6+1 Brainstorming-Software und Tools im Projektmanagement?

Brainstorming-Software kann Ihnen die Arbeit im Projektmanagement deutlich vereinfachen. Sie visualisieren bereits während des Meetings und sparen Zeit bei der Dokumentation. Hier lesen Sie mehr über Brainstorming und wann der Einsatz eines unterstützenden Tools Sinn macht.

Was ist Brainstorming?

Als Brainstorming bezeichnet man eine Methode zur Ideenfindung zu festgelegten Themen. Dazu wird eine Gruppe von Personen gebildet, die unvoreingenommen Ideen zum Thema äußern kann. Als Regel gilt, dass alle genannten Ideen aufgenommen werden und erst im Nachgang bewertet werden. So kann gewährleistet werden, dass der Fluss der Ideenfindung in der Gruppe nicht gestört wird.

Ziel von Brainstorming

Das Ziel von Brainstorming ist es möglichst viele Gedanken zu einem bestimmten Thema oder Projekt zu sammeln. Personen und Beteiligte mit unterschiedlichen Hintergrund sorgen für Facettenreichtum und eine ganzheitliche Sicht auf das gewünschte Thema. Mit einer guten Strukturierung der Ergebnisse ist es möglich diese weiter zu verwerten.

Brainstorming und Ideenfindung im Projekt

Wenn Sie sich das Brainstorming im Projekt ansehen, gibt es einige Einsatzgebiete:

Die Projektvorbereitung

Im Vorfeld eines Projektes kann Brainstorming dazu dienen die richtigen Ideen und Projektziele zu finden. Wenn Sie zum Beispiel mit der Methode Design Thinking eine Lösung für ein Problem suchen und daraus ein Projekt aufbauen hilft Ihnen das Brainstorming die einzelnen Schritte und alternative Lösungsmöglichkeiten zu finden. Mit einem Anforderungsmanagement-Tool können Sie das Ergebnis übrigens weiterverarbeiten und als Grundlage für Ihr Projekt setzen.

Die Risikofindung zu Projektstart

Zum Start eines Projektes kann Brainstorming Ihnen als Projektleiter bei der Identifikation von Risiken und Hindernissen helfen. Dazu stellen Sie das neue Projekt – bestens vor dem Kickoff – einer ausgewählten Gruppe aus verschiedenen Fachbereichen vor und sammeln Eindrücke und Vorschläge. Durch unvoreingenommene Personen werden Sie neue Impulse zu Ihrem Projekt kennenlernen und können diese in die Vorbereitung einfließen lassen.

Hindernisse im Projekt beseitigen mit Brainstorming

Oft treten während des Projektes Hindernisse auf. Als einfaches Tool zur Lösungsfindung im Team hilft die Methode Ihnen den richtigen Ansatz zu finden.

Was ist Brainstorming-Software?

Die Brainstorming-Software hilft Ihnen dabei die Ergebnisse einer Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team und Stakeholdern aufzuzeichnen und weiter zu verarbeiten. Dabei entscheidet die Art der Brainstorming Software – häufig eine Mindmap – wie Sie die aufgenommenen Ideen strukturieren und speichern können.

Die wichtigsten Aufgaben einer Brainstorming-Software

Brainstorming mit MindMeister
Brainstorming-Software MindMeister lässt sich mit MeisterTask verknüpfen
  1. Live-Dokumentation von Ideen während des Brainstormings
    Nutzen Sie die Brainstorming-Software direkt während des Brainstormings, um Ideen aufzuschreiben. In Meetings vor Ort können Sie das Tool auf einem großen Bildschirm visualisieren und parallel dokumentieren. Teilnehmer sehen damit direkt bereits genannte Begriffe und können passende Themen zuordnen.
  2. Elektronische Speicherung von Ergebnissen
    Sie haben auch nach einem Brainstorming die Ergebnisse in elektronischer Form vorliegen. Statt zusätzlicher Aufwände durch das Aufnehmen der Ergebnisse vom Flipchart, haben Sie diese direkt zur weiteren Verwendung dokumentiert.
  3. Teilen von Ergebnissen mit Mitarbeiter
    Durch die elektronische Dokumentation haben Sie die einfache Möglichkeit, Ergebnisse im Projektteam zu teilen. Brainstorming-Software bietet oft einen Export in Form von PDF oder anderen Formaten an.
  4. Übertrag in Projektaufgaben
    Wenn Sie eine Lösung für ein Problem suchen, haben Sie durch das Brainstorming oft bereits Aufgaben in den Ergebnissen formuliert. Wenn Sie eine integrierte Brainstorming-Software nutzen, können Sie die Ergebnisse direkt in eine Aufgabe ihrer Projektmanagement Software umwandeln.
  5. Zeitversetztes Brainstorming
    Nutzen Sie eine Online verfügbare Brainstorming-Software, so können Sie auch ein zeitlich versetztes Brainstorming durchführen. Wenn alle Teilnehmer Zugang zum Tool Ihrer Wahl haben, legen Sie einen Termin fest, bis zu welchem Sie Ideen sammeln möchten. Dieses Vorgehen macht vor allem bei Projekten mit unterschiedlichen Zeitzonen Sinn.

Wie bewertet man eine Brainstorming-Software?

Im Vergleich zu anderen Tools wie Multiprojektmanagement-Software oder Taskmanagement-Software wird Brainstorming-Software oft nur punktuell eingesetzt. Damit ändern sich auch die Bewertungskriterien der Software leicht. Z.B. reicht es manchmal, wenn nur eine Personen aus dem Meeting Zugriff zum Tool hat, um die Kreativitätsfindung zu moderieren. Das dokumentierte Ergebnis kann dann mit allen Beteiligten geteilt werden.

Da Brainstorming häufig zu Beginn des Projektes eingesetzt wird und teilweise strategische Ideen/Ziele für potentielle Projekte formuliert werden, ist Datenschutz ein wichtiges Thema. Wer möchte schon, dass eine Projektidee von einem Konkurrenten adaptiert wird, bevor das Projekt überhaupt startet:

  • UX und UI:
    Auch wenn Brainstorming-Software nicht so häufig im Einsatz ist wie die Projektmanagement-Software selbst, sind Themen wie UX und UI weiterhin wichtig. Die Nutzerfreundlichkeit entscheidet im Endeffekt, ob Sie oder Ihr Team das Tool gerne nutzt und welchen Mehrwert es bieten kann. Gerade, wenn Sie das Tool zur Ideenfindung nutzen, sollte es auch modern aussehen und keinen zu altbackenen Eindruck machen.
  • Einsatzbereich – einzeln oder integriert?
    Der Vorteil einer integrierten Brainstorming-Software für Ihr Projektmanagement-Tool ist die Nähe zum Projekt selbst. Auch wenn es hier je nach Software-Hersteller unterschiedliche Ansätze gibt, haben sie immer die Ergebnisse für alle im Team verfügbar. Zudem sind Verknüpfungen mit Aufgaben oder sogar weitere Analysen im Projekt möglich.
  • Funktionalität:
    • Mindmapping in verschiedenen Ebenen
    • Teilen von Ergebnissen
    • Export von Ergebnissen
    • Präsentation von Ergebnissen
  • Preisgestaltung:
    Für den Einstieg gibt es kostenlose Tools. Wenn Sie bereits eine Projektmanagement-Software nutzen, schauen Sie, ob es ein passendes Add-on gibt. Gerade diese sind oft nicht teuer und bringen mit der Verknüpfung einen Mehrwert.

6+1 Beispiele für Brainstorming-Software

Im Folgenden eine kurze Liste von Brainstorming-Tools. Dabei handelt es sich um einzelne Tools nur für Mindmapping oder Projektmanagement-Software mit integrierter Brainstorming-Funktion.

  • FreeMind
    Eine sehr bekannte Brainstorming-Software fürs Mindmapping. Trotz kostenloser Verfügbarkeit bietet diese OpeSource Software viele Funktionen. Selbst das Teilen von Ergebnissen per PDF oder HTML ist möglich.
  • FreePlane
    Als Erweiterung von FreeMind bietet FreePlane deutlich mehr Funktionen und sogar Add-ons um neue Features freizuschalten.
  • InLoox (für Outlook)
    Die Outlook-Variante von InLoox bietet ein integriertes Mindmapping-Tool an. Mit einem Klick können Sie die gesamte Mindmap in Aufgaben umwandeln und direkt ein Projekt starten (zum InLoox now! Review).
  • MindMeister*
    Das Brainstorming-Tool von Meister ermöglicht eine direkte Verknüpfung mit MeisterTask. Hier gibt es auch einen Präsentationsmodus für bestehende Mindmaps.
  • monday.com*
    Mit dem Whiteboard-Feature ist das vereinfachte Brainstorming im Projekt möglich (zum monday.com Review)
  • XMind
    Als professionelle Brainstorming-Software bietet XMind sowohl kostenlose als auf bezahlte Versionen. Die Software ermöglicht sogar die Darstellung in Form von Fischgrätdiagrammen (Qualitätsmanagement) oder Zeitleisten.

Add-On als Sonderform als Erweiterung für einige Projektmanagement Tools

  • Zapier
    Zapier ist keine Brainstorming-Software, bietet aber einige Mindmapping-Dienste als Integration für bestehende Projektmanagement-Tools an. Schauen Sie, ob Ihre Projektmanagement-Software Zapier unterstützt und finden Sie das richtige Tool für sich.

Fazit zu Brainstorming-Software

Sie sehen, es gibt einige Möglichkeiten für unterstützende Tools in der Ideenfindung. Sie können diese Tools in Ihrem Projekt an verschiedenen Punkten einsetzen und haben den Vorteil der direkten Dokumentation. Zusätzlich gibt es sogar Brainstorming-Software, die bereits in Projektmanagement Software integriert ist.

Integriert oder als eigenständige Lösung – Für welche Variante werden Sie sich entscheiden?

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