Welche Wiki-Software und Tools für Projektdokumentation?

Bei Wiki-Software und Tools passt der Spruch eines bekannten englischen Philosoph: „Wissen ist Macht“. Heute haben auch Unternehmen längst verstanden, dass Informationen und deren Verarbeitung die wichtigsten Güter unserer Zeit sind.

Um Wissen zu verdichten und optimal nutzen zu können, bedarf es Software Lösungen, die den Zugang zu Informationen barrierefrei ermöglichen. Im Zusammenspiel mit der kollaborativen Weiterverarbeitung der Informationen entsteht ein Unternehmens-Asset, welches gezielt aufgebaut und betrieben werden muss. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, was eine Wiki-Software leisten kann, muss und welche Anbieter es gibt.

Was ist eine Wiki-Software?

Wiki-Lösungen bilden das Fundament für ein ganzheitliches Wissensmanagement über Teamgrenzen hinweg. Wikipedia ist die bekannteste Wiki-Lösung, die vor allem im privaten Gebrauch Anwendung findet.

Wozu braucht man eine Wiki-Software?

Im Unternehmenskontext bietet Wiki-Software eine optimale Möglichkeit, um Arbeitsanweisungen und nützliche Inhalte zu zentralisieren, zugänglich zu machen und gemeinschaftlich zu verwalten. Mit Hilfe der Wiki-Lösungen werden Dokumente abgelegt und mit Kollegen geteilt. Eine gemeinsame Bearbeitung von Inhalten fördert die Aktualität und Konsolidierung von Teilinformationen. Feedback und Anmerkungen lassen sich leicht ergänzen, sodass Kollaboration gefördert wird. Darüber hinaus wird die Suche nach bestimmten Informationen vereinfacht.

Firmen- und Projekt-Wikis

Im Unternehmenskontext nimmt eine Wiki-Software sowohl in der Ablauf- als auch in der Aufbauorganisation einen großen Stellenwert ein. Firmen profitieren davon, dass Knowhow leichter zugänglich wird und die Abhängigkeit von Einzelpersonen abnimmt. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert und Wissens-Silos aufgebrochen.

In Projekten bieten Wiki-Tools eine Chance, um Projektdokumentation softwaregestützt zu fördern und Konzepte nachhaltig zugänglich zu machen. Während der Projektlaufzeit wird die Zusammenarbeit und Interaktion begünstigt und transparent gemacht. Um die Einsatzgebiete neben der Projektdokumentation auszubauen, bietet sich eine integrierte Wiki-Lösung an.

Die wichtigsten Aufgaben einer Wiki-Software?

Wikis sind nicht nur eine Möglichkeit, um Projektdokumentation softwaregestützt zu fördern. Die folgende Aufzählung bietet einen Überblick über weitere Einsatzgebiete einer Wiki-Software:

• Verwaltung & Kommunikation von Arbeitsanweisungen
• Dokumentenverwaltung (siehe auch Dokumentenmanagement-Software)
• Kollaboration
• Ablage von Informationen für Stakeholder Kommunikation
• Vernetzung von dezentral abgelegten Informationen
• Glossar für Unternehmensbegriffe
• Protokollablage

Um Projektdokumentation zu fördern und Kollaboration zu steigern, kann ein Wiki-Tool in weitere Projektmanagement-Komponenten integriert werden. Dadurch können die hier aufgeführten Funktionen z.B. um Chat Funktionalitäten erweitert werden.

Wie bewertet man eine Wiki-Software?

Der Markt für Wiki-Software ist vielfältig. Daher ist es umso wichtiger bei der Softwareauswahl über Kriterien vorzugehen. Über definierte Kriterien werden die Anforderungen an ein Wiki-Tool benannt, um diese infolge für ein Panel an Tools zu bewerten. Die zur Bewertung heranzuziehenden Kategorien sollten dabei sowohl funktionale Merkmale als auch auf infrastrukturelle Merkmale beinhalten.

Beispiele für funktionale Merkmale:

• E-Mail-Benachrichtigungen zu vorgenommenen Änderungen
• Kommentarfunktionen
• Simultane Bearbeitung von Dokumenten
• Templates und Strukturhilfen für Wissensbeiträge
• Exportmöglichkeiten in etablierte Datenformate
• Video-Integration
• Kalenderfunktionen
• Plugin-Auswahl wie Formulartemplates

Beispiele für infrastrukturelle Merkmale:

• Lizenzmodelle (open source, On-Premises oder SaaS Wiki)
• Kompatibel Betriebssysteme (Microsoft-, Mac- oder Wiki-Software für Linux)
• Datenbank-Anforderungen
• Rollen- und Rechte Verwaltung
• Wartung- und Supportstruktur
• Security Richtlinien (z.B. Host Blocking)

Diese Kriterien können je nach Kontext erweitert werden. Über eine Nutzwertanalyse kann in Folge eine Bewertung gemäß einer definierten Punkteskala stattfinden, um nach einer Gewichtung der Kriterien eine Summe zu ermitteln, die die unterschiedlichen Wiki-Lösungen objektiviert gegenüberstellt.

Anbieter Übersicht für Wiki-Software

Die hier aufgeführten Wiki-Tools entstammen sowohl kleinen, als auch namenhaften Anbietern. Die Wiki-Software Confluence kommt aus dem Haus Atlassian und damit vom bekanntesten Hersteller für Kollaborationslösungen. Das Unternehmen mit Sitz in London hat über 180.000 Kunden und eine Community mit Millionen Mitgliedern. Atlassian bietet sowohl SaaS-Wiki also auch On-Premises Lösungen an.

Im Gegensatz dazu fokussiert sich der internationale Anbieter Kamatera auf Cloud Wiki-Software. Als bekannter deutscher Anbieter ist die Hallo Welt! GmbH zu nennen, die mit dem Produkt Media Wiki eine Wiki-Software kostenlos anbietet. Im Folgenden eine Übersicht über die verschiedenen Tools auf dem Markt:

Wie viel kostet eine Wiki-Software?

Die Kosten für ein Wiki-Tools sind wie für alle Softwarelösungen sehr breit gestreut. Sie können für eine Cloud-Lösung je nach Anbieter und Umfang zwischen 0€ und 30€ pro Monat und Nutzer investieren. Alternativ können Sie sogar kostenlose Lösungen oder Open Source-Software nutzen, wenn Ihnen der gelieferte Umfang ausreicht (mehr dazu weiter unten).

• Für Confluence zahlen Sie zwischen 0€ und 10€ pro Monat und Nutzer je nach Anzahl.
• Bei Document360 zahlen Sie grob 20 bis 30€ für die pro Nutzer, aber es gibt nur Paketangebote für 2/5/15 oder mehr Nutzern.
• Nuclino startet bereits bei 0$/Monat und Nutzer, kostet in der Standard Version dann 5$.

(Preise ohne Gewähr, Stand Dezember 2020)

Kostenpflichtige Wiki-Tools mit Lizenzmodell SaaS oder On-Premises

Folgende Übersicht zeigt eine Auswahl an Wiki-Software, die über ein Lizenzmodell zu erwerben ist. Darunter sind sowohl Cloud Wiki-Software Produkte, als auch Lösungen mit lokalen Installationsmöglichkeiten. Und Sie finden hier sowohl Small Wiki-Software Lösungen, als auch integrierte Vollversionen.

• Confluence
• Document360
• Zoho Wiki (Business Version)
• Nuclino (Standard Version)
• LexiCan

Wiki-Tools als open source Lösung

Eine Wiki-Software open source macht toolgestütztes Wissensmanagement kostenfrei zugänglich. Folgende Produkte sind dabei zu empfehlen, die als Small Wiki-Software überzeugen:

• DokuWiki
• XWiki
• Wiki.js
• JAMWiki
• MediaWiki
• TiddlyWiki
• PmWiki

MediaWiki, DokuWiki und TiddlyWiki sind dabei speziell als Wiki-Software für Linux herauszustellen, da sie mit diesem Betriebssystem besonders kompatibel sind.

Wiki-Software von Microsoft

Im Microsoft Software Portfolio gibt es eine integrierte Wiki-Lösung in den Komponenten MS Teams und MS Sharepoint. Innerhalb von MS Teams kann in definierten Arbeitsgruppen ein Wiki angelegt und verwaltet werden. Wissensbeiträge in MS Teams werden so mit der Dokumentenverwaltung in MS Sharepoint kombiniert. Alle hier abgelegten Dokumente und Informationen können simultan ergänzt und verändert werden.

Über MS Teams ist der Zugriff auf MS Sharepoint Dokumente barrierefrei möglich. So wird die Projektdokumentation toolgestützt gefördert und in der Microsoftproduktwelt zentralisiert.

Offline Wiki-Software

Nicht viele Lösungen bieten die Möglichkeit als offline Wiki-Software genutzt zu werden. Eine lokale Datensicherung erfolgt bei den Webservices meist nicht. Es gibt wenige Anbieter, die diese Funktionalität herausstellen und bewerben. Gitit von Haskell und VistaWIKI von TREEDATA IT sind zwei Software Beispiele, bei denen die offline Bearbeitung unterstützt wird und eine nachgelagerte Synchronisation erfolgt.

Unsere Bewertung zu für Wiki-Software

Der Markt für Wiki-Tools ist so vielfältig, wie die Funktionen, die mit solch einer Software gelieferten werden. Um die Digitalisierung von Wissen im Unternehmen voranzutreiben, ist der Einsatz eines Wikis unabdingbar.

Dabei fördern diese Tools Projektdokumentation, Projektkommunikation und Interaktionen im gleichen Maße. Neben dem Zugewinn an Informationen und Wissen, steigern Wikis gleichzeitig die Effizienz im Arbeitsalltag, da die Recherchezeit reduziert und sinnvoller genutzt werden kann.

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