Projektmanagement mit Asana macht Spaß

Spaß und Gamification Elemente sind nicht der Hauptgrund für die Wahl zu einer Projektmanagement-Software. Was können Sie bei Projektmanagement mit Asana noch erwarten und was sind die Knackpunkte? Mehr im Artikel.

Inhalt

In diesem Artikel finden Sie verschiedene Fragestellungen rund um Projektmanagement mit Asana, die Ihnen einen gute Übersicht über Funktionalität sowie Vorteile und Nachteile bieten werden. Um den Spaß in der Projektarbeit und Gamification Elemente geht es auch:


In Kürze

  • Verschiedene Visualisierungen von Aufgaben bereits im kostenlosen Account
  • Mit Portfolio ist ein Überblick über alle Projekte unternehmensweit möglich
  • Eine Zeitleiste und abhängige Aufgaben ermöglichen die Projektplanung
  • Gamification Elemente machen Freude im Projekt
  • Die Nutzerdaten werden in den USA gespeichert
  • Ein Hosting über eigene Server ist nicht möglich
  • Kommunikation erfolgt über Kommentare, Diskussionen und Benachrichtigungen
  • Formulare für häufige Aufgaben oder Templates erleichtern die Arbeit

Verschiedene Gamification Elemente bringen Freue im Alltag beim Projektmanagement mit Asana
Gamification Elemente wie fliegende Fabelwesen bringen Freude im Projektalltag nach Schließen einer Aufgaben. Wen es stört, der kann es ausschalten – wie, das erklärt die Online-Hilfe.

Das Unternehmen um Asana

Projektmanagement mit Asana war eine der Ideen von einem Mitbegründer Facebooks. Das Unternehmen Asana wurde 2008 in San Francisco gegründet. Aktuelle Unternehmensstandorte sind international verteilt mit New York, Dublin und Vancouver. Heute hat Asana 500 Mitarbeiter vertreibt die damals nur für Facebook gedachte Software weltweit.

Die Features von Asana

Zugrunde liegen die wichtigsten Features einer Projekt Management Software.

Projektplanung in Asana

Das Kernstück von Asana sind wie bei vielen Task Management Tools die Aufgaben. Aufgaben werden einzelnen Projekten zugeordnet und können über verschiedene Visualisierungen dargestellt werden. Neben dem Task Management bietet Asana als größere Projektmanagement-Software viele Bereiche zur besseren Planung von Projekten:

In der Verwaltung von Boards kann man einem Projekt allgemeine Informationen hinzufügen. Damit ist es einfach einen Überblick über ein neues Projekt zu erhalten und das Team zu informieren.

Vorbereitung und Planung eines Projektes in Asana sind sehr umfangreich gestaltet. So ist es möglich die Grobplanung über einen Meilensteinplan aus den definierten Aufgaben zu erstellen. Dazu wählt man eine Aufgabe und definiert diese als Meilenstein.

Abhängigkeiten von Aufgaben können definiert werden und werden in der Zeitleiste dargestellt. Das ersetzt kein Gantt Chart oder Netzplan im klassischen Projektmanagement, kommt aber nah ran und reicht für die kleineren Projekte in der heutigen Zeit vollkommen aus.

Für die Feinplanung der Termine gibt es die Zeitleiste als Übersicht über alle Aufgaben. Hier kann man Aufgaben terminieren und in verschiedenen Ansichten als Gantt Chart anzeigen lassen.

Die Zeitleiste ist ab der Premium-Version verfügbar
Die Zeitleiste ist ab der Premium-Version verfügbar

Aber:
Verschiedene Projektmanagement Methoden werden nicht unterstützt. Wer zum Beispiel auf einen Projektstrukturplan oder Netzplan zugreifen möchte, muss auf andere Anbieter ausweichen.
Eine Erweiterung von Asana für Gantt Charts stellt Instagantt dar – hier im Review.

Kommunikation und Zusammenarbeits mit Asana

Das Projektmanagement mit Asana umfasst Kommunikationsaspekte, die eine Zusammenarbeit mit dem Team vereinfachen sollen.

Das Kanban Board -  eine der Visualisierungen bei Projektmanagement mit Asana
Das Kanban Board – eine der Visualisierungen bei Projektmanagement mit Asana

Verschiedene Darstellungen Visualisierungen der Aufgaben
An den unterschiedlichen Visualisierungen merkt man schnell, dass Asana mehr ist, als ein simples Task Management Tool. Aufgaben können in vier verschiedenen Varianten dargestellt werden:

  • Die einfache Aufgaben Liste
  • Das Kanban Board
Die Aufgabenliste als zusätzliche Visualisierung
Die Aufgabenliste als Visualisierung
  • Darstellung als Zeitleiste
  • Der Kalender

Der individuelle Bereich in Asana
Jeder Nutzer hat eine Startseite, den Home-Bereich, eine Übersicht über alle Aufgaben und das Postfach für Benachrichtigungen. Hier kann man sich umfassend informieren, welche Aufgaben noch offen sind, was in der Zeit seit dem letzten Login passiert ist und in welchen Projekten man arbeitet.

Filterfunktion
Über alle Darstellungen von Aufgaben ist eine Filterfunktion implementiert, so dass in Asana das Projektmanagement von großen Projekten möglich wird. Es gibt vorgefertigte Filter und man kann sich eigene Filter einrichten.

Die Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
Auf Aufgabenebene kann neben der Beschreibung eine Vielzahl an Informationen hinterlegen:

  • Anhänge
  • Labels zur Kategorisierung
  • Kommentare
  • Fälligkeitsdatum
  • Beziehung zu anderen Aufgaben
  • Unteraufgaben, eine Form der modernen Checkliste
Projektmanagement in Asana über Aufgaben - Anhänge, Beschreibung und sogar Unteraufgaben sind möglich
Projektmanagement in Asana über Aufgaben – Anhänge, Beschreibung und sogar Unteraufgaben sind möglich

Interessant:
Unteraufgaben können wiederum Unteraufgaben haben. Damit ergibt sich eine Verkettung in mehreren Ebenen, was verwirrend sein kann.

Allgemeine Team-Kommunikation
Die Kommunikation im Team kann aufgabenbasiert über Kommentare erfolgen. zudem gibt es eine Statusmeldung, die man im Projekten veröffentlichen kann, um andere Mitglieder zu informieren. Ein großer Vorteil, der auch die Anbindung von weiteren Kommunikationstools fast unnötig macht ist das Diskussions-Feature. Hier kann man Diskussionen in Form von Chats starten und sich mit dem Team zum Projekt austauschen.

Rollen und Berechtigungen
In Asana gibt es die Möglichkeit in einer Administratorkonsole Einstellungen vorzunehmen. hier kann man Mitglieder mit beschränktem Zugriff einladen, Analysen ansehen und Apps verknüpfen.

Anforderungsmanagment

Es gibt kein separates Anforderungsmanagement. Allerdings ist es in Bezahlversionen möglich Genehmigungen einzubauen und so über einen Prozess die Requirements im Projekt freigeben zu lassen. Dieses Vorgehen reicht meistens im Projektmanagement aus.

Ressourcenplanung

Als umfassende Lösung ist mit Asana auch die Ressourcenplanung über den Workload möglich. Dabei ist aber zu beachten, dass man den Aufwand der einzelnen Aufgaben sehr genau eintragen muss, da sonst mögliche Überlastungen nicht gesehen werden.

Projektcontrolling

Mit der Integration von zusätzlichen Apps ist ein Time Tracking möglich. Zudem kann der Administrator verschiedene Statistiken eines Teams oder Projektes einsehen. In den höherpreisigen Versionen ist auch ein Controlling auf Basis von Unternehmenssicht möglich.

Dokumentenmanagement

In Asana gibt es die Möglichkeit Dokumente an Aufgaben anzuhängen. In anderen Tools gehen die Anhänge schnell in der Masse der Aufgaben unter. Das Gute bei Asana ist eine Übersicht über alle Dateien in einem Projekt.

Multiprojektmanagement

Über den Bereich Portfolio wird das Multiprojektmanagement in Asana ermöglicht. Der Bereich ist erst in einer bezahlten Version der Software möglich, aber lohnt sich definitiv, wenn man mehrere Projekte managen muss. Man kann mehrere Projekte in einer Liste oder im Gantt Chart betrachten. Zudem kann das Portfolio über Zugangsbeschränkungen auf bestimmte Personen eingeschränkt werden.

Asana als Projektmanagement Tool in den Bewertungskriterien

Features und Funktionalität

Asana basiert grundlegend auf einem Task Management Tool und stellt daher im Bereich der Aufgabenverwaltung und Visualisierung von Boards eine sehr solide Software dar. Kanban Boards mit Aufgaben, integrierte Diskussionsmöglichkeiten und eine Automatisierung wiederkehrender Tasks. Die Möglichkeiten in Asana sind sehr weit gestreut, so dass man die Software durchaus als umfassende Projektmanagement-Software bezeichnen kann.

Selbst Features wie ein Gantt Chart, der simple Forecast für die Auslastung der Mitarbeiter und ein Portfolio Management werden von Asana geboten. Dabei muss allerdings beachtet werden, dass es noch nicht möglich ist umfassende Netzplanungen mit Asana durchzuführen, wie es im Projektmanagement notwendig ist.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Die Oberfläche in Asana sieht ansprechend aus. Es ist möglich individuelle Einstellungen vorzunehmen und für sich einzurichten. Zudem gibt es beim ersten Login eine Vielzahl von hilfreichen Tipps, die einem den Einstieg erleichtern. Auch das Einrichten von ersten Projekten wird mit vorgefertigten Templates verbessert.

Templates bei neuen Projekten
Templates bei neuen Projekten

Ein Nachteil, den der große Umfang mit sich bringt, ist aber die Bedienfreundlichkeit für den Anfänger im Projekt. Auch wenn die Bedienung intuitiv ist, findet man auch nach ein paar Tagen Arbeit mit Asana noch weitere Funktionen und kann dadurch überfordert werden.

In der Basisversion hat man nicht das Problem einer Überforderung, muss aber gelegentlich feststellen, dass man einige Funktionen nicht nutzen kann. Hier wäre ein Ausblenden dieser Funktionen sinnvoll, um die Konzentration auf das wesentliche Projekt zu fokussieren.

Die Asana App

Mit einer App kann man die Browserversion für das Arbeiten unterwegs noch erweitern. Es gibt in der App 5 Menüpunkte

Home-Bereich für Projektmanagement mit der Asana App
Home-Bereich in der Asana App
Home-Bereich in der Asana App
Home-Bereich in der Asana App

Home
Hier sieht man alle Projekte. Wählt man eines aus, so wird man zur Ansicht des Kanban Boards oder der Liste vom Projekt geführt und kann loslegen.

Meine Aufgaben
gibt die Darstellung aller Aufgaben in den Ansichten Liste und Kalender

Inbox
zeigt eine Übersicht über alle zugewiesenen Aufgaben

Suche
ist ein praktisches Tool, um eine bestimmte Aufgabe zu finden

Konto
für allgemeine Kontoinformationen und Einstellungen

Inbox in der Asana App
Inbox in der Asana App
Konto in der Asana App
Konto in der Asana App

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Gängige Verschlüsselungstechnologien wie SSL werden verwendet, es gibt ein Berechtigungsshema für unterschiedliche Interessensgruppen (Team, Administrator, Kunde) und Asana wird regelmäßig zum Thema Sicherheit und Datenschutz auditiert (SOC 2, Typ 1 und 2). Die Verwaltung von Nutzerdaten erfolgt über Amazon Web Servce mit RDS und S3.

Das sieht alles ganz gut aus, aber diesen Satz dürfte die meisten europäischen Unternehmen von einer Nutzung abschrecken:

Wir hosten Daten in sicheren nach SSAE 16 zertifizierten Rechenzentren mittels Amazon RDS in den USA.

Offizielle Website zu Datenschutz und Sicherheit

Das Speichern von Daten außerhalb der europäischen Union kann schwierig werden und für manche Unternehmen ein Ausschlusskriterium darstellen. Die DSGVO Konformität muss jedes Unternehmen für sich selbst prüfen. Informationen direkt vom Anbieter zum Datenschutz gibt es hier.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Asana

Wichtig zu wissen:
Es gibt keine selbstgehostete Serverinstallation sondern nur die Cloud Version (SaaS).

Bei der Nutzung von Asana im Projektmanagement Test Projekt sind keine Verzögerungen aufgefallen. Zudem gibt es eine Übersichtsseite zum aktuellen Status der Performance an. Gibt es kritischen Fehler oder Ausfälle der Software, wird dies auf trust.asana.com dargestellt. Zum Zeitpunkt dieses Reviews liegt die Verfügbarkeit bei allen Systemen (App, API, Web) über 99,9%, was der Standard Verfügbarkeit für Produkte dieser Art entspricht.

Support durch Hersteller bei Problemen

Hier gliedert sich der Support wie oft nach Bezahlmodell.

  • Alle Nutzer sollen zunächst die frei verfügbare und umfangreiche Hilfe und FAQs auf der Asana-Support Seite nutzen. Erst nachdem man sich etwas durchgeklickt hat, kommt man zu einem Kontaktformular und kann sein Anliegen direkt adressieren. Einen telefonischen Kontakt gibt es nicht.
  • Nutzer mit Pro-Version und höher werden bevorzugt behandelt, können auch über eine Chatfunktion mit Asana kommunizieren.
  • Wer die Enterprise Version bezahlt, kann ein Service-Konto einrichten und erhält in vereinbarter Zeit eine Rückmeldung.

Als Alternative bietet Asana noch eine Community inklusive Forum an, wo man sich Informationen anderer Nutzer einholen kann. Über diesen Kontakt gibt es auch Zugang zu Support Mitarbeitern des Anbieters selbst.

Übrigens
Mehr zu Unterstützung – auch externes Asana Consulting – gibt es in der Vorstellung verschiedener Berater.

Kosten bei der Nutzung von Asana im Projektmanagement

Als Cloud Anbieter hat Asana vier verschiedene Bezahlmodelle für seine Kunden. Dabei gibt es eine kostenlose Basisversion und ein Enterprisemodell mit Kundenabhängigem Preismodell.

Die Kosten bei Asana im Projektmanagement
Die Kosten bei Asana (Klick führt direkt zu Asana)

(Stand Oktober 2020, Kosten ohne Gewähr)

Asana im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.

Asana Preis – Basic

Mit der Basisversion kann man schon viel anfangen. Man erhält ein einfaches Task Management Tool und kann die Kernkomponenten nutzen. Dazu gehören:

  • Aufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten
  • Visualisierung in Listen, Board und Kalenderansicht
  • Zusammenarbeit mit bis zu 15 Teammitgliedern
  • Die mobile App

Asana Preis -Premium

Die Teams, die auch in begrenztem Rahmen eine Projektplanung durchführen wollen, greifen eher zur Premium Version. Man erhält die Möglichkeiten für Planung wie die Zeitleiste und Meilensteine. Weitere interessante Features sind:

  • Berechtigungsregelungen mit Privaten Teams und Projekten, Unbegrenzt kostenfreie Gäste und einer Admin-Konsole
  • Individuelle Anpassungen durch Automatisierung mit vorgegebenen Regeln, Benutzerdefinierte Felder in Aufgaben und spezifische Formulare für eigene Prozesse
  • Erweiterte Suche und Berichte

Asana Preis – Business

Mit der Business-Version werden insbesondere Themen aus dem Management interessant. Es geht dabei um das Projektportfolio und die Betrachtung der Auslastung im Team. Aber auch weitere Integrationen sind möglich durch Salesforce, Power BI und weiteren.

Asana Preis – Enterprise

Vom Umfang gibt es zunächst keinen ersichtlichen Unterschied zur Business Version. Allerdings kann man im Enterprise Bereich durch die vielen Nutzer andere Zahlungsmodalitäten und Rabatte vereinbaren.

Auch ist eine verbesserte Kontrolle der Daten möglich und man kann ein Servicekonto einrichten um schneller Support zu erhalten.

Kosten im Vergleich

Asana1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Basic (nur bis 15 Nutzer)0€--
Premium132€3.297€9.891€
Business300€7.497€22.491€
Kosten bei Projektmanagement-Software Asana pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Oktober 2020)

Sonstige Bewertungskriterien

  • Die Sprache kann auf 6 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht.
  • Bei Auswahl einer 30-tägigen Testversion kann man mehr als die Basisversion nutzen, muss sich aber darüber im klaren sein, dass ein automatischer Übergang in einen bezahlten Account erfolgt.
  • Spaß bei der Arbeit im Projekt
    Gamification Elemente
    machen Freude bei der Benutzung der Projektmanagement-Software Asana. Zum Beispiel, wenn man Aufgaben schließt und damit ein Fabelwesen über den Bildschirm springt.

Fazit zu Asana als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Task Management ist das Kernfeature und kann sich sehen lassen. Es gibt vielfältige Möglichkeiten mit unterschiedlichen Darstellungen und eine Zusammenarbeit im Team ist gut möglich.

Die Kommunikation wird durch Kommentare, Diskussionsbereich und Benachrichtigungen sehr gefördert.

Die Zeitleiste und der Workload für die Mitarbeiterauslastung sind eine gute Übersicht und Analyse über bestehende Projekte und bieten eine Vorausplanung. Dies kann ein einfaches Task Management System normalerweise nicht.

Mit Portfolio kann man eine Ebene über die Projekte gehen und das gesamte Programm im Unternehmen betrachten.

Die Nachteile

Datenschutz in Asana ist wichtig, aber die Datenspeicherung in den USA dürfte manches Unternehmen aus der EU abschrecken. Zudem werden verschiedene Daten für die interne Analyse ausgewertet.

Bei Auswahl einer 30-tägigen Testversion kann man mehr als die Basisversion nutzen, muss sich aber darüber im klaren sein, dass ein automatischer Übergang in einen bezahlten Account erfolgt.

Der Funktionsumfang aller Elemente kann bereits in der Basisversion gesehen werden, was es unübersichtlich macht.

Es gibt keinen Direktkontakt im Support solange man nicht im Enterprise bereich unterwegs ist.

Für wen lohnt sich Asana?

Für Privatpersonen und Freelancer (eventuell auch für kleine Agenturen) stellt Asana die Einstiegslösung in Projektmanagement dar. Während man zunächst in der Basisversion unterwegs ist, kann man bei steigernder Unternehmensgröße auf die Premiumversion zugreifen und eine erweiterte Projektplanung vornehmen. Gerade im Kundenkontakt ist Asana interessant, da man unbegrenzt Gäste hinzufügen kann.

Für größere Unternehmen das Tool eine umfassende Gesamtlösung darstellen. Die Features wie Portfolio und Workload im Business Modell ermöglichen die Gesamtsicht auf alle Projekte. Damit werden die Bedürfnisse von Team, Projektmanager und oberem Management bedient.

Wen man viel Wert auf die Individualisierung von Aufgaben, Prozessen und eigene Datenfelder legt, kann Asana auch eine Möglichkeit darstellen.

Wer allerdings Wert auf Datenschutz legt sollte die Bestimmungen genau durchlesen und für sich entscheiden, ob diese (z.B. ein Serverstandort in den USA) ausreichen.


Asana Alternativen

Ihnen ist Asana zu bunt oder Sie legen auf bestimmte Features Wert? Hier finden Sie 3 potentielle Alternativen inklusive Review.

Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden.

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