Ausgründung der awork GmbH fokussiert sich das 35-köpfige Team nun darauf die produktive Projektarbeit über moderne Software zu unterstützen. In diesem Review wurde die Premium Version im 14 Tage Trial getestet.

Welche Features bietet awork?

Awork zeigt sich im Test als eine solide Software, die einen Fokus auf einer guten und intuitiven Bedienung legt. Im Vergleich mit reiner Task Management Software nach Kanban Stil bietet awork schon vertiefende Funktionen wie Ressourcenplanung, Zeiterfassung und eine einfache Timeline mit Planungsfunktion an.

Teamplanung im awork Test — *Teamplanung* in awork

Zu Beginn des Tests legt man ein Projekt an und kann erste Aufgaben definieren. Kurze Hilfestellungen in der Software zeigen die ersten Schritte. Vorlagen ermöglichen den schnellen Einstieg in Projekt und Aufgaben. Dank der intuitiven Bedienung braucht man keine weitere Unterstützung, um sich bei den Basics im Programm zurechtzufinden.

awork Seitenleiste — *Die Seitenleiste führt zu den einzelnen Bereichen*

Das Programm gliedert sich in eine Seitenleiste mit persönlichem Bereich, Dashboard und Zeiterfassung, sowie dem Workspace zur projektübergreifenden Bearbeitung und einem Hauptbildschirm. Auf dem Hauptbildschirm sieht man immer den ausgewählten Menüpunkt und kann Inhalte bearbeiten.

Die Übersicht in Projekten wird mit vier Menüpunkten in der Hauptansicht vereinfacht:

Details
Aufgaben
Zeiten
Einstellungen

Im Detail geht dieses Review auf alle einzelnen Menüpunkte in der folgenden Funktionsübersicht ein.

Projektplanung in awork

Eine Basisausrüstung für die Projektplanung ist in awork enthalten. Dabei darf man aber nur Grundlagen wie einen Projektsteckbrief, Task Management und eine ordentliche Timeline erwarten. Was darüber hinausgeht – Netzplan oder Projektstrukturplan – wird aktuell nicht unterstützt.

Allgemeine Projektdaten

Auf der Detailseite als Projektsteckbrief kann man die wichtigsten Informationen hinterlegen wie:

Projektname
Projektstatus (Planung, läuft, Abgeschlossen..)
Art des Projektes (Kundenprojekt, internes Projekt)
Schlagworte (Tags) vergeben
Projektbeschreibung
Aufgaben und Fortschritt
Beteiligte am Projekt

Zudem sieht man einen Aktivitätsstream vom Projekt z.B. mit geänderten Deadlines und abgeschlossenen Aufgaben.

Aufgabenverwaltung/Task Management

Die Darstellung der einzelnen Aufgabe ist der des Projektsteckbriefs ähnlich. Man kann Beschreibung, Bearbeiter, Deadline usw. eintragen. Damit sind die Grundlagen für die spätere Timeline und Ressourcenplanung geschaffen. Interessant ist die Multi-Zuweisung einer Aufgabe auf mehrere Bearbeiter, die gerade bei Teamarbeit die Realität wiederspiegelt.

Der Upload von Dateien wird unterstützt und über Kommentare kann man andere Nutzer erwähnen.

Über die Automatisierungsfunktion kann eine Art Autopilot Ihre Projekte vereinfachen und administrative Arbeiten verringern. awork stellt über 400 unterschiedliche Automatisierungen zur Verfügung.

Balkenplan oder Gantt Chart

Bei den unterschiedlichen Ansichten für Ansichten beschränkt sich awork auf die wichtigsten Darstellungen wie Aufgabenliste, Kanban Board und Timeline. Bei der Arbeit mit Ansichten merkt man schnell, dass awork Wert auf Einfachheit legt. Dies kommt der schnellen Einarbeitung und intuitiven Bearbeitung zu Gute.

Mit der Timeline kann man eine gute Übersicht über das Projekt behalten und dem Team eine zeitliche Visualisierung geben. Dabei ist zu beachten, dass Aufgaben nicht automatisch in die Timeline übernommen werden. Das hat den Vorteil, dass man nur die wichtigsten Aufgaben übernimmt und so den Überblick behält. So ist denkbar, die Meilensteine und Projektphasen als Aufgaben zu definieren und damit einen Gesamtüberblick eine Flughöhe über den Aufgaben zu behalten.

Eine vertiefte Projektplanung ist, wie schon geschrieben, nicht möglich. gerade für große Projekte mit komplexen zeitlichen Abhängigkeiten fehlt die Planung der Abhängigkeiten und Darstellung von kritischen Pfaden wie in einem normalen Projektplan nach klassischer Projektmanagement Methodik.

Übrigens
Ein zusätzliches kostenfreies Tool für die Erstellung von Meilensteinplan und Netzplan ist GanttProject.

Kommunikation und Zusammenarbeit mit awork

Als Projektmanagement Software legt awork natürlich Wert auf die erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Visualisierung der Aufgaben ist ein Teil davon. Hier zeigt sich wieder die Einfachheit von awork. Es ist schön, dass hier nicht übertrieben wird und der Fokus auf den meistgenutzten Darstellungen liegt. Neben der zeitlichen Darstellung in der oben bereits beschriebenen Timeline gibt es noch die Liste und das Kanban Board.

Die Aufgabenlisten zeigt alle Aufgaben des Projekts aufgeteilt in verschiedenen Listen an. Dies ist die perfekte Darstellung um neue Aufgaben zu erstellen, über die Import-Funktion hinzuzufügen und das Projekt mit Listen zu strukturieren.

Das Kanban Board kann an die eigenen Wünsche angepasst werden. So können die Spalten und Bezeichnungen von Spalten geändert werden oder ganz gelöscht werden. Damit kann jeder Arbeitsablauf abgebildet werden. Die vordefinierten Aufgabenlisten können auch abgebildet werden, so dass man auch verschiedene Projektbereiche oder Teams abbilden kann.

Das persönliche Dashboard ist eine gute Möglichkeit aktuelle Projekte, Aufgaben und Deadline im Überblick zu behalten. Dabei ist eine Individualisierung gut möglich und sogar Zeiten sowie Abwesenheiten können dargestellt werden.

Über Benachrichtigungen kann man sich als Nutzer über Email, interne Notification in awork oder die App informieren lassen. Ausschlaggebend können diverse Events sein von Statusänderung einer Aufgabe bis zur Erwähnung des eigenen Namens über @-Mentions in den Kommentaren.

Das Rechte und Rollensystem ermöglicht die Zuordnung zu festgelegten Rollen wie Projektleitung, Projektmitglied oder Extern. Aber auch eine individuelle Rollendefinition ist möglich.

Eine Chatfunktion ist nicht integriert, kann aber über den externen Anbieter Slack erweitert werden.

Anforderungsmanagement

Ein Anforderungsmanagement ist in awork nicht direkt vorgesehen. Mit etwas Übung kann man sich aber einen Projekttyp anlegen, der über Reviews und Automatisierung für Konzeptionsprojekte genutzt werden kann.

Ressourcenplanung

Wer das Team planen möchte und eine gute Übersicht über die Auslastung in den nächsten Wochen bis Monaten braucht, kann die Teamplanung nutzen. Hier sieht man eine Auslastung auf Projektebene und auf Nutzerebene. Mit Abwesenheiten können Urlaube eingetragen werden und auch ein Forecast der Auslastung ist möglich. Selbst eine 10-Stunden-Limitierung für die Arbeitszeit pro Tag kann bei Bedarf eingestellt werden, um dem Arbeitsschutz gerecht zu werden. Im awork Planer kann sogar eine Vorhersage für neue Projekte in die Arbeitslast integriert werden.

Projektcontrolling

Das Controlling kann einfach über die Zeitauswertungen erfolgen. Mit der Erstellung von monatlichen Reports behält man den Überblick im Projektbudget. Der Fortschritt im Projekt kann an die Erfüllung von Aufgaben gekoppelt werden, so dass man auch die Zielerreichung nachverfolgen kann. Eine Anbindung an Google Sheets ermöglicht weitere Analysen zum Projekt.

Dokumentenmanagement

In awork gibt es keine Möglichkeit für das klassische Dokumentenmanagement neben dem einfachen Upload von Dokumenten. Die Dateiübersicht über alle Dateien oder die Anbindung externer Cloudspeicher wie GoogleDrive oder OneDrive ermöglicht es den Überblick zu behalten.

Multiprojektmanagement

Über den Menüpunkt Workspace lassen sich projektübergreifend alle Projekte, Benutzer und Kundenprofile steuern. Mit einer globalen Aufgabenansicht können zudem die kritischten Aufgaben im Programm oder Unternehmen überblickt werden. So ist auch die Steuerung mehrerer Projekte gleichzeitig möglich. Auch Controlling und Teamplanung funktioniert Projektübergreifend.

Wie schneidet awork in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Awork bietet mehr als eine solide Basis an Funktionen für das Projektmanagement und die Kollaboration im Team. Der Fokus liegt aber in der Kollaboration und nicht in der langfristigen Projektplanung mit Netzplan und Projektstrukturplan. Was überzeugt sind zudem die Bereiche Ressourcenplanung und Zeiterfassung, die man in anderer Software nicht immer findet oder extra zahlen muss.

In den Einstellungen kann man auf Projektebene noch verschiedene Integrationen vornehmen. Aktuell sind neben Slack als Chat und verschiedenen Rechnungstools vor allem Zapier und Webhooks interessant. Gerade mit Zapier kann man sehr viele externe Tools einbinden.

Gerade wenn Prozesse in Projekten eines Unternehmens über längere Zeit gleich bleiben, erleichtert awork die Arbeit mit der Individualisierung. Mit der Erstellung von bestimmten Projekttypen kann man sich eigene Vorlagen aufbauen oder bestehende nutzen. Ob die Automatisierung mit bestimmten Regeln, die Spalten auf dem Kanban Board oder feste Aufgabenpakete zum Start – man hat die Möglichkeit dies je nach Projekttyp neu festzulegen

Sonstige Bewertungskriterien

Als Sprachen sind aktuell nur englisch und deutsch hinterlegt. Damit kann die DACH Region solide abgedeckt werden und auch internationale Kommunikation in der westlichen Welt ist möglich.
Automatisierungen sind möglich, so dass wiederkehrende Abläufe ohne manuelle Arbeit laufen können.
Die Premiumversion kann zum Test für 14 Tage kostenlos genutzt werden.

Eine Importfunktion ermöglicht den einfachen Übergang von anderen Projektmanagement Tools. Als Beispiele nennt awork hier die bekannten Vertreter monday.com, MeisterTask, Asana und Trello.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Die Oberfläche ist intuitiv zu bedienen und der Start ist einfach gehalten. Gerade hier entwickelt HQLabs seine Software auch kontinuierlich weiter, statt auf zu viele Funktionen zu setzen. Wer als Projektmanager ein Projekt aufsetzen möchte, kann dies in wenigen Schritten durchführen. Auch Teammitglieder werden durch die einfache Menüführung schnell onboard sein und sich zurechtfinden. Auch das Minimap-Feature hilft hier: Nutzen Sie awork auf dem großen Bildschirm, so können Sie besser den Überblick über große Aufgabenmengen behalten.

Der Umfang von awork ist noch überschaubar, zudem sind die komplexeren Bereiche wie Ressourcenplanung und Zeitauswertungen auch nur von bestimmten Personengruppen einzusehen. Es fällt positiv auf, dass awork keine störende interne Werbung für die Enterprise Version macht.

Anpassungsmöglichkeiten hinsichtlich Design gibt es nicht viele, so dass man sich immer direkt zurechtfindet. Einzig sind ein Dark Mode und Änderungen am hinterlegten Logo vorgesehen.

Die awork App

Mit einer zusätzlichen App kann man seine Projekte in awork auch gut von unterwegs bearbeiten.

Einer der Hauptvorteile ist aber vor allem die Zeiterfassung über die App. Damit kann man auch in Offline Meetings oder beim Kunden seine Zeiten einfach und direkt über die App hinterlegen und muss nicht am Ende eines Tages noch die 5-10 Minuten für die Zeiterfassung anhängen. Über das Thumb-Menü hat man alternativ Zugriff auf

die zugewiesenen Aufgaben
die Projekte im Unternehmen
die aktuellen Benachrichtigungen

Datenschutz, Hosting und Service

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Wir erfüllen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren Serverstandorte in Deutschland mit ISO 27001 Zertifizierung.
awork Website

Mit dem Fokus auf den deutschen und europäischen Markt ist der Datenschutz ein wichtiger Baustein für das awork Angebot. Awork bietet hier weitere Informationen zum Datenschutz und stellt eine Vorlage für die Auftragsdatenverarbeitung zur Verfügung.

Als Serverstandort wird Deutschland genannt, was den Maßgaben der europäische Datenschutz-Grundverordnung entspricht.

Die Daten werden in Rechenzentren in Frankfurt, die von der Telekom und Google betrieben werden, gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt und redundant gespeichert. Wenn eines der Rechenzentren ausfällt, wird automatisch auf das Backup-Rechenzentrum gewechselt. Alle Daten werden natürlich täglich automatisiert gebackuped.
awork

Es werden allerdings auch Daten zum Betrieb von awork in den USA verarbeitet. Es werden jedoch nur Daten zum Betrieb und zur Weiterentwicklung übertragen. Daten die durch Eingabe im System aufgenommen werden wie Projektdaten, Dateien, o.ä. werden nicht übertragen oder verarbeitet.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software awork

Wichtig zu wissen:
Es gibt keine selbstgehostete Serverinstallation sondern nur die Cloud Version (SaaS).

Im Test fällt awork durchweg positiv mit flüssigem Arbeiten auf. Es gibt keine Ausfälle und die Reaktionen der Webanwendung sind sehr responsiv. Sollte die Software mal ausfallen, kann man sich hier nach dem aktuellen Status der Software erkundigen.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Das Help Center bietet eine Dokumentation zur gesamten Plattform. Neben einem Guide für die ersten Schritte sind alle Funktionsbereiche der Software detailliert beschrieben und die häufigsten Fragen werden beantwortet. Über die Suche kann man zudem sein Problem formulieren und mögliche Bereiche eingrenzen.

Etwa alle zwei Wochen bietet awork Webinare zu bestimmten Themen an. Die Aufzeichnungen können auch im Nachhinein weiter angesehen werden.

Der Support geht übrigens mit einer Chatfunktion und persönlichem Telefonsupport von 09:00 Uhr bis 18:00 Uhr über ein Standard Ticketing System hinaus.

Test der Chatfunktion
Für das awork Review wurde die Chatfunktion bereits geprüft und manche Informationen stammen auch aus dieser Quelle. Die Antwortzeit lag bei nur wenigen Minuten und alle Fragen konnten geklärt werden.

Kosten bei der Nutzung von awork

Bei awork gibt es nur die zwei Preisstufen Premium und Enterprise, was die Auswahl sehr einfach macht.

Das Abonnement kann monatlich, jährlich oder für zwei Jahre erfolgen. Wer sich für zwei Jahre bindet zahlt nochmal weniger als hier im Review angegeben. Das dürfte aber nicht der Standardtarif sein, weshalb die Zahlen eines jährlichen Vertrags gewählt wurden.

Übrigens
awork Kosten im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.

(Stand Juni 2022, Kosten ohne Gewähr)

Premium

Das Premium Angebot ist die Grundversion, wie sie auch im Review getestet wurde. Man erhält eine solide Taskmanagement Software, die sich stark auf die Kollaboration im Team fokussiert.

awork Kosten: 10€ /Nutzer/Monat

Enterprise

Gerade für größere Unternehmen macht die Enterprise Version mehr Sinn. Man erhält noch die Möglichkeit

eine eigene Team-URL für awork zu hinterlegen
den Enterprise-Support in Anspruch zu nehmen
die anstehenden Gebühren über Rechnung zu zahlen
Single Sign-on möglich

Zudem steht der Hersteller mit Beratungsleistung bei der Integration in das eigene Unternehmen zur Verfügung.

awork Kosten: 15€ /Nutzer/Monat

Kosten von awork im Vergleich

Achtung:
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zum awork Review

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awork	1 Nutzer	5 Nutzer	25 Nutzer	75 Nutzer
Premium*	120€	600€	3.000€	9.000€
Enterprise*	180€	900€	4.500€	13.500€

Kosten von awork pro Jahr / Pricing for Projectmanagement Software awork per Year - in Euro (pm-tools.info, June 2022, * = Affiliate Link)

im pm-tools Preisvergleich

Unsere Bewertung zu awork als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Als Task Management Software bietet awork eine gute Basis der Zusammenarbeit

Die Zeiterfassung bietet mehr als viele Konkurrenten und ist auch über die App zu nutzen, was die Buchungen deutlich vereinfacht.

Das Preissystem ist einfach gehalten und man versteckt keine Kosten in Zusatzpaketen.

Die Datenspeicherung erfolgt auf Serverstandorten in Frankfurt und entspricht der DSGVO

Die Nachteile

Es gibt keine kostenlose Basisversion Version wie bei manchen Konkurrenten – das awork Review erfolgte mit der Testversion.

Für umfassende Projektplanung ist awork (noch) nicht ausgelegt – zumindest im klassischen Sinne von Projektmanagement

Wenn ein Unternehmen international aufgestellt ist, können fehlende Übersetzungen neben deutsch und englisch Probleme bereiten.

Für wen lohnt sich awork?

Mit HQ als Agentursoftware hatte HQLabs bereits ein kleines ERP System für Agenturen auf den Markt gebracht. Mit der Erfahrung in der Branche stellen sich die Gründer der awork GmbH und der neuen Software im Test und Review zwischen einer einfachen Aufgabenverwaltung und einer umfassenden Projektmanagement Software dar.

Wenn eine umfassende Planung notwendig ist und zeitlich genau strukturiert werden soll, kann awork nicht mit alternativen Projektplanungtools mithalten. Dies betrifft Unternehmen der Baubranche oder ganz allgemein längerfristige Projekte.

Es fällt im Review auf, dass die wichtigen Punkte für eine Agentur, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und eine grobe Übersicht über die Timeline, abgedeckt werden. Auch gibt es Vorlagen von awork, die auf vor allem die Nutzung im Agenturbusiness als Beispiel heranziehen. Ob Design-, Marketing- oder Webagentur, alle möchten Projekte erfolgreich durchführen, Stunden abrechnen und eigene Teams mit eher kurzen Projekten planen. Mit dem Hintergrund von HQLabs und den vorliegenden Features kann man awork definitiv in diesen Dienstleistungsunternehmen verschiedener Größen empfehlen.

Als Selbstständiger oder Freelancer kann awork eine Lösung sein, muss aber nicht die erste Wahl sein, da man mit sehr kleinen Teams auch alternative Tools kostenfrei nutzen kann. Wenn man aber etwas Geld investiert, erhält man z.B. mit der bestehenden Zeiterfassung bereits eine gute Grundlage für die Abrechnung beim Kunden.

Der Einsatz in größeren Unternehmen (Enterprise) ergibt vor allem Sinn im Kunden- und Projektorientierten Bereich. Gerade in modernen Strukturen und der mittleren Unternehmensebene bringt diese neue Software ein gutes Gegenstück für die üblichen nicht intuitiv bedienbaren Tools im Projektmanagement. Zudem lässt sich awork dann wieder in einzelnen Teams, wie z.B. denen mit Kundenorientierung einsetzen, um die Aufwände in Projekten gut einsehen zu können.