MeisterNote und Workdocs von monday.com zur Dokumentation – News 4. Quartal 2021

Ein paar Monate ist es her seit dem letzten News-Update. Durch längere Release-Zyklen bedingt wird es in Zukunft keine monatlichen Updates, sondern nur noch quartalsweise News auf pm-tools.info geben. Dabei geht es weiter um folgende Fragen:

• Gibt es ein neues Feature in der Projektmanagement-Software?
• Sind kleine Anpassungen durchgeführt worden?
• Gibt es Änderungen beim herstellenden Unternehmen?

News und Trends bei PM-Tools im vierten Quartal 2021

Durch den Veröffentlichungsstau gibt es einige Inhalte in dieser Ausgabe:

Asana* hat im letzten Jahr erheblichen Aufwind erlebt und dies spiegelt die massive Entwicklung an Features der letzten Monate wieder. Dabei wird deutlich, dass Asana stark über eine einfache Projektmanagement-Software hinausgeht und in Richtung Gesamtlösung für Projekte, Portfolio und Organisation von Unternehmen geht. Die wichtigsten Updates im Überblick:

• Übersicht über eigene Aufgaben (MyTasks)
  Eigene Aufgaben lassen sich in einer eigenen Board-Ansicht anzeigen. Dabei lässt sich auch die aktuelle Woche einstellen, um den Überblick über aktuelle ToDos zu behalten.
• Das universelle Reporting
  liefert die Möglichkeit einer Auswertung über alle Projekte und Teams in der gesamten Organisation mit verschiedenen Grafiken.
• Für Enterprise Kunden mehr Sicherheit durch
  mandatorische 2-Faktor-Authentifizierung.

Ziele als wichtiges Element in Asana nach (Stickwort OKR)
Neben Projekten stellen Ziele ein wichtiges Element in der Organisation von Unternehmen dar. In Asana* lassen sich Ziele jetzt auf Unternehmens- und Teamebene formulieren. Zudem können zeitliche Perioden eingestellt werden, um z.B. Quartalsziele einzurichten. Die Dokumentation ist über Statusupdates und die Historie möglich.

Weitere Ergänzungen sind ein Dark-Mode (dunkler Modus), um die Fokussierung bei der Arbeit zu verbessern, und die Möglichkeit als Administrator eine Nachricht an alle Nutzer zu versenden.

Bei awork gab es zwei größere Releases mit „Einhorn“ und „Fox“. Der Fokus liegt weniger auf neuen Produktelementen als auf der Verbesserung durch kleine Features und Feinheiten:

• Einhorn-Release
  Ein Re-Design sorgt für die vereinfachte Interaktion im Hauptmenü sowie gezielte Verbesserungen der Nutzerfreundlichkeit. Zudem gibt es neue vordefinierte Vorlagen für Aufgaben und Projekte (mehr).
• Fox-Release
  Die Zuweisung von mehreren Mitarbeitern auf eine Aufgabe verbessert das Workmanagement und die Teamarbeit mit awork. Dabei wird die Arbeitslast durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt. Wer Aufgaben lieber weiterhin auf einzelne Mitarbeiter verteilen möchte, kann die Funktion ausgeschaltet lassen (mehr).

Schaut man sich die Roadmap von factro an, sieht man auch hier eine kontinuierliche Verbesserung des Tools. Der Fokus liegt, wie auch bei der Konkurrenz, mehr auf Nutzerfreundlichkeit und Feinheiten rund um die bestehenden Kernfunktionen als auf einer Vielzahl an neuen Funktionen:

• Optimierung von Aufgabendetails
  Die simple Verbesserung, dass in Aufgabendetails nun automatisch gespeichert werden kann, sorgt bei vielen Anwendern wohl für mehr Akzeptanz. Vorher musste man immer explizit „Speicher“ drücken, was heutzutage in Web-Applikationen eher ungewöhnlich ist. Kleinere Veränderungen sind die Trennung von Kommentaren und dem Change-Log oder die Darstellung eines Split-Screens zwischen Strukturplan und Aufgabendetails (mehr).
• Farbgebung zur Projektdarstellung
  Die Grundfarbe vom Tool wurde deutlich neutraler, um die Möglichkeit einer Visualisierung im Projekt über Farben zu geben (mehr).

Benutzerdefinierte Felder
Ein immer wieder gefordertes Feature sind nutzerdefinierbare Felder (mehr). Somit können Projektspezifische Informationen an Aufgaben gehangen und ausgewertet werden. factro liefert die folgenden Möglichkeiten:

InLoox hat keine größeren Updates für die Webversion InLoox now! veröffentlicht.

MeisterTask* ist Teil der Suite von Meister. Diese besteht zusätzlich aus dem Brainstorming-Tool MindMeister*. Jetzt hat Meister noch einen neuen Funktionsbereich für die Online Dokumentation für Teams hinzugefügt. MeisterNote ermöglicht den Weg von Dateidokumentation zur Onlineablage mit Zugriff für alle im Team (mehr). Dies kann z.B. genutzt werden für:

• Wissensdatenbanken
• Meeting Notes
• Interne Kommunikation im Projekt oder Unternehmen
• Projektdokumentation

Die Task Management Software MeisterTask wird mit einem Zugang für Gastnutzer erweitert. Somit können externen ohne Zugriff auf alle Projektinformationen an ausgewählten Aufgaben mitarbeiten oder diese beobachten. Das ergibt Sinn für Stakeholder (beobachten) oder externe Mitarbeiter in spezifischen Aufgabenpaketen (bearbeiten) (mehr).

In 2021 ist die Projektdokumentation und Zusammenarbeit in Dokumenten ein wichtiger Teil geworden. Auch monday.com liefert mit Workdocs * einen komplett neuen Teilbereich für das bestehende WorkOS:

• Hier können Sie in einem Dokumentationstool ähnlich zu GoogleDocs mit Ihrem Team zusammen arbeiten.
• Zudem gibt es die Möglichkeit Auswertungen und Infomationen aus Ihren Projekten in WorkDocs zu integrieren, um diese Informationen aufzubereiten oder zu bestimmten Zeitpunkten festzuhalten.
• Externe Integrationen in WorkDocs * (Trello etc.) sind möglich
• Es gibt einen Präsentationsmodus – z.B. für das Projektstatusmeeting.

Weitere Updates:

• Installation von Apps in der EU möglich
• Neue Unteraufgaben im Workflow
• Sticky Headers (Feste Bearbeitungskopfzeile) ermöglichen es immer den Tabellentitel und die Bearbeitungsmöglichkeiten auf dem Board zu sehen – auch wenn Sie in der Tabelle/im Board ganz unten sind (mehr).

MS Project for the Web* bietet nach und nach immer mehr Funktionen. Das Tool befindet sich noch im Aufbau und bei der Integration in die Microsoft Systeme. In den letzten Monaten sind folgende Updates dazugekommen:

• Aufgaben
  • Aufgaben lassen sich nach Suchworten und Fortschritt filtern
  • Sie können Aufgaben allen Mitarbeitern im Unternehmen zuweisen ohne, dass diese Zugriff auf Ihr Projekt erhalten
  • Checklisten wie in MS Tasks lassen sich mit bis zu 20 Einträgen an Aufgaben hängen
  • Konversationen aus MS Teams ergänzen die Aufgaben mit notwendigen Informationen
  • Wenn Sie Felder mit Werten in Unteraufgaben anlegen, können Sie zusammengefasste Summen oder Durchschnittswerte in der übergeordneten Aufgabe aggregieren.
• Kritischer Pfad
  • Die Integration vom kritischen Pfad ist für Lizenzen ab Project Plan 3*oder Project Plan 5* möglich

Stackfield* veröffentlicht im Schnitt nur wenige größere Updates im Jahr. Dafür sind diese recht umfangreich und bieten den Nutzern deutlichen Mehrwert. Da freut auch eine leichte Preisanpassung für die Business- und Premium-Tarife nach unten. Diesmal liegt ein Fokus im Bereich Projektportfolio (mehr):

Mit Projektportfolio 2.0 können Kunden nun

• Nutzern eine Beobachter-Rolle zuweisen. So erhalten Beobachter nur Zugriff auf die Zusammenfassung von Projektdetails, nicht aber auf die tägliche Arbeit vom Projektteam. Dies ist für Stakeholder verschiedener Arten sinnvoll.
• Eine erweiterte Statusübersicht ist durch Meilensteine auf der Zeitleiste gewährleistet und zeigt schnell die Projektlage.
• Zusätzliche Daten können für Auswertungen herangezogen werden.
• Abweichungen vom Plan können Alarme auslösen.

Mit einigen Anpassungen wird die Barrierefreiheit von Stackfield* ermöglicht:

• Integration eines Screenreader, um Menschen mit Seheinschränkungen zu unterstützen.
• Dark-Modus und Kontrast Modus zur schnellen Erkennung der Inhalte.
• Neue Keyboard Shortcuts

Zudem gibt es Erweiterungen der Telefonie mit Stackfield – Handhebezeichen, Hintergründe sowie die Unterstützung von bis zu 30 Personen im Call (mehr).

Änderungen an Bezahlplänen und Produktverfügbarkeit (mehr)
Mit einem zusätzlichen Plan für Einsteiger führt Trello eine günstige Möglichkeit nach dem kostenlosen Account ein. Zudem werden Power-Ups unbegrenzt verfügbar gemacht für alle Pläne und durch die Abschaffung von Trello Gold werden viele Features frei verfügbar gemacht. Mehr zum Pricing bei finden Sie auch in unserem Trello Review.

Nachdem Trello im März bereits die neuen Ansichten eingeführt hat, gibt es jetzt zwei neue Updates (mehr):

• Die Tabellenansicht im Arbeitsbereich bringt Ihnen die Übersicht über alle Aufgaben in einem Arbeitsbereich über die Grenzen von Boards hinaus.
• Die Kartenansicht (Map) stellt die Aufgaben anhand hinterlegten Adressen auf einer Karte dar.

Zudem gibt es ein kleineres Re-Design, um mit neuer Sidebar und Navigationsheader die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Und die Automatisierung mit dem Trello Butler wird um die Möglichkeit erweitert, Automatisierungsregeln im Unternehmen zu teilen. So können alle Kollegen leicht von einer guten Idee profitieren.

Wrike entwickelt die Softwarelösung kontinuierlich weiter. Da die Lösung schon sehr umfangreich ist, gibt es wenig Neuigkeiten, die über kleinere Feature-Updates hinausgehen. Dafür hat Wrike aber eine komplett überarbeitete Produktstruktur und statt 3 Produktlevel nun 5 verschiedene Ebenen:

• Free – für Teams am Anfang
• Professional – für wachsende Teams
• Business – für alle Teams im Unternehmen
• Enterprise – für große Teams im Enterprise-Umfeld
• Pinnacle – für alle mit sehr komplexen Anforderungen

Zudem sind Automatisierungen nun je nach Plan deutlich eingeschränkt.

Fazit Projektmanagement-Software News 4. Quartal 2021

Zum Ende des Jahres gibt es nochmal einiges zu Schreiben bei diesen ausgewählten Tools:

Ein Schwerpunkt liegt in der Dokumentation in Form von internen „Wiki’s“, wie bei monday.com mit WorkDocs und von Meister mit MeisterNote. Das dürfte alle Kunden freuen, denn ein Toolwechsel nur zur Dokumentation vom Projekt oder Meetings reicht oft aus, um Daten doppelt zu pflegen. Und wer doppelte Daten hält, hat irgendwann ein Unterschiede zwischen den Datenstandorten.

Preisanpassungen und neue Strukturen in Bezahlplänen und Produktverfügbarkeiten sind bei Wrike, Stackfield und Trello erfolgt und sonst bleibt es bei kleineren Featureupdates.

Sind Ihnen weitere News aus der Branche aufgefallen?

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