Dokumentenmanagement-Software (DMS) – Basics und Beispiele

Sie suchen eine Dokumentenmanagement-Software oder haben gehört, dass Sie ein DMS brauchen? Sie wissen gar nicht wofür ein Dokumentenmanagement-System geeignet ist? Oder Sie überlegen, welches Tool zu Ihnen passt?

In diesem Artikel erfahren Sie wofür Sie ein DMS benötigen, welche Funktionen wichtig sind und erhalten einen Einblick zu möglichen Anbietern.

Was ist eine Dokumentenmanagement-Software?

Wie der Name sagt – die Dokumentenmanagement-Software hilft Ihnen bei der Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente. Im besten Fall haben Sie im Unternehmen oder Projekt ein System, dass alle Ihre Dokumente von Angeboten über Kundenkommunikation zu Projektberichten beinhaltet. Gegenüber papierbasierter oder dezentraler Dokumentenverwaltung haben Sie den Vorteil, dass Sie und alle Mitarbeiter schnell per Suchfunktion und Ordnerstruktur auf wichtige Dokumente zugreifen können – natürlich nur nach entsprechender Freigabe.

Übrigens:
Oft wird auch die Kurzform DMS für Dokumentenmanagement-Software bzw. Dokumentenmanagement-System verwendet.

Was versteht man unter einem Dokument beim DMS?

Der Begriff „Dokument“ kann in Papierform einen Brief, eine Urkunde, einen Vertrag bzw. einfach ein niedergeschriebenes Schriftstück darstellen. Dabei sind Form und Material nicht wesentlich. Analog gilt es für das elektronische Dokument, welches in den verschiedensten Formen, im elektronischen Fall Dateitypen, auftritt. In beiden Fällen können bestimmte Merkmale das Dokument charakterisieren. Diese sind wichtig für das Dokumentenmanagement, um eine Struktur geben zu können:

DokumentenmerkmalErläuterung
Physische EigenschaftenElektronisch oder Papierformat
Formale EigenschaftenAufbau und Gestaltung des Dokuments
OrdnungGibt es eine fachliche Zuordnung? Welche Version oder Reihenfolge?
InhaltBezug zu welchen Themen?
CharakterMuss das Dokument archiviert werden? Darf man es bearbeiten? Stichwort Aufbewahrungspflicht
ZeitErstellungsdatum, letzte Bearbeitung oder Benutzung, verfällt das Dokument
ErzeugerWer hat das Dokument verfasst oder versendet?
NutzerWer hat das Dokument empfangen? Wer darf lesen, bearbeiten? Wer hat zuletzt bearbeitet?
Was versteht man im Sinne eines Dokumentenmanagement-Systems unter einem Dokument?

Übrigens:
Hier lesen Sie mehr über die grundsätzliche Definition eines Dokuments – unabhängig von einem DMS.

Welche Arten von Dokumenten gibt es?

Das Dokumentenmanagement-System kann zunächst nur elektronische Dokumente verwalten. Dabei müssen Sie aber zwischen zwei Sorten von Dokumenten unterscheiden.

  1. Dokumente, die von Papierform in elektronische Form, meist per Scan in Bildformat, umgewandelt wurden. Sofern keine Umwandlung in elektronischen Text erfolgt ist, können diese Dokumente nicht durchsucht werden.
  2. Dokumente, die bereits in elektronischer Form erstellt wurden.

Oft wird der Begriff Dokument umgangssprachlich mit bestimmten Dateitypen gleichgesetzt:

  • .doc für das Office-Dokument
  • .txt für eine einfache Textdatei
  • .pdf für pdf-Dokumente

Aber auch andere Formate können als Dokument bezeichnet werden:

  • Grafiken und Bilder in jeglichen Dateiformaten
  • Video-Formate
  • Sound-Aufnahmen
  • ASCII und XML-Dateien
  • Tabellenkalkulation

Allerdings gilt, dass das Dateiformat für die Verwaltung eines Dokuments nicht wesentlich ist, solange das Format von der verwaltenden Software erkannt wird. So kann auch eine Datei mit gesammelten Daten als Dokument verstanden werden.

Übrigens:
Es gibt bereits Dokumentenmanagement-Systeme für Dokumente und vor allem Bücher in Papierformat. Diese Systeme werden aber vorrangig in größeren Bibliotheken und Archiven eingesetzt.

Wie funktioniert ein DMS?

Die Funktionsweise eines DMS lässt sich gut in 4 Schritten anhand des Lebenslauf eines Dokuments erklären.

Dokumentenmanagement-Software - DMS - Workflow
Workflow des Dokuments in der Dokumentenmanagement-Software (DMS)
  1. Die Dokumentenerfassung
    Im ersten Schritt werden Dokumente im System erfasst. Neben elektronischen Dokumenten können auch papierbasierte Dokumente in eine elektronische Form überführt (Scan) und gespeichert werden. Neben dem Dokumentennamen gibt es oft Metadaten, die die Merkmale eines Dokuments ausführlich beschreiben (Autor, Inhalt in Schlagworten, Datum etc.).
  2. Verfügbarkeit von strukturieren Daten und Merkmalen
    Über die gesetzten Metadaten finden Sie das Dokument wieder. Wenn Sie zusätzlich eine Volltextsuche für elektronische Dokumente nutzen, haben Sie noch mehr Möglichkeiten für eine erfolgreiche Suche. Zudem kann die Suche ortsunabhängig durchgeführt werden.
  3. Workflow und Verteilung von Dokumenten
    Einmal hochgeladene Dokumente können Sie bei vielen Lösungen mit einem vordefinierten Workflow an verschiedene Personen senden lassen. So kann z.B. die Freigabe für ein Projektbudget automatisiert dem Entscheider vorgelegt werden. Vor allem die mehrstufige Freigabe von Dokumenten in regulierten Branchen ist durch das DMS erleichtert. Sie erhalten häufig direkt eine Email, wenn ein neues Dokument zur Freigabe oder zum Review vorliegt.
  4. Archivierung
    Sind Dokumente freigegeben und werden nicht mehr oder nur selten bearbeitet, können diese archiviert werden. Dabei ist wichtig, dass Sie Aufbewahrungsfristen beachten können. Zudem müssen Dokumente schreibgeschützt abgespeichert werden oder zumindest mit einer Versionierung versehen werden, um Änderungen nachvollziehen zu können.

Bei Dokumenten in Papierformat oder Dokumenten ohne Freigabe überspringen Sie die Verteilung von Dokumenten gegebenenfalls. Beachten Sie, dass manche Dokumente wie Verträge zusätzlich zur elektronischer Form auch noch in originaler Papierform aufbewahrt werden müssen.



Was muss eine Dokumentenmanagement-Software können?

Eine Dokumentenmanagement-Software hat verschiedene Basisfunktionen, die um zusätzliche Hilfsfeatures erweitert werden können:

Basisfunktionen einer Dokumentenmanagement-Software

  • Dokumentenerfassung und Eingabefunktion (Papierformat und elektronisch)
  • Dokumentenspeicher im Archiv
  • Workflows für Dokumente zur Freigabe oder Ansicht
  • Rechtemanangement für Nutzergruppen (Kooperationsfähigkeit)
  • Änderungshistorie mit Versionierung

Hilfsfunktionen für Ihre Dokumentenmanagement-Software

  • Automatische Erfassung von elektronischen Dokumenten inklusive Metadaten
  • Volltexterkennung von Scans aus analogen Dokumenten
  • Suchfunktion nach Freitext und Metadaten
  • Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten
  • Formulargeneratoren
  • Vertragsmanagement mit Erinnerung an Fristen
  • Analyse der Nutzung des DMS zur Prozessoptimierung
  • Zusätzliche mobile Version (iOS/Android)

Wie bewertet man eine Dokumentenmanagement-Software

  • UX und UI:
    Das DMS soll Ihnen in Ihrer täglichen Arbeit helfen und Sie nicht blockieren. Damit ist insbesondere die Nutzerfreundlichkeit ein wichtiger Aspekt in der Auswahl. Eine etwas ältere UI (User Interface) wird den Nutzen nicht maßgeblich beeinflussen aber die positive/negative Einstellung Ihrer Mitarbeiter zum neuen System.
  • Cloud vs. On-Premise Server:
    Ob Sie eine SaaS-Lösung nutzen möchten oder einen eigenen Server hängt stark von Ihrem Anwendungsfall ab. Mit der Cloud-Lösung haben Sie immer aktuelle Software und sind ortsunabhängig. Dafür binden Sie sich an den Anbieter mit monatlicher Laufzeit und müssen sich auf das Hosting verlassen. Der eigene Server muss andererseits auch betrieben werden und Updates müssen von Ihnen aufgespielt werden.
  • Funktionalität:
    Die Basisfunktionen sollten bei einer Dokumentenmanagement-Software berücksichtigt werden. Welche Zusatzfeatures Sie benötigen, sollten Sie selbst nach Zeitersparnis und Kostenersparnis auswählen.
  • Preisgestaltung:
    Siehe nächster Abschnitt

Was kostet ein DMS?

Die Kosten für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sind wie für alle Softwarelösungen sehr breit gestreut. Sie können sogar kostenlose Lösungen oder Open Source-Software nutzen, wenn Ihnen der gelieferte Umfang ausreicht (mehr dazu weiter unten).

Sie können für eine Cloud-Lösung je nach Anbieter und Umfang zwischen 20€ und 80€ pro Monat und Nutzer investieren. Natürlich geht auch mehr, aber Sie sollten schauen, welche Funktionen für Sie wichtig sind.

  • Für amango zahlen Sie zwischen 39€ und 59€ pro Monat und Nutzer je nach Anzahl.
  • Bei ecoDMS zahlen Sie knapp 85€ für die Basisversion pro Verbindung zum Server.
  • Fluix startet bereits bei 20$/Monat und Nutzer, kostet in der Advanced Version dann aber schon 50$.

(Preise ohne Gewähr, Stand August 2020)

Welche Dokumentenmanagement-Software gibt es im Vergleich?

Liste wichtiger Dokumentenmanagement-Systeme

Cloud-Software oder On-Premise? Manche Anbieter haben beide Möglichkeiten im Portfolio. Hier eine Liste beliebter Dokumentenmanagement-Systeme:

Kostenlose Dokumentenmanagement-Software oder Open Source

Gerade für Privatleute ist ein DMS nicht so relevant, dass eine höhere Summe oder überhaupt Geld investiert werden soll. Aber auch für kleine Unternehmen und Selbstständige kann eine kostenlose Lösung sinnvoll sein, wenn Sie die Abstriche bei Funktionen hinnehmen können.

Diese Dokumentenmanagement-Software sind kostenlos verfügbar – manche Open Source, manche Freemium für einen oder wenige Nutzer und manche sind nur in der OnPremise-Version kostenlos.

Die Microsoft Variante des DMS

Sie können eine Microsoft-Unabhängige Lösung für Ihr DMS nutzen. Hier bieten sich die bereits genannten Cloud-Varianten an. Allerdings gibt es einige Vorteile, die für die erweiterte Microsoft Variante des DMS sprechen. Microsoft bietet bekanntlich Gesamtlösungen für Unternehmen mit Microsoft 365 bzw. Office 365 an. In Verbindung mit SharePoint ergibt sich ein System, auf welchem und mit welchem Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten können.

Mit zusätzlichen Funktionen bieten einige Hersteller auf SharePoint basierende Lösungen für Ihr DMS:

Einen guten Vergleich zwischen Office365-basierten Lösungen und der klassischen DMS-Lösung finden Sie in diesem Artikel von Martin Hülscher.

Dokumentenmanagement-System auf dem Mac

Die Softwareauswahl für den Mac ist nicht immer die einfachste, aber mittlerweile schon deutlich besser geworden als vor einiger Zeit. Für Dokumentenmanagement-Systeme auf dem Mac gibt es ein paar nennenswerte Beispiele für die On-Premise-Installation:

Alternativ können Sie auf fast alle Cloud-Lösungen als DMS für den Mac zurückgreifen. Die meisten DMS, die hier gelistet sind, unterstützen auch Safari oder Chrome für Mac.

Dokumentenmanagement-System für KMUs

Für Kleinunternehmer und die meisten KMUs stellt sich irgendwann auch die Frage, ob ein DMS eingeführt werden soll. Dabei machen Komplettlösungen oder die umfangreiche On-Premise Dokumentenmanangement-Software nicht immer Sinn. Wichtige Aspekte sind oft der Preis und auch eine schnelle Verfügbarkeit bei der Einführung.

Bestimmte Anbieter haben sich auf die Zielgruppe KMU fokussiert. Darunter fallen neben Herstellern kostenloser Software oder Freemium-Lösungen auch die folgenden:

  • Accantum Hosted
  • Alfresco
  • Amagno
  • Box Business
  • DocuWare
  • Dropbox for Business
  • eCOUNT

Spezialfall – Dokumentenmanagement in Projektmanagement-Software

Nicht nur im Unternehmenskontext macht ein DMS Sinn. Selbst, wenn Sie ein größeres Projekt leiten, kommen Sie irgendwann an den Punkt, wo Sie lieber eine Übersicht aller Dokumente haben, als diese Verstreut über verschiedene Teams und Parteien. Sie haben nun die Wahl,

  • entweder eine zusätzliche Software für Dokumentenmanagement einzusetzen oder
  • die bereits etablierte Projektmanagement-Software mit integriertem DMS zu nutzen.

Das Problem ist, dass nur wenige Projektmanagement-Tools ein umfangreiches integriertes Dokumentenmanagement anbieten. Hier eine Übersicht über potentielle PM-Tools, die mit einer Basis im Dokumentenmanagement punkten können:

Nicht genannnte Tools haben oft nur die Möglichkeit Dateien hochzuladen, aber weder Versionierung noch Struktur in der Dateispeicherung. Alle Reviews zu Projektmanagement-Software auf pm-tools.info befassen sich auch mit dem Bereich Dokumentenmanagement. Wenn Sie also ein bestimmtes Tool prüfen möchten, lesen Sie gerne das zugehörige Review.

Fazit zu Dokumentenmanagement-Software

Wie Sie sehen, gibt es viele Anbieter für DMS Systeme. Der Fokus liegt auf Ihnen als Anwender und Sie haben die Wahl. Gerade die Entwicklung im Cloud-Bereich ermöglicht es auch kleinen Unternehmen und KMUs eine umfassendes DMS bei sich zu etablieren. Dabei muss natürlich weiterhin Rücksicht auf Datenschutz und Cybersecurity gelegt werden, was gerade bei Ihren Dokumenten wichtig ist.

Würden Sie beim DMS eine Cloud-Version annehmen oder lieber die On-Premise Serverinstallation?

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