All-in-One vs. Einzelprodukt – Die beste Projektmanagement-Software?

Warum eine Gesamtlösung für Projektmanagement Unterstützung nicht immer die beste Wahl ist? In dem Hintergrundartikel zu Projektmanagement-Software wird es bereits verdeutlicht: Ein gutes Tool muss extrem viele Funktionsbereiche des Projektmanagement vertreten:

  • Anforderungsmanagement
  • Projektplanung
  • Ressourcenplanung
  • Projektcontrolling
  • Dokumentenmanagement
  • Multiprojektmanagement
  • Kommunikation und Zusammenarbeit
  • etc.
beste projektmanagement software

Gibt es eine beste Projektmanagement-Software?

Oft wird nach der besten Projektmanagement-Software gesucht. Ein neues Tool soll einfach alles können. Es stellt sich die Frage ob ein umfassendes Tool, dass viele Funktionsbereiche abdeckt, qualitativ den Einsatz von mehreren Einzellösungen für Funktionsbereiche übertreffen kann.

Darf sich Celoxis als die beste Projektmanagement-Software bezeichnen?
Rechtfertigen positive Reviews den Titel als die beste Projektmanagement-Software? (Screenshot Celoxis Website, Quelle, abgerufen am 13.12.2020)

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht im Bereich der Projektmanagement-Software. Manche Hersteller wie Celoxis beschreiben Ihre Lösung dennoch als die beste Projektmanagement-Software. Grundlage sind Webportale, Magazine und Blogs, die dem Tool eine gute Note geben. Reicht das aus für die Bezeichnung oder müssen Sie angepasster denken, wenn Sie eine neue Software suchen?

Qualitativ hochwertige Einzellösungen oder eine Gesamtlösung?

Gerade in Startups und kleinen Unternehmen wird eine Sammlung aus verschiedenen Tools zur Unterstützung vom Projektmanagement eingesetzt. Man handelt kostenfokussiert und versucht beim Einsatz von Tools zu sparen. Das Open Source Tool für die Projektplanung gepaart mit einem Messenger wie Slack und dem eigens programmierten Tool zur Budgetkontrolle.

es gibt sicherlich nur wenige Menschen, die ihr Auto selbst aus einem Sammelsurium der besten Einzelteile zusammenflicken. Ein Auto ist ja sehr sicherheitsrelevant und muss als Ganzes möglichst sicher und fehlerfrei funktionieren, da nimmt man doch eher das Gesamtangebot eines Herstellers, der sich um die Kombination der Teile kümmert.

Zitat Dr. Robert Meyer (abgerufen am 12.08.2020, Quelle)

Mit steigender Größe des Unternehmens werden Einzellösungen durch professionelle Tools ersetzt. Irgendwann stellt sich die Frage, ob eine Gesamtlösung nicht besser wäre. Mittlere bis große Unternehmen setzen eher auf Gesamtlösungen. Microsoft 365 ist dabei ein bekanntes Beispiel (mit MS Project, Planner und Teams).

Ihre Meinung zählt

Setzen Sie bei der Auswahl von Software lieber auf eine All-in-One Lösung oder mehrere Einzelprodukte für Ihr Projektmanagement?

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Die All-in-One Lösung ist nicht die beste Projektmanagement-Software?

Ein Tool, dass alle Funktionen einer Projektmanagement-Software abdeckt, kann Ihnen weiterhelfen. Sie bezahlen nur einen Anbieter und Ihre Mitarbeiter müssen nur in dieses Tool eingewiesen werden. All-in-One ist unkompliziert – das sagen auch Hersteller und Berater:

Die All-in-One Projektmanagement-Software – Erhalten Sie Funktionen der Unternehmensklasse, dynamische Dashboards und eine Vielzahl von Anpassungen in einer wirtschaftlichen Lösung.

Zitat Celoxis Website (abgerufen am 12.08.2020, Quelle)

Ein „all inclusive PM-Tool“ kann hier helfen; eine Plattform also, die neben den wichtigsten Funktionen auch noch optimal für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation genutzt werden kann.

Zitat Marko Cakalic, (abgerufen am 12.08.2020, Quelle)
Bereits 2013 zu Cloud-Lösungen im Projektmanagement veröffentlicht

Nachteile der All-in-One Lösung

  • Die Einzelfunktionen sind meistens eher mittelmäßig. Selten sind alle Funktionsbereiche wirklich überzeugend und Sie werden immer irgendwie einen Kompromiss finden müssen.
  • Wenn All-in-One Projektmanagement Software ursprünglich aus einzelnen Funktionsbereichen entwickelt wird, kann es sein, dass die initialen Softwaremodule schon veraltet sind.
  • Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie alle Funktionen nutzen werden ist gering. Sie bezahlen dennoch für das Gesamtpaket.
  • Eine Gesamtlösung später wieder auszutauschen ist definitiv aufwändig und teurer als der Wechsel in einem einzelnen Funktionsbereich

Einzelprodukte und Spezialsoftware sind nicht die Wahl als beste Projektmanagement-Software

In Ihrem Funktionsbereich für den Support im Projektmanagement sind es meist die besten Softwarelösungen und oft von Fachexperten entwickelt. Wenn Sie also spezielle Anforderungen an einen bestimmten Bereich im Projektmanagement setzen, kommen Sie ggf. nicht um Spezialsoftware herum. Natürlich sollten Sie dabei nicht übertreiben:

Weder zehn Einzellösungen noch die All-in-one-Lösung werden dich glücklich machen. Denn die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen.

Zitat T3N (abgerufen am 12.08.2020, Quelle)
Genannt im Zusammenhang mit der Produktvorstellung eines Tools, das nicht alles abdeckt und für welches T3N eine Vermittlungsprovision erhält.

Nachteile von verschiedenen Einzellösungen im Projektmanagement

  • Sie haben mehrere Abrechnungen und mehrere Geschäftspartner
  • Ihre Mitarbeiter müssen sich mit verschiedenen Tool zurechtfinden
  • Wenn Sie keine Daten manuell von einem Tool in das andere Übertragen möchten, brauchen Sie passende Integrationsmöglichkeiten. Zum Glück bieten die meisten Cloud-Anbieter eine Integration zu entsprechenden Marktführern an. Alternativ müssen Sie über die Web-API gehen und Daten extrahieren.

Fazit zur besten Projektmanagement Software: All-in-One vs. Einzelprodukt


Wenn Sie verschiedene Lösungen in ein Gesamtkonzept bringen, können Sie oft mehr Funktionalität und eine höhere Qualität in einzelnen Funktionsbereichen erwarten. Der Aufwand für die Einführung aller Tools und das Training Ihrer Mitarbeiter wird höher sein. Dieser Weg eignet sich vor allem, wenn Sie sehr spezifische Anforderungen haben und auf bestehenden Tools aufbauen. Dann ist die Summe der eingesetzten Tools für Sie die beste Projektmanagement-Software.

Die All-in-One Projektmanagement-Software hilft Ihnen mit einer kurzen Integrationszeit. Sie suchen Standard-Funktionen? Dann ist die Gesamtlösung wahrscheinlich das richtige für Sie und der Spruch All-in-One ist die beste Projektmanagement-Software trifft bei Ihnen zu.

Wie denken Sie über All-in-One Lösungen und die beste Projektmanagement-Software?

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