Sie haben schon oft von Kanban gehört? Aber irgendwie sagt Ihnen der Begriff nicht so viel oder Sie suchen eine Software, mit der man Kanban umsetzen kann? In diesem Artikel geben wir einen Überblick über Kanban Software und die grundlegende Methode die dahinter steht.
Inhalt
Was ist die Kanban Methode?
Ursprung von Kanban
Der Begriff Kanban hat japanische Wurzeln und wird mit “Karte” oder “Tafel” übersetzt. Die Kanban Methode kommt aus der Prozessproduktionssteuerung und wurde erstmals von Toyota eingesetzt. Ziel war es den Durchfluss in der Produktion durch Fokussierung der Arbeit auf Engpässe zu erhöhen und gleichzeitig die Kosten für Lagerhaltung zu verringern. Die Kanban Methode wurde erfolgreich in Japan und später auch in der Automobilindustrie in den USA eingesetzt.
Mittlerweile nutzt man auch in der IT oder Softwareentwicklung verschiedene Ansätze von Kanban. Und mit der Verbreitung von Softwareunterstützung in der Anwendung der Kanban Methode erstreckt sich die Nutzung heute auf viele weitere Geschäftsprozesse wie Marketing, Personalplanung und allgemein Projektmanagement. Neben Scrum ist Kanban damit eine der beliebtesten agilen Methoden, die aktuell eingesetzt werden.
Aufbau eines Kanban Boards
In der Kanban Methode wird ein sogenanntes Kanban Board genutzt, um Aufgaben und den aktuellen Stand im Projekt sichtbar zu halten. Das Kanban Board unterteilt sich in verschiedene Spalten, die den aktuellen Arbeitszustand deutlich beschreiben. Auf dem Board werden Aufgaben in Form von Karten platziert, um so den Arbeitszustand im Projekt immer sichtbar zu halten. Typische Spalten sind:
ToDo
Alle Aufgaben, die bereit für die Bearbeitung sind
Doing
Alle Aufgaben, an denen aktuell gearbeitet wird
Done
Alle bereits erledigten Aufgaben
Verschiedene Regeln der Kanban Methode
Hier sollen praktische Regeln der Kanban Methode vorgestellt werden. Wer aber tiefer in die Theorie einsteigen möchte, findet zum Beispiel auf Wikipedia einen schönen Artikel mit Grundprinzipien und Kernpraktiken, die von David Anderson definiert wurden. David Anderson gilt als der Begründer der Kanban Methode in der IT.
WiP – Work in Progress Limits
Bei der Arbeit mit dem Kanban Board sieht man sehr direkt, wie viele Aufgaben parallel bearbeitet werden. Eine Grundlage des effektiven Arbeitens ist, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese abzuschließen bevor man eine neue Aufgabe beginnt. WiP-Limits stellen das Limit an Aufgaben dar, die sich in Bearbeitung befinden, um den Fokus hochzuhalten. Als Beispiel kann man im Team von 3 Personen ein WiP-Limit von 3 setzen.
Die Arbeit im Team
Ein Kanban Board vermittelt eine starke Übersicht über den Stand eines Projektes mit allen Aufgaben. Dies kann von Vorteil für die Zusammenarbeit im Team sein, da man den Fortschritt sehen kann. Gerade das Abschließen von Aufgaben, und damit verbunden das Versetzen der Karten in die “Done” oder “Abgeschlossen”-Spalte, bringen ein gutes Gefühl für die Teammitglieder.
Aufgaben werden gezogen – das Pull Prinzip
Eine Grundlage ist in der Kanban Methode die Selbstorganisation des Teams. Aufgaben werden nicht den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sondern vom Team gezogen. Damit bestimmt jeder selbst, an welcher Aufgabe gearbeitet wird.
Fokus auf den Engpass
Mit einer guten Übersicht über den Fortschritt im Projekt wird auch der Engpass schnell sichtbar. Werden WiP-Limits eingehalten, sieht man direkt, wenn bestimmte Aufgaben über längere Zeit bearbeitet werden und damit das Projekt blockiert wird. Ideal ist es, wenn die Aufgaben im Fluss abgeschlossen werden können und keine Blockade entsteht.
Feedback berücksichtigen
Feedback ist ein wichtiges Element – auch in der Nutzung von Kanban. Neben der Einführung eines Kanban Boards macht es Sinn, regelmäßige Feedbackschleifen einzubauen. Tägliche Teammeetings machen zum Beispiel Sinn, um Blockaden in den Aufgaben schnell beheben zu können (siehe auch den Punkt Fokus auf den Engpass)
Aufgaben auf dem Kanban Board
Die Aufgaben auf dem Board beschreiben die Arbeit, die ein Team umsetzen möchte. Hier ist es wichtig sich auf eine einheitliche Größenordnung von Aufgaben zu einigen. Werden die Aufgaben zu groß, dauert die Bearbeitung lange und der Fortschritt ist nicht mehr sichtbar. Hat man zu kleine Aufgaben, verliert man den Überblick über das Ganze und verzettelt sich im Kleinen. Die richtige Größe der Aufgaben zu finden, ist ein Prozess. Dabei hilft auch das Feedback vom Team.
Wo wird die Kanban Methode eingesetzt?
Kanban wir heute sehr oft in der Softwareentwicklung oder IT eingesetzt. Selbst wenn andere agile Methoden wie Scrum im Einsatz sind, kann die tägliche Arbeit über ein Kanban Board geregelt und sichtbar werden.
Heutzutage wird Kanban aber auch in vielen anderen Bereichen der Wirtschaft eingesetzt. Die einfache Darstellung des Fortschritts im Vorhaben machen Kanban zu einer beliebten Methode im Projektmanagement. Daher hat mittlerweile jede größere Projektmanagement Software neben der Visualisierung als Liste auch eine Visualisierung in Form eines Kanban Boards im Portfolio.
Da man mit Kanban einen Prozess abbildet, erstreckt sich das Einsatzgebiet über alle Bereiche, in denen es definierte Prozesse im Unternehmen gibt. Im einfachsten Fall ist es der oben vorgestellte Prozess “ToDo-Doing-Done”. Wenn man sich die Softwarentwicklung ansieht, kommen zum Beispiel noch zusätzliche Spalten wie “Code Review” oder “Kundenreview” hinzu.
Die Einführung von Kanban in vier Schritten
Schritt 1 – Workflow und Prozess definieren
Die Definition des Workflows ist der erste Schritt bei der Einführung der Kanban Methode. Wie sieht der Prozess aus, den man abbilden möchte und kann man entsprechende Spalten im Kanban Board benennen? Alternativ startet man einfach mit dem simplen Ansatz “ToDo-Doing-Done” und erweitert die Spalten nach Bedarf.
Schritt 2 – Offline Board oder Kanban Software?
Sitzen alle im selben Büro und damit an einem Standort, so kann man ein haptisches Board an einer Pinnwand aufbauen. Mit einem Offline Kanban Board ist die Visualisierung nochmal einfacher und das Board steht oft im Mittelpunkt der Diskussionen des Teams.
Alternativ ist natürlich der Einsatz einer passenden Kanban Software oder auch Task Management Software möglich. Gerade wenn das Team Remote arbeitet oder an verschiedenen Standorten verteilt ist, bleibt dies die Methode der Wahl. Ist im Unternehmen eine Projektmanagement Software im Einsatz, so ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine Kanban Visualisierung vorhanden ist und genutzt werden kann.
Schritt 3 – Aufgaben erstellen und loslegen
Am einfachsten ist es, einfach loszulegen und das Kanban System kennenzulernen. Dazu gehört es, dass die Aufgaben im Projekt erstellt sind und auf dem Board dargestellt werden. Wichtig ist, dass das Board verantwortlich gepflegt wird und die Updates zuverlässig durchgeführt werden. Nur damit kann der aktuelle Stand visualisiert werden und den großen Vorteil schaffen.
Schritt 4 – Immer wieder verbessern
Die Kanban Methode lebt, wie die meisten agilen Methoden, von der iterativen Verbesserung. Das bedeutet, dass man sich regelmäßig (auch täglich) die größten Probleme im Tagesgeschäft und in der Anwendung der Methode ansieht und mit kleinen Anpassungen löst.
3 Tools als Kanban Software?
Kanban Software ist im Prinzip die einfache elektronische Darstellung eines Kanban Boards mit Aufgaben in Form von Karten. Der Umfang der Software Anbieter ist dabei sehr unterschiedlich. Es gibt kostenlose Tools, die grundsätzliche Inhalte abbilden, wie sie auch auf einem Post-It stehen würden, und weit ausgefeilte Tools, die verschiedene Nutzerrollen, Dateianhänge, Checklisten und automatische Events bereitstellen.
Hier möchten wir 3 Tools nennen, die sich definitiv als Kanban Software eignen und zudem noch kostenfrei für den Start sind. Interessanterweise behandeln alle 3 Anbieter das grundlegende Thema WiP Limits unterschiedlich.
Kanboard
Kanboard ist die minimale Variante einer Kanban Software.
Der Fokus der Software liegt deutlich auf Einfachheit und nicht auf einem besonderen Design. Kanboard eignet sich vor allem für Unternehmen, die Kanban erstmal im kleinen Team austesten möchten und keine Cloudlösung nutzen möchten.
WiP Limits gibt es in Kanboard direkt implementiert. Damit stellt diese kostenlose Variante eine gute Basis dar.
Als Open Source Variante kann man diese Anwendung in den eigenen Webserver kopieren und im Unternehmen nutzen. Für die Installation sollte man sich aber etwas mit Administration von Servern auskennen – es ist nicht die einfache Windows-Installation.
Trello
Trello ist Teil des Produktportfolios von Atlassian, die mit Jira Software ein weit bekanntes Projektmanagement Tool für Softwareentwickler auf den Markt gebracht haben. Als Cloudlösung bietet Trello eine gute Basis, um Kanban im Unternehmen einzuführen. Auch für die Arbeit mit großen Teams ist Trello gut ausgerüstet.
Ein umfangreiches Review zu Trello mit Kosten und Vorstellung der Features gibt es hier.
WiP Limits gibt es in Trello leider nicht nativ. Mit den Power Ups kann man noch ein Limit ergänzen, aber die Zahl der Power Ups ist je nach Bezahlplan limitiert.
MeisterTask
MeisterTask* ist ein direkter Konkurrent zu Trello. Der Umfang der Software ist etwas größer aber vom Prinzip ähnlich. Ein deutlicher Vorteil gegenüber Trello für den europäischen Markt ist der Fokus auf Datenschutz gemäß DSGVO mit Serverstandorten in der EU.
WiP Limits gibt es erst ab der Business Version. Das bedeutet schon recht hohe Kosten im Vergleich mit der Pro-Version.
Ein umfangreiches Review von MeisterTask mit Kosten und Vorstellung der Features gibt es hier.
Fazit zu Kanban Software und Methodik
Kanban ist eine agile Methode, die nicht nur in der Softwareentwicklung eingesetzt werden kann. Aber auch andere Bereiche eines Unternehmens können von Kanban profitieren und diese Methode recht schnell einsetzen. Dabei kann ein Start auch mit einem Offline Kanban Board erfolgen, wenn das gesamte Team vor Ort ist. Der Einsatz einer Cloud Kanban Software bietet den Vorteil, dass man Remote arbeiten kann und die Daten in elektronischer Form gespeichert hat. Zudem kann man bei vielen Tools auch eine passende App nutzen, um unterwegs mit dem Board zu arbeiten.
Es gibt natürlich deutlich mehr Tools als die in diesem Review genannten. Aber mit Kanboard hat man einen kostenlosen Vertreter als Open Source Lösung. Trello und MeisterTask sind bedeutende Anbieter im Bereich der Cloud Software für Kanban und in der Basisausstattung auch kostenfrei. Im Einzelnen unterscheiden sich diese Lösungen natürlich, aber mit diesen Tools hat man ein solide Software, um Kanban zu testen und auch langfristig erfolgreich einzusetzen.
Was ist Ihnen am wichtigsten beim Einsatz einer Kanban-Software?
Weitere Informationen
- Die Basis zur Anwendung von Kanban Software stellt das richtige Task Management. Hier gibt es Hintergrundinformationen zum richtigen Erstellen von Aufgaben und Nachhalten.
- Der Kanban Redaktionsplan ist ein Beispiel für die Anwendung dieser Methode.
Wir stehen mit Trello Inc. (www.trello.com) in keiner Weise
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