Geht Projektplanung mit Confluence besser als mit MS Project?

Ein Vergleich von Äpfeln mit Birnen? MS Project ist für Projektplanung geeignet. Confluence von Atlassian auch! Oder nicht? Confluence ist eine Plattform zur Kollaboration und Dokumentation im Projekt – eine Projektmanagement-Software der besonderen Art. Die Grundlagen für die Projektplanung mit Confluence erfahren Sie hier im Artikel.

Die Projektplanung in Nicht-Bauprojekten

Warum ist im Agenturgeschäft bei mittelgroßen Projekten oft keine Bereitschaft für eine umfassende Projektplanung vorhanden? Im Online Marketing oder in der Gründerszene fehlen oft Wissen, Zeit (= Geld) und die Notwendigkeit.

Über Notwendigkeit lässt sich streiten. Denn allen Projekten hilft eine gute zeitliche Planung im Voraus. Es muss aber nicht so detailliert sein, wie z.B. mit MS Project oder dem Planungstool bei InLoox möglich.

Diese Kerninformationen solle man sich immer im Voraus zusammenstellen:

  • Wie lange dauert das Projekt?
  • Wie viel kostet das Projekt?
  • Was muss bis wann erledigt werden, um die Meilensteine zu halten?
  • Wo hat man Pufferzeiten, um Verzögerungen auszugleichen?
  • Es gibt noch viele Projektmanager, die eine Projektplanung mit Excel oder Word durchführen. Wo sonst plant man seine Projekte, wenn man keine geeignete Projektmanagement-Software nutzt?

MS Project
MS Project ist oft eine Standard Referenz für eine komplexe Software in der Projektplanung. Das ist klar, denn die Software ist schon seit 1984 auf dem Markt. Aber Microsoft kann auch anders wie sich beim Review zu MS Project for the Web zeigt.

Wann und wie nutzt man Confluence im Projektmanagement?

Confluence wird in erster Linie als internes Wiki eingesetzt. In Projekten dient ein Wiki als zentrale Informationsbasis für alle Projektbeteiligten:

  • Die allgemeinen Projektinformationen können hinterlegt werden. Dies ist gerade für neue Projektmitglieder wichtig.
  • Statusmeetings werden protokolliert inklusive Entscheidungen, Links und Aufgaben
  • Aufgaben können direkt in Confluence integriert werden
  • Dokumente können abgespeichert werden. Es gibt sogar eine Versionskontrolle
  • Zudem bietet Confluence einige Features, die bei der Projektplanung unterstützen – mehr dazu gleich.

Die gesamte Projektdokumentation kann für alle zugänglich in Confluence liegen. Wenn man andere Produkte von Atlassian nutzt, gibt es weitere Integrationsmöglichkeiten (Jira, Trello). Eine Übersicht zu Atlassian Produkten findest Du hier.

Welche Features bietet Confluence für die Projektplanung?

Übrigens:
Wem die folgenden Features nicht ausreichen, der kann gut auf den Atlassian Marketplace zugreifen, um zusätzliche Apps zu installieren. Einen guten Artikel zur Integration von Gantt Charts über das externe Tool „Table Filter and Charts for Confluence“ gibt es von stilsoft.

Einfach gehalten – die Vorlage “Projektplan”

Der Anbieter Atlassian hat selbst eine passende Vorlage im Programm. Mit der Vorlage “Projektplan” kann man in Confluence eine neue Seite erstellen, die als Projektsteckbrief dient. Hier werden die wichtigsten Informationen wie Ziele, Budget und Timeline gesammelt dargestellt. Die Vorlage „Projektplan“ gibt es aktuell nur auf englisch.

Mehr Informationen zur Vorlage direkt von Atlassian gibt es hier.

Die Vorlage Projektplan bei Confluence
Die Vorlage Projektplan bei Confluence

Meilensteinplan und Gantt Chart in Confluence

Um eine einfache Übersicht zu erhalten und diese dem Team teilen zu können, greift man zum Roadmap Planner. Schnell und intuitiv ist eine grobe Projektübersicht der Projektphasen aufgestellt. Die Betonung liegt auf grob. Eine Feindarstellung auf Aufgabenbasis wird mit der Roadmap aufwändig und schwer zu pflegen. Der Meilensteinplan ist die einfache Übersicht über alle Meilensteine mit Darstellung der Deadline.

Meilensteinplan und Roadmap in Confluence
Meilensteinplan und Roadmap in Confluence

Meilensteinplan und Gantt Chart oder Roadmap Planner sind bereits in der Vorlage “Projektplan” integriert.

Aufgabenlisten

Alle zugewiesenen Aufgaben in der Übersicht
Alle zugewiesenen Aufgaben in der Übersicht

Aufgaben in Confluence können direkt im Text mit Datum und Verantwortlichem Projektmitarbeiter erstellt werden. Damit kann man Aufgabenreports über das gesamte Projekt erstellen und z.B. an die Startseite heften. Auch ist die Übersicht der Aufgaben pro Mitarbeiter auf der Profilseite möglich.

Die Aufgabe zur Projektplanung in Confluence
Die Aufgabe zur Projektplanung in Confluence

Fazit zu Projektplanung mit Confluence

Wer Confluence bereits zur Dokumentation nutzt, sollte sich die Möglichkeiten zur Projektplanung nicht entgehen lassen.

Confluence bietet eine Basisausstattung für das Projektmanagement und die Projektplanung. Wer aktuell keine Planung vornimmt, profitiert von der Einfachheit der Software. Die Integration von Excel und Word ist zudem auch möglich.

Wer ein Großprojekt auf die Minute durchplanen muss, kommt um MS Project oder vergleichbare Alternativen zur zeitlichen Abfolgeplanung nicht herum.

Aus eigener Erfahrung:
Projektmanagement mit Confluence funktioniert gut zur übergreifenden Darstellung und Information. Zudem kann Confluence eine gute Erweiterung zu einfachen Task Management Programmen (Trello oder Meistertask) darstellen, um die Dokumentation und die wichtigsten Projektunterlagen zu sammeln. Nur wenige (kostenlose) Task Management Tools haben die Möglichkeit eine visuelle Roadmap über mehrere Quartale zu setzen.

Online Kurs zu Confluence im Projektmanagement

Einen schönen Kurs zum Einsatz von Confluence im Projektmanagement gibt es übrigens bei Udemy. In dem englischsprachigen Kurs „Confluence for Project Management“ beschreibt OLUROTIMI ADENIJI explizit die Nutzung aus der Perspektive eines Projektmanagers. Dabei geht es um

  • Stakeholder
  • Meeting Minutes
  • Projektplanung
  • RAID Log
  • Dokumentation
  • Release

Wenn Sie weitere externe Unterstützung für Confluence benötigen, finden Sie hier die Top Experten für Training und Beratung zu Jira und Confluence.

Übrigens:
Hier gibt es einen Überblick über weitere Tools von Atlassian.
Mit monday.com ist eine detailliertere Planung von Projekten möglich – mehr im Review zu monday.com.
Kostenlose Alternativen für die Projektplanung gibt es hier im Vergleich zwischen GanttProject und Agantty und mit Instagantt für Asana.

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