Hilft ein Personal Information Management Tool im Projektmanagement?

Das Personal Information Management Tool und der Projektmanager – ständig erreichbar zu sein, ist heutzutage selbstverständlich.

Dabei kontrollieren wir E-Mails während wir gleichzeitig telefonieren. Der Mensch versucht sich im Multitasking, obwohl uns diese Fähigkeit wissenschaftlich abgesprochen wird. Mit der Unterstützung von Personal Information Management Tools kann der Spagat zwischen Konzentration und Effizient dennoch gelingen: Über das Verdichten von dezentral eingehenden Informationen und anstehenden Aufgaben kann ein Personal Information Management System den Arbeitsalltag im Projekt strukturieren.

Was ist ein Personal Information Management Tool?

Eine Personal Information Management Lösung (kurz PIM) wird häufig auch als Personal Information Manager bezeichnet, um die Funktion des persönlichen Informationsverwalters in den Mittelpunkt zu stellen. Mit Hilfe des digitalen Organizers werden E-Mails, Termine, Notizen, Kontakte und persönliche Daten aus dezentralen Eingängen abgelegt und verwaltet.

Welche Einsatzgebiete gibt es für PIM-Tools?

Die Einsatzgebiete von Personal Information Management Software reichen von der Selbstorganisation bis zum Orchestrieren vieler Mitglieder eines Netzwerkes. Neben der Organisation des Einzelnen können diese Tools Synergien in der Zusammenarbeit schaffen, indem personenübergreifend und ortsungebunden auf identische Informationen und Dokumente zugriffen wird. Eine zeitgleiche Bearbeitung der Inhalte vervollständigt den Funktionsumfang.

Die Aufgaben eines PIM Tools im Überblick

Die zentralen Aufgaben dieser Software sind das Konsolidieren und Strukturieren von eingehenden Informationen. Weitere essentielle Funktionen zeigt folgende Liste im Überblick:

  • Administration verschiedener elektronischer Nachrichten (z.B. E-Mails, Fax, Feeds)
  • Adressbuch-Funktionen mit z.T. individualisierbaren Feldnamen
  • Terminmanagement
  • To-Do-Listen Verwaltung & Erinnerungsmanagement
  • Dokumentenmanagement mit Im- und Exportfunktion
  • Notiz-Erstellung und Verteilung

Einsatz des PIM-Tools im Projektmanagement

Ein Personal Management Information Tool kann als Grundlage für Kommunikation und Dokumentenmanagement in einem Projekt verstanden werden. Gerade in dezentral organisierten Projekten wird über die Zentralisierung von Informationen eine Verbindung geschaffen.
Folgende Übersicht zeigt exemplarisch an welchen Stellen im Projekt ein Personal Information Management System eingesetzt werden kann:

Projektstart (Vorbereiten und Initiieren):

  • Parallele Bearbeitung von Konzeptionsdokumenten
  • Zentrale Ablage/Verteilung von Konzeptionsdokumenten

Projektplanung (Planen):

  • Zeitplanung mit Kalenderfunktionen
  • Validieren der Verfügbarkeit von Projektmitgliedern

Projektdurchführung (Steuern):

  • Teaminterne Kommunikation über E-Mail-Accounts und E-Mail-Postfächer
  • Stakeholder-Kommunikation
  • Terminkoordination für alle Projektteilnehmer
  • Adressmanagement von allen Stakeholdern
  • Aufgabenmanagement je Arbeitspaket, inkl. Protokollablage
  • Zentrale Anlage und Verwaltung von Statusberichten

Projektabschluss (Abschließen):

  • Gemeinsame Abschlussdokumentation
  • Zentrale Ablage aller revisionsrelevanter Abnahmedokumente

PIM Softwareprodukte können in den genannten Phasen punktuell eingesetzt werden, wohingegen klassische Projektmanagement-Software den Projektprozess oftmals auf übergeordneter Ebene unterstützt. Damit sind diese Organizer-Tools flexibler anwendbar, fordern aber auch mehr Kenntnisse, um zum jeweiligen Zeitpunkt für die entsprechende Aufgabe herangezogen zu werden.

Beispiele unterschiedlicher Personal Information Management Lösungen in der Übersicht

Organisationshelfer als Software gibt es in diversen Ausprägungen. Häufig sind diese Tools ein Bestandteil von Office Paketen, die lizensiert erworben werden. Darüber hinaus gibt es aber auch zahlreiche unabhängige Lösungen, die sowohl als kostenlose Software als auch als kommerzielle Lizenzversion verfügbar sind.

Kommerzielle Lösungen

Folgende Übersicht zeigt kommerzielle Personal Information Management Tools, die entweder als Modul innerhalb einer erworbenen Office Lösung oder als Lizenz Software autark zu erwerben sind:

  • iCal
  • Lotus Organizer (nicht mehr verkäuflich)
  • essential PIM (kurz ePIM)
  • Microsoft Outlook
  • 3DTopicscape
  • Evernote
  • EM Client
  • Pimero
  • Whizfolders
  • Wrike

Open Source Lösungen

Folgende open source Software Übersicht macht deutlich, dass es eine Vielzahl an kostenlosen Lösungen am Markt gibt:

  • PhpGroupWare
  • Taskwarrior
  • Evolution
  • Kontact
  • Mozilla Thunderbird
  • Open X-Change
  • Akonadi
  • Ajour
  • Ecco Pro
  • Google Notebook
  • Lotus Agenda

Tool Vergleich

Aufgrund des umfangreichen Software Portfolios ist eine gute Angebotsselektion notwendig, um die geeignete Lösung für die individuellen Rahmenbedingungen des Tool-Einsatzes zu finden. Folgende Kriterien können einen Software Vergleich definieren:

  • Kompatibilität zum Betriebssystem
  • Speicherverwaltung
  • Usability
  • Anwendung auf mobilen Endgeräten (Personal Information Management App für iOS & android)
  • Synchronisation und Datenaustausch
  • Benutzeroberfläche (Rolodex, Filofax, Outliner)

Spezifikationen: Offline PIM-Tool und Web Lösungen

Die Nutzung eines Tools offline ist hilfreich, wenn keine dauerhafte Netzwerkverbindung zur Verfügung steht. In diesen Situationen bleibt das Tool eingeschränkt funktionsfähig und führt eine spätere Synchronisation der Daten durch.
Die Bezeichnung Web-PIM Tool macht deutlich, dass es sich bei dieser Tool-Gruppe um webbasierte Lösungen ohne Installationsbedarf handelt. Hierbei werden Webserver genutzt, dessen Daten über einen Webbrowser zugänglich gemacht werden. Häufig existiert dabei auch ein Zugriff über eine Personal Information Management App. Ein Passwortschutz stellt eine entsprechende Zugangsbarriere dar. Web Access und OpenMail sind zwei Lösungen dieser Kategorie.

Übersicht von Anbietern

Viele Personal Information Management Tools sind Teil von Business Paketen großer Anbieter. Folgende Übersicht zeigt, dass sich neben bekannten Herstellern aber auch kleine Anbieter in dieser Produktkategorie durchgesetzt haben:

  • Apple
  • IBM
  • Ximian
  • KDE
  • soft-evolution
  • Mozilla Foundation

Personal Information Management Software Microsoft

Am Markt dominieren MS Outlook, MS Teams und MS OneNote als gängige Unterstützungs-Produkte. Die hohe Verbreitung resultiert daraus, dass diese Tools Komponenten des Microsoft Offices Paktes sind. Für dieses Betriebssystem existieren darüber hinaus auch freeware Softwarelösungen anderer Anbieter, die eine hohe Kompatibilität aufweisen. Zu diesen Produkten zählen u.a. Kontact, Akonadi und Mozilla Thunderbird.

Fazit

Ein Tool als Personal Information Manager ist oftmals in Unternehmen bereits etabliert, ohne dass dieser digitale Helfer unter diesem Namen bekannt ist. Diese Gruppe von Tools bedient die Arbeitsebene der Projektmitarbeiter, während Projektmanagement-Tools meistens die Aufgaben des Projektleiters in den Fokus setzen. Über Organizer Funktionen werden Aufgaben verteilt, verfolgt und dokumentiert, um übergeordnet wieder zusammenzulaufen. Um im Projekt die größtmöglichen Synergien zu erzielen, ist die Integrationstiefe der Softwareprodukte für die Verbindung mit vorhanden Projektmanagement-Tools entscheidend.

Organisieren Sie noch ihr Projekt oder kollaborieren Sie schon im Team?

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