Projektportfoliomanagement-Software und Tools – Ein Überblick

Projektportfoliomanagement-Software, aber wofür? Eine komplexer werdende Arbeitswelt sorgt dafür, dass Systemverbünde und organisatorische Abhängigkeiten entstehen. Daraus resultieren Wechselwirkungen, die dazu führen, dass Projekte nur im Verbund betrachtet werden können. Die übergreifende Zielerreichung ist abhängig vom Teilerfolg vieler Einzelprojekte. Mit Hilfe einer Projektportfoliomanagment-Software (kurz: PPM-Software) kann dieser Herausforderung optimal begegnet werden und eine übergreifende Steuerung erfolgen.

Was ist eine Projektportfolio Software?

Ein Projektportfoliomanagment-Tool ist eine Unterstützung im Multiprojektmanagement oder Programmmanagement eines Unternehmens. Innerhalb einer Projektportfoliomanagment-Software werden thematisch oder strategisch verbundene Projekte gebündelt und als ein Portfolio betrachtet.

Ziel des Einsatzes einer PPM-Lösung ist das Orchestrieren der Einzelprojekte, um übergreifende Ziele zu erreichen und Rahmenbedingungen einzuhalten. Zu diesen Rahmenbedingungen zählt zum Beispiel der Zugriff auf eine definierte Summe an begrenzten Ressourcen.

Wozu braucht man ein Projektportfoliomanagment-Tool?

Das zentrale Ziel des Einsatzes einer Projektportfoliomanagement-Software ist die Schaffung von Transparenz, um übergeordnete Entscheidungen treffen zu können. Projektinformationen, wie der Zielerreichungsgrad und aktuelle Kostenpläne werden für die Managementebene oder andere Stakeholder aggregiert und visuell aufbereitet. Dadurch wird eine zentrale Steuerung dezentral organisierter Projekte möglich.

Darüber hinaus entsteht mit PPM-Software Lösungen die Möglichkeit zur Erkennung von Mustern und Synergien zwischen den Einzelaktivitäten, die erst in Summe zu relevanten Indikatoren werden. So können individuelle Fehler für die Wiederholung eingedämmt und Einsparungen erreicht werden.

Die wichtigsten Aufgaben einer Projektportfolio-Software?

Um zu vermeiden, dass Multiprojektmanagement-Entscheidungen auf falschen oder nicht vorhandenen Informationen getroffen werden, wird Projektportfoliomanagment-Software eingesetzt. Die zentrale Aufgabe dieser Software Lösung ist die Transparenzschaffung über Projekt- und Teamgrenzen hinweg. Gemäß definierten Strukturen und Methoden werden dezentrale Angaben konsolidiert und aggregiert. Eine Projektportfoliomanagment-Software begleitet dafür den gesamten Lebenszyklus eines Projektes vom Eingang und der Priorisierung der Projektanträge über die Steuerung bis zur Ergebnisdokumentation.

Um Transparenz zu erzeugen und Entscheidungshilfen zu geben, weisen PPM-Lösungen verschiedene Funktionen auf, die in der folgenden Auflistung aufgeführt sind und normalerweise gestreut über verschiedene Tools daherkommen:

Werden die hier exemplarisch genannten Funktionen innerhalb einer Software integriert und über mehrere Projekte identisch angewendet, so entsteht ein mächtiges Steuerungswerkzeug für ein erfolgreiches Portfolio Management.

Wie bewertet man ein Projektportfoliomanagment-Tool?

Der PPM-Reifegrad des Unternehmens kann ein Indikator für die Wahl der Projektportfoliomanagment-Software sein. Je höher der Reifegrad, umso integrierter und automatisierter sollte die zugehörige Software Lösung sein. Anhand des Gartner-Modells kann die Reife des Unternehmens bestimmt und in fünf Phasen eingeteilt werden, um eine entsprechende Ableitung vorzunehmen.

Nachdem auf diese Weise die Art des PPM-Tools definiert wurde, ist es ratsam die Funktionalitäten zu bestimmen, die eine solche Software erfüllen muss. Dabei werden zunächst die infrastrukturellen Merkmale definiert, zu denen u.a. die Kompatibilität des Betriebssystems zählt. Ob z.B. für eine Projektportfoliomanagment-Software Windows oder doch Mac benötigt wird, sollte früh zu den Eckdaten definiert werden.

Darüber hinaus sollte das Einsatzgebiet des Projektportfolio-Programms genau benannt werden, um daraus funktionale Merkmale abzuleiten und in ihrer Bedeutung zu gewichten. In Folge kann so mit Hilfe der Nutzwertanalyse ein objektivierten Projektportfoliomanagement-Software Vergleich entstehen. Ein Pennal an PPM-Tools wird dabei gemäß den Anforderungen bewertet und mit einem Summenwert gegenübergestellt.

Beispiele für funktionale Projektportfoliomanagement-Software Requirements:

Die folgende Auflistung beinhaltet Beispiele für funktionale Merkmale, die als Muss- oder Kann-Kriterien an eine PPM-Software Lösung gestellt werden können:

  • Projektantragsverwaltung und Priorisierung
  • Individualisierbare Dashboards
  • Darstellung von inhaltlichen/zeitlichen Abhängigkeiten
  • Konfigurierbare Workflows
  • Risiko-Matrix
  • Investitionsplanung
  • Gantt Charts
  • Ressourcenplanung und Analyse-Möglichkeiten
  • Ticketbearbeitung
  • Projektübergreifende Kollaborationsmöglichkeiten

Beispiele für zu erfüllender Eckdaten:

Im Folgenden sind Beispiele für infrastrukturelle Eckdaten aufgeführt, die als Muss-Bedingung definiert werden können:

  • Basispreis und Kostenstruktur (Projektportfoliomanagment-Software kostenlos vs. Lizenzkauf)
  • Hosting Land (Europa vs. Asien/Amerika)
  • Kompatible Betriebssysteme
  • Integration & Synchronisation in vorhandene Projektmanagement-Tools
  • Sicherheitsrichtlinien wie SSL Security

PPM-Tool Anbieter Übersicht

Die hier aufgeführten PPM-Tools Übersicht enthält sowohl Lösungen von namenhaften, als auch von kleinen Anbietern. Die bekanntesten Anbieter sind dabei Atlassian mit dem Produkt Jira und Asana sowie Genius Project mit ihren gleichnamigen Produkten. Genius Project ist dabei vor allem für die Integration in IBM Produkten bekannt. Bei der Suche nach einem deutschen oder europäischen Anbieter ist der Hersteller Meisterplan GmbH zu nennen, der seit 2013 auf dem Markt ist und seinen Hauptsitz in Tübingen hat.

PPM-Tools mit Lizenzmodell SaaS oder on premises

Folgende Übersicht zeigt eine Auswahl an kommerzieller Projektportfoliomanagment-Software, die entweder als Lizenzmodell oder als Cloud-Lösung zu beziehen ist:

Unter den hier aufgeführten Produkten gibt es Tools, die auch als Freemium-Lösungen anzuwenden sind. Jira und Asana können zum Beispiel mit einer Begrenzung auf zehn, bzw. 15 User kostenlos genutzt werden.

Projektportfoliomanagment-Software Freeware

Aufgrund der komplexen Projektportfoliomanagement-Software Anforderungen ist der Markt für kostenlose Lösungen begrenzt. Folgende Projektportfoliomanagement Software Beispiele enthalten mögliche Beschränkungen wie eine begrenzte Anzahl an anzulegenden Projekten. Basecamp ist zum Beispiel auf eine Anzahl von drei Projekten limitiert und deshalb nur eingeschränkt als Projektportfoliomanagment-Software Freeware zu verwenden.

Portfoliomanagement-Programm Excel

Da in vielen Unternehmen Microsoft Office Lösungen vorhanden sind, ist es naheliegend Excel als Projektportfoliomanagment-Programm heranzuziehen. Excel kann als eine Option für eine Open Source Projektportfoliomanagment-Software bezeichnet werden. Die Nutzung von Excel ist allerdings nur für keine Projektportfolios zu empfehlen, da hier ein hoher administrativer Aufwand entsteht, um Daten zusammenzuführen und manuelle Abfragen zu erstellen. Um diese Aufwände zu reduzieren, empfiehlt sich beim Einsatz von Excel die Nutzung von Add-Ins. MarketXLS bietet beispielsweise eine Excel Addin-In mit dem benötigte PPM Features integriert werden können.

Management-Software mit PPM-Modul

Für kleine Unternehmen, die wenige Projekte in einem Portfolio bündeln, ist es interessant Management-Software mit einem PPM-Modul zu nutzen, anstatt ein spezifiziertes Portfoliomanagement-Tool heranzuziehen. Dabei werden die Funktionen des Portfolio-Managements in die bestehende Management-Software integriert. Diese Option bieten zum Beispiel die Tools ServiceNow und Oracle Fusion PPM Cloud. Auch Microsoft bietet mit dem Produkt MS Project Projektportfolio eine Lösung an, bei der sich ein PPM-Modul in die Microsoft Familie integrieren lässt und im Gegensatz zu MS Project alle Daten auf einen zentralen Server speichert.

Offline PPM-Tool

Das Arbeiten auf Reisen fordert eine oftmals eine offline Verfügbarkeit von Informationen, um auch mobil Inhalte sichten und Entscheidungen treffen zu können. Nicht viele PPM Lösungen bieten diesen Service an. Eine lokale Datenspeicherung und nachgelagerte Synchronisation sind nur bei ausgewählten Produkten vorhanden. Die PPM Software ONEPOINT Projects bietet eine mobile APP an, mit der die Daten lokal zwischengespeichert und damit offline genutzt werden können.

Fazit

Eine PPM-Software ist das entscheidende Bindeglied zwischen Einzelprojekten, um Aktivitäten zu synchronisieren und Sichtbarkeit über Synergien und Redundanzen zu schaffen. Damit ist ein Projektportfoliomanagment-Programm entscheidend, um über Informationstransparenz eine Steuerung von vernetzten Projekten und Unternehmenszielen zu ermöglichen.

Der Bedarf für diese Softwareunterstützung ist bereits dann gegeben, wenn dezentrales Arbeiten in einer integrierten Arbeitswelt dominiert und Abhängigkeiten zu managen sind. Bei der Wahl der geeigneten Software-Lösung bleibt abschließend nur die Frage:

Kennen Sie ihren Unternehmens Reifegrad, um den Bedarf nach einer PPM-Software initial zu benennen und in die Tool Suche einzusteigen?

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