Multiprojektmanagement-Software und Tools – Eine Übersicht

Wie helfen Ihnen Multiprojektmanagement-Software und Tools und worauf müssen Sie bei der Auswahl achten? Wie behalten Sie die Übersicht über die Projekte in Ihrem Team oder gar im gesamten Unternehmen? Dieser Artikel verschafft Ihnen einen Überblick.

Was ist Multiprojektmanagement-Software?

Klarstellung: Multiprojektmanagement vs. Programmanagement

Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement beschreiben die Verwaltung und Führung aller Projekte eines Unternehmens, die mit einer Gruppe von Ressourcen umgesetzt werden sollen. Die Projektziele müssen dabei nicht miteinander verbunden sein. Programmanagement dient dagegen dazu, ein klare Zielvorgabe mit mehreren Projekten im Verbund eines Programms zu erreichen.

Ziel und Aufgabe im Multiprojektmanagement

Das Ziel ist in beiden Fällen die Auswahl, Planung, Steuerung und Kontrolle mehrerer Projekte zu organisieren. Ressourcen (technisch, personell, finanziell) müssen effizient eingesetzt werden. Wichtig ist die auch Priorität der einzelnen Projekte im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen bzw. Programmzielen zu beachten.

Mit einer eigenen Abteilung für Multiprojektmanagement gibt es eine zentrale Steuerung aller Projekte und Synergien zwischen den Vorhaben können schneller erkannt werden. Auch im Agenturgeschäft ist Multiprojektmanagement heute ein wichtiger Aspekt. Sie als Projektmanager müssen oft eine Mehrzahl an Projekten verantworten.

Wofür brauchen Sie eine Multiprojektmanagement-Software?

Wie immer sollten Sie zwischen einem Tool für die Management-Ebene mit Projektleiter, Abteilungsleitung und Geschäftsführung und dem Projektteam unterscheiden.

Das Multiprojektmanagement-Tool für das Management

Was früher nur über Excel-Listen und lange Meetings im Management verwaltet wurde, wird mit dem Einsatz einer passenden Software deutlich einfacher. Die Softwareunterstützung für Ihr Multiprojektmanagement gibt Ihnen die Möglichkeit die aktuelle Lage im Projektportfolio dauerhaft im Blick und damit im Griff zu behalten.

Die Informationen aller Projekte werden zusammengeführt und Sie haben eine sachliche Entscheidungsgrundlage für wichtige strategische Fragen: Wenn zum Beispiel Mitarbeiter ausfallen oder andere Umstände zu Verzögerungen führen, können Sie sehr genau sehen, welche Projekte betroffen sind und aufgrund Ihrer Prioritäten auf Unternehmensebene die passende Entscheidung fällen.

Multiprojektmanagement-Software für das Projektteam

Auch als Projektmitarbeiter ist der Zugang zu einem unterstützenden Tool sehr hilfreich. Gerade in einer Matrixorganisation kommt es oft vor, dass Teammitglieder in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Mit einer Multiprojektmanagement-Software behalten Projektmitarbeiter den Überblick über Ihre Aufgaben und arbeiten im besten Fall auf Basis eines einzigen Tools.

Übrigens:
Es muss nicht immer das ausgefeilte Portfoliomanagement sein. Eine sehr einfache Übersicht über Ihre Projekte erhalten Sie in kurzer Zeit mit einem Kanban Portfolio.

Die wichtigsten Aufgaben einer Multiprojektmanagement-Software

Beispiel Multiprojektmanagement-Software MS Project for the Web
Beispiel Übersicht der schlanken Multiprojektmanagement-Software MS Project for the Web (Used with permission from Microsoft)
  1. Übersicht und Struktur der Projekte
    Eine gute Übersicht über alle Projekte ist ein entscheidender Faktor im Multiprojektmanagement. Nur wenn Sie die Echtzeit-Übersicht behalten, können Sie rechtzeitig reagieren.
  2. Projektübergreifende Standards
    Wenn Sie grundsätzliche Standards für Ihre Projekte definieren, können Ihre Mitarbeiter im Projekt leichter zwischen den Projekten Aushelfen.
  3. Projektvorlagen
    Mit einer oder mehreren Projektvorlagen können Sie diese Standards gewährleisten. Als Projektmanager ist das neue Projekt zudem deutlich schneller aufgesetzt.
  4. Dashboard mit Signalwirkung
    Mit einem extra Dashboard haben Sie eine schnelle Übersicht über die laufenden Projekte. Im besten Fall können Sie mit Signalen wie Ampeln den aktuellen Status für jedes Projekt einsehen. Dies funktioniert für die drei Bereiche des magischen Dreiecks Zeit, Kosten, Ziele und natürlich auch die Priorität des Projekts im Unternehmen.
  5. Single Source of Truth oder die einzige Wahrheit (Kommunikation)
    Beim Management von vielen Projekten ist es wichtig, dass Sie diese in einer Software verwalten und koordinieren. Nur so behalten Sie und Ihre Mitarbeiter den Überblick bei gleichzeitiger Vermeidung von Missverständnissen.

Wie bewertet man eine Multiprojektmanagement-Software?

Multiprojektmanagement-Software in der Cloud unterliegt den üblichen Kriterien einer Softwareauswahl. Nutzererlebnis, externe Integrationen Funktionalität und Preisgestaltung sind die wichtigsten Themen, die man berücksichtigen sollte. Zusätzlich gilt es auch Datenschutz und weitere Aspekte wie die Zuverlässigkeit des herstellenden Unternehmens zu prüfen:

  • UX und UI:
    Die Multiprojektmanagement-Tools können vom gesamten Team genutzt werden. Dann sind Themen wie UX und UI besonders wichtig, da positive Nutzerfreuntlichkeit die Produktivität im gesamten Team steigern kann. Aber selbst wenn das gewählte Tool nur für die Ebene der Projektmanager gedacht ist, sollten Sie UX und UI in der Auswahl nicht vernachlässigen.
  • Einsatzbereich – einzeln oder integriert?
    Möchten Sie alle Projekte im Unternehmen verwalten und steuern oder brauchen Sie eine Lösung pro Team? Dies entscheidet, wie umfangreich und komplex Ihre Software sein darf. Eine einfache Übersicht über mehrere Projekte wird in vielen Projektmanagement-Tools angeboten. Für die Steuerung des gesamten Portfolios gibt es separate Lösungen.
  • Funktionalität:
    • Dashboard Übersicht in Echtzeit
    • Projekte standartisiert planen
    • zeitliche Darstellung aller Projekte
    • Ressourcenplanung
    • Reporting-Funktion
  • Preisgestaltung:
    … ist wichtig. Aber schauen Sie, dass das Tool zu Ihnen passt. Das ist mehr Wert als eine günstige Software, die Sie nach ein paar Monaten im Einsatz wieder austauschen.

5 Beispiele für Multiprojektmanagement-Software

Im Folgenden eine kurze Liste von Multiprojektmanagement-Tools:

  • Asana
    Mit Portfolio als zusätzlicher Ergänzung für die Standard-Software hat man in Asana die Übersicht über alle Projekte ohne eine Software externer Anbieter zu benötigen (Asana Review).
  • awork*
    (10% Rabatt mit Code AFLT-PMTOOLS-10)
    Für Agenturen ist Multiprojektmanagement besonders wichtig, da oft viele Projekte gleichzeitig laufen. awork bietet eine passende Übersicht an. (awork Review).
  • MS Project for the Web*
    Selbst in der kleinen Version von MS Project bietet Microsoft eine Roadmap Übersicht über alle laufenden Projekte (im Review).
  • PLANTA Portfolio
    Dieses Tool kann als separates Portfoliomanagement für das gesamte Unternehmen eingesetzt werden. Mit der Anbindung an weitere Programme von PLANTA hat man eine umfassende Suite für das gesamte Projektmanagement.
  • Wrike*
    Als umfassende Projektmanagement-Software und Lösung für das gesamte Unternehmen hat Wrike auch eine Zeiterfassung integriert (im Review)

Fazit zu Multiprojektmanagement-Software

Der Einsatz einer Multiprojektmanagement-Software hat viele Vorteile. Ob im Agentur-Bereich oder beim Einsatz im Programmmanagement – Sie behalten die Übersicht über mehrere Projekte und können besser gegensteuern. In der Softwareauswahl haben Sie heute viele Möglichkeiten und die genannten sind nur ein paar Beispiele.

Welche Funktionen sind Ihnen bei der Auswahl einer Multiprojektmanagement-Software am wichtigsten?

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