Wrike im großen Review mit 2418 Wörtern

Wrike in 3 Sätzen geht auch, bringt aber nicht viel für den interessierten Leser. Mehr zu Funktionen und Eigenschaften von Wrike, der Preisgestaltung und warum der Support bereits nach zwei Stunden Test anrief, erfahren Sie in diesem Review!

In diesem Test und Review stellen wir verschiedene Funktionen rund um Wrike* vor, um Ihnen einen gute Übersicht zu bieten. Dabei geht es vor allem um folgende Themen:

Intro

Das Wichtigste in Kürze:

Wrike ist eine Software für das Management des gesamten Unternehmens
Es gibt ein gutes Gantt Chart und eine solide Aufgabenverwaltung
Die Möglichkeiten der Individualisierung sind gut – auch in der mobilen App

Wrike unterstützt mit Datencenter in Amsterdam die Datenspeicherung in der EU
Es gibt keine Beschränkungen in der Nutzerzahl für kostenlose Varianten
Ansätze zu Dokumentenmanagement und Freigabe gibt es mit dem Proof-Addon
Aktiven Support gibt es bereits während der Testphase

Jetzt Wrike testen*

Das Unternehmen

Wrike wurde 2006 gegründet und hat aktuell 1000 Mitarbeiter. Im Februar 2021 wurde Wrike von Citrix zu einem Wert von 2,25 Milliarden US-Dollar übernommen. Die Projektmanagement-Software soll 20.000 Kunden und über 2 Millionen Nutzer haben. Eine kostenlose Wrike Basisversion für bis zu 5 Nutzer gibt es übrigens schon seit 2012. In diesem Review wurde die Wri k e Business Version* im 14 Tage Trial getestet.

Der Einstieg in Wrike

Der Wrike * Test startet mit der Auswahl eines Templates. Die Wahl trifft das komplexe Projekt, da hier sowohl Projektplanung als auch virtuelle Kanban Boards abgebildet sind. Die Grundstruktur der Projektansicht besteht aus Ordnern und Projekten. Projekte haben dieselben Eigenschaften wie Ordner, aber ein zusätzliches Datum, um eine Laufzeit festzulegen. Daran erkennt man bereits den Fokus von Wrike als Gesamtlösung für das Unternehmen. Untergeordnet sind Aufgaben, so dass man das Projekt analog zu Ordnern eines Dateimanagers planen kann.

Projektübersicht im Wrike Review — *Die Projektübersicht in Wrike*. *Die Seitenleiste zeigt die Projektordner an. Der Mittlere Bereich gibt die verschiedene Ansichten frei. Rechts sieht man die Eigenschaften des ausgewählten Projektes.*

Wrike zeigt im Test schnell, dass es nicht alleine für die reine Planung von Projekten sondern als umfassendes Projektmanagement Tool gedacht ist. Damit werden die meisten der folgenden Funktionen abgedeckt:

Projektplanung in Wrike

Die Projektplanung stellt einen der Grundpfeiler der Projektmanagement-Software Wrike* dar. Projektphasen für die bessere Struktur oder Teilprojekte werden durch die Ordner dargestellt. Auf der höchsten Ebene des Projektes werden allgemeine Projektdaten hinterlegt.

Aufgabenverwaltung/Task Management

Innerhalb des Projektes sowie der untergeordneten Strukturen ist die einfache Aufgabenverwaltung in Listen oder anderen Visualisierungen möglich. An eine Aufgabe können die im Task Management üblichen Informationen hinterlegt werden:

Beschreibung
Verantwortlicher
Dauer in Tagen
Deadline
Dateianhänge
Unteraufgaben und zeitl. Abhängigkeiten

Der Beschreibungstext kann umfassend gestaltet werden mit Listen, Bildern und Tabellen. Was im Test leider fehlt sind Prioritäten. Allerdings können diese über individuelle Felder selbst gesetzt werden. Anhänge können zwischen den Aufgaben verschoben werden.

*Die Ansicht einer Aufgabe in Wrike. In diesem Fall hat die Aufgabe zwei Unteraufgaben und wird gerade bearbeitet.*

Meilensteinplanung

Aufgaben können in Form von Meilensteinen umgewandelt werden. Wenn man ein neues Projekt startet, sollte man mit den Meilensteinen und Projektphasen beginnen, um eine Übersicht über den Zeitrahmen zu erhalten. Meilensteine können analog wie Aufgaben bearbeitet werden.

Balkenplan oder Gantt Chart

In der Gesamtansicht bietet der Gantt Chart von Wrike* eine solide Übersicht über Projektphasen, Meilensteine und einzelne Aufgaben. Es ist möglich Vorgänger und Nachfolger-Beziehungen einzubauen und den kritischen Pfad anzeigen zu lassen. Die Integration in das Gesamtkonstrukt mit Aufgaben ist gut gelungen. Es lassen sich Gantt Charts von Teilprojekten einklappen und alleine anzeigen. Ein schönes Feature ist das Teilen von Snapshots zu einem bestimmten Zeitpunkt per Link. So können z.B. ein Statusbericht gut weitergegeben oder die Deadline dem Teilprojektleiter mitgeteilt werden.

Kommunikation und Zusammenarbeit mit Wrike

Die Zusammenarbeit in Wrike * ist im Projekt ein wichtiger Faktor.

Verschiedene Visualisierungen eines Projektes

So zeigt Wrike im Review neben der Aufgabenliste auch das virtuelle Kanban Board. Dieses stellt eine Grundlage für die Zusammenarbeit dar und es ist möglich über Filter die relevanten Aufgaben anzeigen zu lassen. Eine gute Ergänzung ist das Anlegen von eigenen Workflows, die Projektaufgaben durchlaufen müssen. So kann z.B. eine Freigabe gesetzt werden, um eine Aufgaben abschließen zu können.

Wichtig zu wissen:
Das Kanban Board stellt nicht das Herzstück dieser Software dar, sondern nur eine ergänzende Ansicht für die Aufgaben. Wer exklusiv agile Management Methoden wie Scrum oder Kanban nutzt, sollte eher auf spezialisierte Software setzen.

Die persönliche Ansicht vs. allgemeine Dashboards

In der persönlichen Ansicht kann man als Nutzer alle eigenen Aufgaben verwalten. Die übliche Projektansicht mit Aufgabenliste, Kanban Board und Gantt Chart wird verwendet. Auch Analysen sind mögliche und zeigen einem wie viele Aufgaben erledigt wurden etc. Zusätzliche Dashboards können mit neuen Widgets ergänzt werden. Dabei geht es z.B. um überfällige Aufgaben oder den Fortschritt über alle Projekte.

Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis

Auf Aufgabenebene kann man noch weitere Informationen anbringen. Das Mentioning über “@” ist in Kommentaren möglich, so dass man eine Benachrichtigung zum Kommentar sieht.

Zeitbuchungen
Kommentare mit Mentioning über “@”
Log aller Aktivitäten
Freigaben durch Projektteilnehmer

Rollen und Berechtigungen

Es gibt in Wrike* den Administrator, normale oder externe Nutzer und Gäste. Die einzelnen Rollen haben unterschiedliche Berechtigungen und können vom Administrator vergeben werden.

Anforderungsmanagement

Ein Anforderungsmanagement kann gut in Wrike integriert werden, wenn man die Freigabe mit einem angepassten Workflow für Aufgaben nutzt und der Bearbeitung im Projekt vorschaltet. Ansonsten gibt es kein separates Anforderungsmanagement.

Ressourcenplanung

Wrike hat ein eigenes Addon für die Ressourcenverwaltung entwickelt. Dies kann über die Accounteinstellungen separat zur Standard Software gebucht werden. Mit dem Addon kann der Aufwand für Aufgaben freigeschaltet werden. Neu hinzu kommen damit Arbeitszeitlisten für die Ansicht aller eingetragenen Stunden des Teams und die Übersicht über die Arbeitsauslastung.

Ressourcenverwaltung in Wrike - Dazu ist ein zusätzliches Abonnement notwendig — *Ressourcenverwaltung in Wrike – Dazu ist ein zusätzliches Abonnement notwendig*

Projektcontrolling

Die Möglichkeiten zum Projektcontrolling in Wrike* sind umfassend: Zunächst gibt es die einfache Analyse auf Projektebene. Hier kann man z.B. die Anzahl erledigter Aufgaben oder die zeitliche Darstellung des Fortschritts im Projekt darstellen.

Auch auf Projektebene gibt es die Zeitanalyse, die einem Projektmanager eine Übersicht über die gebuchten Zeiten verschafft. Daraus liest man schnell, ob man über oder unter dem gesetzten Budget liegt.

Zusätzliche Analysen können mit dem Add-On Wrike Analyze* durchgeführt werden, das auch eine Forecast Funktion unterstützt.

*Die Analyse eines Projektes ist gut für das Controlling geeignet*

Über die extra Berichtsfunktion kann man zudem wöchentliche Berichte aller Art erstellen lassen.

Dokumentenmanagement

In Wrike kann man allgemeine Dateien hochladen und bearbeiten. Es gibt die Möglichkeit Versionen der Dateien anzusehen und miteinander zu vergleichen. Auch die richtige Bearbeitung ist über die Dateiansicht, Widget oder den Proof-Editor möglich.

Mit dem Wrike Proof Addon hat man die Möglichkeit Freigaben für Dateien wie Videos, Bilder und Dokumente zu etablieren. Sogar externe Gäste können ein Dokumentenreview durchführen. Allerdings gibt es das Proof Addon nur als zusätzliches Abonnement und ist in die Standard Anwendung nicht integriert.

Fazit – Mit Wrike Proof gibt es eine gute Basisausstattung für die Freigabe von Dateien, aber noch kein vollständiges Dokumentenmanagement. Interessant dürfte aber die Integration von SharePoint sein, auf welche man den Proof-Editor ausweiten kann.

Multiprojektmanagement

Mit Wrike* lassen sich problemlos mehrere Projekte managen. Es gibt über die Ordnerstruktur die Möglichkeit Projekte anzulegen. Im Dashboard gibt es eine Übersicht über den Fortschritt aller Projekte. Auch die zeitliche Darstellung verschiedener Projekte ist über den Kalender möglich.

Wie schneidet Wrike in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Die Funktionalität von Wrike ist wirklich umfassend. Es gibt fast alle Features, die man sich für eine Projektmanagement-Software wünscht. Der Fokus wird auf die Planung und Arbeit mit Zeitplänen gelegt. Die Zusammenarbeit und Kollaboration wird dennoch nicht vernachlässigt.

Und wem noch das ein oder andere Feature fehlt, der kann in der Liste von zusätzlichen Integrationen fündig werden. Der Zugang über die Wrike API lässt auch die Entwicklung eigener Anwendungen zu.

Als Erweiterungen gibt es auch noch eine Desktop App und eine Mobile App. Der Browser kann mit ToDo-Listen aus Wrike verbessert werden.

*Integrationen in Wrike sind umfangreich*

Wichtig
Die Integration weiterer Anwendungen benötigt die kostenpflichtige Freischaltung für das Integration Abonnement.

Sonstige Kriterien der Bewertung

Die Sprache kann auf 10 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht.
Alle Versionen können zum Test für 14 Tage kostenlos genutzt werden.
Anfrageformulare stellen ein praktisches Features dar, um Prozesse wie z.B. Bestellungen bei der IT oder Urlaub in der Organisation einzuführen.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Wrike* hat eine übersichtliche und sinnvolle Grundstruktur. Die Oberfläche ist sehr einfach gehalten, um den Fokus auf den Inhalten zu lassen. So gibt es zum Beispiel wenig Möglichkeiten die Ansicht zu ändern (nur das eigene Firmenlogo kann man präsent einbauen für Emails oder die Standard Ansicht in der Software.

Durch die vielen Inhalte und Möglichkeiten ist diese Software natürlich nicht so intuitiv zu nutzen, wie eine simple Task Management-Software. Daher brauchen auch wir im Wrike Review einige Eingewöhnungszeit. Wenn man einmal diesem Tool gearbeitet hat, wird man sich aber schnell zurechtfinden.

Positiv hervorzuheben ist, dass Funktionen, die nicht durch Abonnements freigeschaltet sind auch nicht als geblockt erscheinen. Dies kann oft unübersichtlich wirken.

Die Wrike App im kurzen Test

Die Wrike App bietet die Möglichkeit auch von unterwegs in den Projekten mitzuarbeiten. Der Fokus wird in der Standardeinstellung der App auf die Kommunikation im Projekt gelegt:

Die “To-dos” zeigen eine Übersicht der zu erledigenden Aufgaben.
Das Dashboard bietet die analoge Ansicht zur Web-Version
Die Inbox zeigt die Benachrichtigungen der Projekte in Wrike an.
Die Ordner zeigen die Seitenleiste der Web-Variante. Damit sieht man alle Listen, Projekte und Aufgaben auf einen Blick

In der Navigationseinstellung kann man das Thumbmenü selbst einstellen — *Die Einstellung der Navigation in der Wrike App*

Ein überzeugendes Feature ist die Individualisierung des Thumbmenüs (Menü am unteren Rand des Bildschirms). Man kann alternativ Berichte, Aktivitätsfeed von Projekten und weitere Menüpunkt auswählen. Die Inbox bleibt immer erhalten, aber über 3 von 4 Menüpunkte darf man selbst entscheiden. In Bezug auf Dokumentenmanagement ist der App-seitige Dokumentenscanner geeignet, um Ihre Dokumente später über Proof freigeben zu lassen.

Datenschutz, Hosting und Service

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Das Thema Datenschutz ist für Wrike* definitiv wichtig. In einem Blog-Beitrag informiert Wrike bereits 2018, wie man mit der DSGVO Verordnung umgeht. Ein Teil davon ist die Erschließung eines Rechenzentrums in Amsterdam, um Daten auch in der EU speichern zu können.

Neben üblichen Verschlüsselungen kann man das Addon “Lock” zusätzlich buchen und erhält eine zusätzliche Ebene der Sicherheit. Mehr dazu direkt bei Wrike im Bereich Security.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Wrike

Wichtig zu wissen:
Es gibt keine selbstgehostete Serverinstallation sondern nur die Cloud Version (SaaS).

Die Cloud-Lösung läuft sehr flüssig und es gibt keine auffallenden Verzögerungen im Test. Wrike stellt künftige Update uns mögliche Ausfälle proaktiv vor. Der aktuelle Status von Wrike kann hier geprüft werden.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Wrike stellt ein umfangreiches Online Help Center zur Verfügung. Hier finden sich Videos, interaktives Training und eine aktive Community von Nutzern. Mit dem Help Center findet man sich schnell in der Software zurecht.

Bei aktuellen Problemen kann man entweder ein Kontaktformular bzw. einen Support Fall ausfüllen oder die Hilfe bemühen. Beim Support Fall gibt es die Möglichkeit einen Rückrufservice auszuwählen, um eine schnelle Lösung zu finden. Es gibt auf der Website sogar die Möglichkeit in einen Live-Chat zu wechseln.

Mehr Informationen zum Support finden Sie in einem Beitrag zu den Top Experten.

Support direkt beim Test
Bereits 2 Stunden nach Anmeldung bei der Testversion fragte der Support telefonisch nach, ob man Hilfe benötige. Dies kann man als guten Kundenkontakt und Werbemaßnahme deuten. In jedem Fall wird man als Kunde während der Testphase nicht allein gelassen.

Kosten bei der Nutzung von Wrike

Die Kostenübersicht in Wrike ist in 4 verschiedene Ebenen von Free bis Enterprise gestaffelt. Die Anzahl der Nutzer kann in 5er Schritten eingestellt werden und der Featureumfang unterscheidet sich zwischen den einzelnen Versionen.

*Kosten und Tarife von Wrike*, *(Klick führt zum Hersteller*)*

(Stand Juni 2022, Kosten ohne Gewähr)

Übrigens
Eine Übersicht über die Kosten bei Projektmanagement-Software verschiedener Anbieter gibt es hier.

Zusätzlichen Addons können zu allen Varianten in Form von Abonnement hinzugebucht werden. Die Preise dazu sind nicht öffentlich verfügbar.

Free

Die Free Variante ist mit vermindertem Funktionsumfang kostenlos erhältlich. In dieser Version bleiben die Basisfunktionen eines Task Management Tools übrig. Gut zu wissen, dass folgende Integrationen bereits verfügbar sind:

Google Drive
Dropbox

Box
Microsoft Office 365

OneDrive
iCal

Wrike Kosten: 0,00$ /Nutzer/Monat

Professional

Für kleine Unternehmen und Start-Ups ist die Professional Version geeignet. Maximal 200 Nutzer dürfen mit dieser Version zusammenarbeiten. Dafür gibt es eine Basisversion für die Projektplanung und Zusammenarbeit mit Task Management, Gantt Charts und teilbaren Dashboards. Zusätzliche Integration von

MS Project
Excel

Wrike Kosten: 9,80$ /Nutzer/Monat

Business

Im Bereich von 5 bis 200 Nutzern kann die Business Variante gewählt werden. Diese Version wurde im Review intensiv getestet. Der Funktionsumfang beinhaltet alles, was man für eine ordentliche Projektmanagement-Software benötigt:

Individualisierung über zusätzliche Felder, Workflows und den Arbeitsbereich
Echtzeit Reporting
Zeiterfassung und grafische Analysen
Rollen und Rechte für Teams und Projekte
Automatisierung mit 200 Aktionen/Nutzer/Monat
Integration von Salesforce

Wrike Kosten: 24,80$ /Nutzer/Monat

Enterprise

Wer mehr als 200 Nutzer hat oder bereits mit 5 Nutzern bestimmte Features zur Sicherheit braucht, greift zum Enterprise Paket von Wrike *. Vom Funktionsumfang gibt es, außer der Erhöhung auf 1000 Aktionen/Nutzer/Monat in der Automatisierung, zunächst keinen großen Unterschied zur Business Version. Am wichtigsten dürfte für Enterprise Kunden die erhöhte Sicherheit sowie eine verbesserte Administration über Rechte und Rollen sein.

Pinnacle

Bei komplexeren Unternehmen, Projekten lohnt sich das upgrade auf Pinnacle. Hier erhalten Sie abgesicherte Bereiche im Tool, erweiterte Reporting-Funktionen und Budgetierung und Zeitplanung auf Unternehmens- und Projektlevel. Die zahl der Automatisierungsaktionen steigt auf 1500 Aktionen/Nutzer/Monat.

Kosten Vergleich

zum Wrike Review

Wrike testen*

Wrike	1 User	5 User	25 User	75 User
Free (bis 5 Nutzer)*	0$	0$	-	-
Team*	117$	588$	2.940$	8.820$
Business*	297$	1.488$	7.440$	22.320$

Kosten bei Projektmanagement-Software Wrike pro Jahr /
Pricing for Projectmanagement Software Wrike per Year - in US Dollar (pm-tools.info, March 2024, * = Affiliate Link)

im pm-tools Preisvergleich

Gut zu wissen
Wer die Professional oder Business Version nutzt, kann zusätzliche Vorlagen nutzen. Dazu muss man die Versionen “Wrike for Marketers *” oder “Wrike for Product Management *” auswählen.

Unsere Bewertung zu Wrike als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Datenschutz wird bei Wrike beachtet und es gibt ein europäisches Datencenter in Amsterdam.

Das Gantt Chart mit Meilensteinen gibt eine gute Übersicht über die Timeline und ist mit Snapshot an Kunden teilbar.

Wrike deckt mit Projektplanung, Aufgabenverwaltung und Projektcontrolling große Teile vom Projektmanagement ab. Damit eignet sich die Software auch als Gesamtlösung für das Management der Organisation.

Eine ordentliche Zeiterfassung ist integriert

Für den Einstieg bietet Wrike kostenlos ein simples Task Management.

Die Nachteile

Trotz umfangreicher Hilfen und Tutorials bedarf die Einarbeitung einiger Zeit.

Durch das Cloud-Hosting muss man sich als Nutzer und Unternehmen auf den Dienstleister verlassen können. Das kann in manchen Branchen (z.B. Pharma, Healthcare) schwer werden.

Wenn man Erweiterungen betrachtet oder mehr als 200 Mitarbeiter hat sind die Wrike Preise für die Software intransparent.

Für wen lohnt sich Wrike?

Wrike selbst fokussiert die einzelnen Nutzergruppen bereits mit den Preiskategorien und der Nutzerbeschränkung. Kleine Teams, Startups und Einzelpersonen haben mit der kostenlosen Variante ein simples Task Management. In diesem Segment gibt es einige Alternativen, weshalb Nutzer eine gute Auswahl haben.

Wer aber mit dem Gedanken spielt, später auf eine Professional Version zu wechseln, für den ergibt die Wahl von Wrike Sinn. Einer der größten Kundenmagneten ist unseres Erachtens die gute Projektplanung. In der Professional Version ist das Gantt Chart bereits enthalten und der Preis ist definitiv im Rahmen. Dennoch bleibt diese Version auf Unternehmen mit 200 oder weniger Nutzern beschränkt. Darin sind zum Beispiel moderne Handwerksbetriebe, Consulting Firmen oder Marketing Agenturen mittlerer Größe enthalten. Gerade mit kostenlosen Gastzugängen kann man die Zusammenarbeit mit dem Kunden verbessern

Größere Unternehmen greifen zur Business, Enterprise Version *, oder gar zu Pinnacle. Alle besprochenen Features des Wrike Reviews sind darin enthalten. Der Einstiegspreis im Vergleich mit direkten Konkurrenten ist vergleichsweise günstig, aber Sie sollten bedenken, dass es Extrakosten durch Abonnements gibt. Darunter fallen die Ressourcenverwaltung oder die Integration externer Anwendungen. Wer das Tool als Gesamtlösung für das Unternehmensmanagement nutzen möchte, braucht Zeit für die Integration. Bei richtiger Anpassung kann es aber gute Unterstützung im Alltag liefern.