Wrike im großen Review mit 2418 Wörtern

Wrike in 3 Sätzen geht auch, bringt aber nicht viel für den interessierten Leser. Mehr zu Funktionen und Eigenschaften von Wrike, der Preisgestaltung und warum der Support bereits nach zwei Stunden Test anrief, erfährst Du in diesem Review!

Inhalt

Diese Review stellt verschiedene Funktionen rund um Wrike vor, um Dir einen gute Übersicht zu bieten. Dabei geht es vor allem um folgende Themen:


Das Wichtigste in Kürze:

  • Wrike ist eine Software für das Management des gesamten Unternehmens
  • Es gibt ein gutes Gantt Chart und eine solide Aufgabenverwaltung
  • Die Möglichkeiten der Individualisierung sind gut – auch in der mobilen App
  • Wrike unterstützt mit Datencenter in Amsterdam die Datenspeicherung in der EU
  • Es gibt starke Beschränkungen in der Nutzerzahl für kostenlose und günstige Varianten
  • Aktiven Support gibt es bereits während der Testphase

Das Unternehmen

Wrike wurde 2006 gegründet und hat aktuell 1000 Mitarbeiter. Die Projektmanagement-Software gleichen Namens soll 20.000 Kunden und über 2 Millionen Nutzer haben. Eine kostenlose Wrike Basisversion für bis zu 5 Nutzer gibt es übrigens schon seit 2012. In diesem Review wurde die Wrike Business Version im 14 Tage Trial getestet.

Welche Features bietet Wrike?

Der Softwaretest von Wrike * startet mit der Auswahl eines Templates. Die Wahl trifft das komplexe Projekt, da hier sowohl Projektplanung als auch virtuelle Kanban Boards abgebildet sind. Die Grundstruktur der Projektansicht besteht aus Ordnern und Projekten. Projekte haben dieselben Eigenschaften wie Ordner, aber ein zusätzliches Datum, um eine Laufzeit festzulegen. Daran erkennt man bereits den Fokus von Wrike als Gesamtlösung für das Unternehmen. Untergeordnet sind Aufgaben, so dass man das Projekt analog zu Ordnern eines Dateimanagers planen kann.

Die Projektübersicht in Wrike
Die Projektübersicht in Wrike. Die Seitenleiste zeigt die Projektordner an. Der Mittlere Bereich gibt die verschiedene Ansichten frei. Rechts sieht man die Eigenschaften des ausgewählten Projektes.

Wrike zeigt im Test schnell, dass es nicht alleine für die reine Planung von Projekten sondern als umfassendes Projektmanagement Tool gedacht ist. Damit werden die meisten der folgenden Funktionen abgedeckt:

Projektplanung in Wrike

Die Projektplanung stellt einen der Grundpfeiler der Projektmanagement-Software Wrike dar. Projektphasen für die bessere Struktur oder Teilprojekte werden durch die Ordner dargestellt. Auf der höchsten Ebene des Projektes werden allgemeine Projektdaten hinterlegt.

Aufgabenverwaltung/Task Management

Innerhalb des Projektes sowie der untergeordneten Strukturen ist die einfache Aufgabenverwaltung in Listen oder anderen Visualisierungen möglich. An eine Aufgabe können die im Task Management üblichen Informationen hinterlegt werden:

  • Beschreibung
  • Verantwortlicher
  • Dauer in Tagen
  • Deadline
  • Dateianhänge
  • Unteraufgaben und zeitl. Abhängigkeiten

Der Beschreibungstext kann umfassend gestaltet werden mit Listen, Bildern und Tabellen. Was im Test leider fehlt sind Prioritäten. Allerdings können diese über individuelle Felder selbst gesetzt werden.

Die Ansicht einer Aufgabe in Wrike. In diesem Fall hat die Aufgabe zwei Unteraufgaben und wird gerade bearbeitet.
Die Ansicht einer Aufgabe in Wrike. In diesem Fall hat die Aufgabe zwei Unteraufgaben und wird gerade bearbeitet.

Meilensteinplanung

Aufgaben können in Form von Meilensteinen umgewandelt werden. Wenn man ein neues Projekt startet, sollte man mit den Meilensteinen und Projektphasen beginnen, um eine Übersicht über den Zeitrahmen zu erhalten. Meilensteine können analog wie Aufgaben bearbeitet werden.

Balkenplan oder Gantt Chart

In der Gesamtansicht bietet der Gantt Chart von Wrike eine solide Übersicht über Projektphasen, Meilensteine und einzelne Aufgaben. Es ist möglich Vorgänger und Nachfolger-Beziehungen einzubauen und den kritischen Pfad anzeigen zu lassen. Die Integration in das Gesamtkonstrukt mit Aufgaben ist gut gelungen. Es lassen sich Gantt Charts von Teilprojekten einklappen und alleine anzeigen. Ein schönes Feature ist das Teilen von Snapshots zu einem bestimmten Zeitpunkt per Link. So können z.B. ein Statusbericht gut weitergegeben oder die Deadline dem Teilprojektleiter mitgeteilt werden.

Der Snapshot einer Projektplanung in Wrike. Snapshots können per Link geteilt und von Externen genutzt werden.
Der Snapshot einer Projektplanung in Wrike. Snapshots können per Link geteilt und von Externen genutzt werden.

Ein Netzplan oder Projektstrukturplan sind vorhanden und müssen – sofern notwendig – händisch oder über separate Tools erstellt werden. Ein gutes kostenfreies Tool ist GanttProject – hier siehst Du wie einfach es ist aus dem Projektplan einen Netzplan erstellen zu lassen.

Kommunikation und Zusammenarbeit mit Wrike

Die Zusammenarbeit in Wrike * ist im Projekt ein wichtiger Faktor.

Verschiedene Visualisierungen eines Projektes
Verschiedene Visualisierungen eines Projektes

So bietet Wrike neben der Aufgabenliste auch das virtuelle Kanban Board. Dieses stellt eine Grundlage für die Zusammenarbeit dar und es ist möglich über Filter die relevanten Aufgaben anzeigen zu lassen. Eine gute Ergänzung ist das Anlegen von eigenen Workflows, die Projektaufgaben durchlaufen müssen. So kann z.B. eine Freigabe gesetzt werden, um eine Aufgaben abschließen zu können.

Wichtig zu wissen:
Das Kanban Board stellt nicht das Herzstück dieser Software dar, sondern nur eine ergänzende Ansicht für die Aufgaben. Wer exklusiv agile Management Methoden wie Scrum oder Kanban nutzt, sollte eher auf spezialisierte Software setzen.

Die persönliche Ansicht vs. allgemeine Dashboards

In der persönlichen Ansicht kann man als Nutzer alle eigenen Aufgaben verwalten. Die übliche Projektansicht mit Aufgabenliste, Kanban Board und Gantt Chart wird verwendet. Auch Analysen sind mögliche und zeigen einem wie viele Aufgaben erledigt wurden etc. Zusätzliche Dashboards können mit neuen Widgets ergänzt werden. Dabei geht es z.B. um überfällige Aufgaben oder den Fortschritt über alle Projekte.

Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis

Auf Aufgabenebene kann man noch weitere Informationen anbringen. Das Mentioning über “@” ist in Kommentaren möglich, so dass man eine Benachrichtigung zum Kommentar sieht.

  • Zeitbuchungen
  • Kommentare mit Mentioning über “@”
  • Log aller Aktivitäten
  • Freigaben durch Projektteilnehmer

Rollen und Berechtigungen

Es gibt in Wrike den Administrator, normale oder externe Nutzer und Gäste. Die einzelnen Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen und können vom Administrator vergeben werden.

Anforderungsmanagment

Ein Anforderungsmanagement kann gut in Wrike integriert werden, wenn man die Freigabe mit einem angepassten Workflow für Aufgaben nutzt und der Bearbeitung im Projekt vorschaltet. Ansonsten gibt es kein separates Anforderungsmanagement.

Ressourcenplanung

Wrike hat ein eigenes Addon für die Ressourcenverwaltung entwickelt. Dies kann über die Accounteinstellungen separat zur Standard Software gebucht werden. Mit dem Addon kann der Aufwand für Aufgaben freigeschaltet werden. Neu hinzu kommen damit Arbeitszeitlisten für die Ansicht aller eingetragenen Stunden des Teams und die Übersicht über die Arbeitsauslastung.

Ressourcenverwaltung in Wrike - Dazu ist ein zusätzliches Abonnement notwendig
Ressourcenverwaltung in Wrike – Dazu ist ein zusätzliches Abonnement notwendig

Projektcontrolling

Die Möglichkeiten zum Projektcontrolling in Wrike sind umfassend: Zunächst gibt es die einfache Analyse auf Projektebene. Hier kann man z.B. die Anzahl erledigter Aufgaben oder die zeitliche Darstellung des Fortschritts im Projekt darstellen.

Auch auf Projektebene gibt es die Zeitanalyse, die einem Projektmanager eine Übersicht über die gebuchten Zeiten verschafft. Daraus liest man schnell, ob man über oder unter dem gesetzten Budget liegt.

Die Analyse eines Projektes ist gut für das Controlling geeignet
Die Analyse eines Projektes ist gut für das Controlling geeignet

Über die extra Berichtsfunktion kann man zudem wöchentliche Berichte aller Art erstellen lassen.

Die Berichtsfunktion in Wrike
Die Berichtsfunktion in Wrike

Dokumentenmanagement

In Wrike kann man allgemeine Dateien hochladen und bearbeiten. Es gibt die Möglichkeit Versionen der Dateien anzusehen und miteinander zu vergleichen. Mit dem Wrike Proof Addon hat man die Möglichkeit Freigaben für Dateien wie Videos, Bilder und Dokumente zu etablieren. Allerdings gibt es das Proof Addon nur als zusätzliches Abonnement und ist in die Standard Anwendung nicht integriert.

Fazit – Mit Wrike Proof gibt es eine Basisausstattung für die Freigabe von Dateien, aber noch kein übersichtliches Dokumentenmanagement.

Multiprojektmanagement

Mit Wrike lassen sich problemlos mehrere Projekte managen. Es gibt über die Ordnerstruktur die Möglichkeit Projekte anzulegen. Im Dashboard gibt es eine Übersicht über den Fortschritt aller Projekte. Auch die zeitliche Darstellung verschiedener Projekte ist über den Kalender möglich.

Wie schneidet Wrike in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Die Funktionalität von Wrike ist wirklich umfassend. Es gibt fast alle Features, die man sich für eine Projektmanagement-Software wünscht. Der Fokus wird auf die Planung und Arbeit mit Zeitplänen gelegt. Die Zusammenarbeit und Kollaboration wird dennoch nicht vernachlässigt.

Und wem noch das ein oder andere Feature fehlt, der kann in der Liste von zusätzlichen Integrationen fündig werden. Der Zugang über die Wrike API lässt auch die Entwicklung eigener Anwendungen zu.

Als Erweiterungen gibt es auch noch eine Desktop App und eine Mobile App. Der Browser kann mit ToDo-Listen aus Wrike verbessert werden.

Integrationen in Wrike sind umfangreich
Integrationen in Wrike sind umfangreich

Wichtig
Die Integration weiterer Anwendungen benötigt die kostenpflichtige Freischaltung für das Integration Abonnement.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Wrike hat eine übersichtliche und sinnvolle Grundstruktur. Die Oberfläche ist sehr einfach gehalten, um den Fokus auf den Inhalten zu lassen. So gibt es zum Beispiel wenig Möglichkeiten die Ansicht zu ändern (nur das eigene Firmenlogo kann man präsent einbauen für Emails oder die Standard Ansicht in der Software.

Durch die vielen Inhalte und Möglichkeiten ist diese Software natürlich nicht so intuitiv zu nutzen, wie eine simple Task Management Software. Wenn man einmal diesem Tool gearbeitet hat, wird man sich schnell zurechtfinden.

Positiv hervorzuheben ist, dass Funktionen, die nicht durch Abonnements freigeschaltet sind auch nicht als geblockt erscheinen. Dies kann oft unübersichtlich wirken.

Die Wrike App

Die Wrike App bietet die Möglichkeit auch von unterwegs in den Projekten mitzuarbeiten. Der Fokus wird in der Standardeinstellung der App auf die Kommunikation im Projekt gelegt:

Die Inbox der Wrike App
Die Inbox der Wrike App
  • Die “To-dos” zeigen eine Übersicht der zu erledigenden Aufgaben.
  • Das Dashboard bietet die analoge Ansicht zur Web-Version
  • Die Inbox zeigt die Benachrichtigungen der Projekte in Wrike an.
  • Die Ordner zeigen die Seitenleiste der Web-Variante. Damit sieht man alle Listen, Projekte und Aufgaben auf einen Blick
In der Navigationseinstellung kann man das Thumbmenü selbst einstellen
Die Einstellung der Navigation in der Wrike App

Ein sehr cooles Feature ist die Individualisierung des Thumbmenüs (Menü am unteren Rand des Bildschirms). Man kann alternativ Berichte, Aktivitätsfeed von Projekten und weitere Menüpunkt auswählen. Die Inbox bleibt immer erhalten, aber über 3 von 4 Menüpunkte darf man selbst entscheiden.

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Das Thema Datenschutz ist für Wrike definitiv wichtig. In einem Blog-Beitrag informiert Wrike bereits 2018, wie man mit der DSGVO Verordnung umgeht. Ein Teil davon ist die Erschließung eines Rechenzentrums in Amsterdam, um Daten auch in der EU speichern zu können.

Neben üblichen Verschlüsselungen kann man das Addon “Lock” zusätzlich buchen und erhält eine zusätzliche Ebene der Sicherheit. Mehr dazu direkt bei Wrike im Bereich Security.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Wrike

Wichtig zu wissen:
Es gibt keine selbstgehostete Serverinstallation sondern nur die Cloud Version (SaaS).

Die Cloud-Lösung läuft sehr flüssig und es gibt keine auffallenden Verzögerungen in der Nutzung der Testversion. Wrike stellt künftige Update uns mögliche Ausfälle proaktiv vor. Der aktuelle Status von Wrike kann hier geprüft werden.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Wrike stellt ein umfangreiches Online Help Center zur Verfügung. Hier finden sich Videos, interaktives Training und eine aktive Community von Nutzern. Mit dem Help Center findet man sich schnell in der Software zurecht.

Bei aktuellen Problemen kann man entweder ein Kontaktformular bzw. einen Support Fall ausfüllen oder die Hilfe bemühen. Beim Support Fall gibt es die Möglichkeit einen Rückrufservice auszuwählen, um eine schnelle Lösung zu finden. Es gibt auf der Website sogar die Möglichkeit in einen Live-Chat zu wechseln.

Mehr Informationen zum Support finden Sie in einem Beitrag zu den Top Experten.

Support direkt beim Test
Bereits 2 Stunden nach Anmeldung bei der Testversion fragte der Support telefonisch nach, ob man Hilfe benötige. Dies kann man als guten Kundenkontakt und Werbemaßnahme deuten. In jedem Fall wird man als Kunde während der Testphase nicht allein gelassen.

Kosten bei der Nutzung von Wrike

(Stand Mai 2020, Wrike Kosten ohne Gewähr)

Die Kostenübersicht in Wrike ist in 4 verschiedene Ebenen von Free bis Enterprise gestaffelt. Die Anzahl der Nutzer kann in 5er Schritten eingestellt werden und der Featureumfang unterscheidet sich zwischen den einzelnen Versionen.

Kosten und Tarife von Wrike
Kosten und Tarife von Wrike, (Klick führt zum Hersteller*)

(Stand August 2020, Kosten ohne Gewähr)

Übrigens
Eine Übersicht über die Kosten bei Projektmanagement-Software verschiedener Anbieter gibt es hier.

Zusätzlichen Addons können zu allen Varianten in Form von Abonnement hinzugebucht werden. Die Preise dazu sind nicht öffentlich verfügbar.

Free

Die Free Variante ist mit vermindertem Funktionsumfang kostenlos für bis zu 5 Nutzer erhältlich. In dieser Version bleiben die Basisfunktionen eines Task Management Tools übrig. Gut zu wissen, dass folgende Integrationen bereits verfügbar sind:

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Box
  • Microsoft Office 365
  • OneDrive
  • iCal

Professional

Für kleine Unternehmen und StartUps ist die Professional Version geeignet. Maximal 15 Nutzer dürfen mit dieser Version zusammenarbeiten. Dafür gibt es eine Basisversion für die Projektplanung und Zusammenarbeit mit Task Management, Gantt Charts und teilbaren Dashboards. Zusätzliche Integration von

  • MS Project
  • Excel

Wrike Kosten: 9,80$ /Nutzer/Monat

Business

Im Bereich von 5 bis 200 Nutzern kann die Business Variante gewählt werden. Diese Version wurde im Review intensiv getestet. Der Funktionsumfang beinhaltet alles, was man für eine ordentliche Projektmanagement-Software benötigt:

  • Individualisierung über zusätzliche Felder, Workflows und den Arbeitsbereich
  • Echtzeit Reporting
  • Zeiterfassung und grafische Analysen
  • Rollen und Rechte für Teams und Projekte
  • Integration von Salesforce

Wrike Kosten: 24,80$ /Nutzer/Monat

Enterprise

Wer mehr als 200 Nutzer hat oder bestimmte Features zur Sicherheit braucht, greift zum Enterprise Paket von Wrike *. Vom Funktionsumfang gibt es zunächst keinen großen Unterschied zur Business Version. Am wichtigsten dürfte für Enterprise Kunden die erhöhte Sicherheit sowie eine verbesserte Administration über Rechte und Rollen sein.

Kosten Vergleich


Wrike1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Free (bis 5 Nutzer)0$--
Professional117$--
Business297$7.440$22.320$
Kosten bei Projektmanagement-Software Wrike pro Jahr - Angabe in US Dollar (pm-tools.info, Stand August 2020)

Gut zu wissen
Wer die Professional oder Business Version nutzt, kann zusätzliche Vorlagen nutzen. Dazu muss man die Versionen “Wrike for Marketers *” oder “Wrike for Product Management *” auswählen.

Sonstige Bewertungskriterien

  • Die Sprache kann auf 10 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht.
  • Alle Versionen können zum Test für 14 Tage kostenlos genutzt werden.
  • Anfrageformulare stellen ein praktisches Features dar, um Prozesse wie z.B. Bestellungen bei der IT oder Urlaub in der Organisation einzuführen.

Fazit zu Wrike als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Datenschutz wird bei Wrike beachtet und es gibt ein europäisches Datencenter in Amsterdam.

Das Gantt Chart mit Meilensteinen gibt eine gute Übersciht über die Timeline und ist mit Snapshot an Kunden teilbar.

Wrike deckt mit Projektplanung, Aufgabenverwaltung und Projektcontrolling große Teile vom Projektmanagement ab. Damit eignet sich die Software auch als Gesamtlösung für das Management der Organisation.

Eine ordentliche Zeiterfassung ist integriert

Für den Einstieg bis zu 5 Nutzer bietet Wrike kostenlos ein simples Task Management.

Die Nachteile

Trotz umfangreicher Hilfen und Tutorials bedarf die Einarbeitung einiger Zeit.

Die einzelnen Preispakete sind stark an die Nutzerzahl gekoppelt. Mit 16 Nutzern muss man bereits die Business Version wählen.

Durch das Cloud-Hosting muss man sich als Nutzer und Unternehmen auf den Dienstleister verlassen können. Das kann in manchen Branchen (z.B. Pharma, Healthcare) schwer weden.

Wenn man Erweiterungen betrachtet oder mehr als 200 Mitarbeiter hat sind die Wrike Preise für die Software intransparent.

Für wen lohnt sich Wrike?

Wrike selbst fokussiert die einzelnen Nutzergruppen bereits mit den Preiskategorien und der Nutzerbeschränkung. Kleine Teams, Startups und Einzelpersonen haben mit der kostenlosen Variante ein simples Task Management. Hier stellt sich die Frage, ob Wrike oder als Alternative wie explizite Task Management Tools?

Wer aber mit dem Gedanken spielt, später auf eine Professional Version zu wechseln, für den macht Wrike Sinn. Einer der größten Kundenmagneten ist meines Erachtens die gute Projektplanung. In der Professional Version ist das Gantt Chart bereits enthalten und der Preis ist definitiv im Rahmen. Dennoch bleibt diese Version auf kleine Unternehmen mit 15 oder weniger Nutzern beschränkt. Darin sind zum Beispiel moderne Handwerksbetriebe, Consulting Firmen oder Marketing Agenturen mittlerer Größe enthalten. Gerade mit kostenlosen Gastzugängen kann man die Zusammenarbeit mit dem Kunden verbessern

Größere Unternehmen greifen zur Business oder Enterprise Version *. Alle besprochenen Features des Reviews sind darin enthalten. Der Einstiegspreis im vergleich mit direkten Konkurrenten ist vergleichsweise günstig, aber man sollte bedenken, dass es Extrakosten durch Abonnements gibt. Darunter fallen auch die Ressourcenverwaltung oder die Integration externer Anwendungen. Wer das Tool als Gesamtlösung für das Unternehmensmanagement nutzen möchte, braucht Zeit für die Integration. Bei richtiger Anpassung kann es aber gute Unterstützung im Alltag liefern.


Wrike Alternativen

Bei einer Alternative zu Wrike stellt sich die Frage, welchen Aspekt der umfassenden Software man abdecken möchte. Hier finden Sie 3 potentielle Lösungen als Ersatz:

Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden.

* = Provisionslink

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