Der Stackfield Test – Sicherheit, Datenschutz und kleine Kosten

Sie suchen eine Task Management Software und agieren mit sensiblen Daten? In diesem Test zu Stackfield lesen Sie welche Vorteile dieses Tool hat. Worauf müssen Sie achten, wenn Sie es als Projektmanagement Lösung nutzen möchten.

Inhalt

Der Stackfield Test ist umfangreich – Sie brauchen etwas Zeit. Alternativ gibt es nach dem Inhalt die wichtigsten Punkte in einer kurzen Zusammenfassung.


In Kürze

  • Der Fokus liegt auf projektinterner und -übergreifender Kollaboration und solider Aufgabenverwaltung
  • Für Projektplanung in mittelfristigen Projekten ist eine Basis da
  • Das Projektcontrolling wird nicht gut abgedeckt.
  • Wer auf Datenschutz und Sicherheit setzt, ist mit dem Tool gut bedient und schnell DSGVO-Konform
  • Man hat die Wahl zwischen Cloud-Anwendung und Server Installation
  • Mit geringen Kosten bietet Stackfield eine günstige Software unter den Task Management Tools

Das Unternehmen

Die Stackfield GmbH ist ein deutsches Unternehmen, das 2012 in München gegründet wurde. Der Fokus bei Stackfield liegt auf einer umfassenden Lösung zur „Verbesserung der Produktivität und Zusammenarbeit„.

Das Angebot als Freemium Modell ermöglichte viele Einstellungsmöglichkeiten für den Nutzer bei geringen Kosten. Die Komplexität der Lösung hielt die Kunden nicht langfristig. Mit einer Änderung des Fokus auf Geschäftskunden wurde die Software deutlich vereinfacht. Stand heute bedient der Hersteller über 10.000 Kunden. In diesem Review wurde der 14-tägige Trial der Business Version geprüft.

Welche Features bietet Stackfield im Test?

Zu Beginn einer der wichtigsten Punkte: Mit Stackfield entscheidet man sich für eine Projektmanagement Software, die einen besonderen Wert auf Sicherheit und Datenschutz legt. Der Hersteller bietet einiges an Zusatzfeatures an, die man in Alternativprogrammen nicht finden wird.

Die Sidebar bei Stackfield
Die Sidebar bei Stackfield

Der Start im Test von Stackfield ist schnell gemacht. Nach Registrierung und zwei kurzen Hilfetexten kann man direkt loslegen. Die Software ist in Seitenleiste und Hauptbildschirm aufgeteilt. Im rechten Hauptbildschirm sieht man immer den Inhalt des jeweils ausgewählten Bereichs.

In der linken Seitenleiste befindet sich die Menüführung mit

  • dem Dashboard: „Meine Woche
  • einer Berichtsfunktione über alle Projekte: „Berichte
  • einer Chatfunktion: „Direkte Nachrichten
  • der Ordnerstruktur für Projekte: „Räume

Räume in Stackfield entsprechen dem, was man in anderen Tools als Projekte ansehen kann. Die Raumgruppe stellt eine übergeordnete Einheit dar. Damit kann diese verschiedene Anwendungsfälle darstellen:

  • Programm mit mehreren Projekten
  • Projekt mit untergeordneten Teilprojekten
  • Organisationseinheit im Unternehmen, z.B. das Marketing, mit eigenen Projekten

Innerhalb von Räumen kann man sich verschiedene Module freischalten. Diese reichen von der einfachen Kommunikation über Aufgaben bis zu einer Kalenderdarstellung.

Module in Stackfield Projekten
Module in Stackfield Projekten

Projektplanung in Stackfield

Dieses Tool zeigt im Test, dass es sich auf die Zusammenarbeit im Team fokussiert. Dennoch wird die Basis der Projektplanung nicht vernachlässigt.

Projektsteckbrief

Allgemeine Projektdaten können für einen „Raum“, bei Stackfield das Projekt, hinterlegt werden:

  • Projekttitel
  • Kurzbeschreibung
  • Deadline
  • Aufwand
  • Priorität
  • Projektverantwortlicher
  • Auswertung zu erledigten Aufgaben und erfassten Zeiten

Meilensteinplanung und Gantt Chart

Mit dem Hinterlegen der zeitlichen Information in Aufgaben kann die Darstellung einer Zeitleiste erstellt werden. Die Zeitleiste ist ein einfacher Balkenplan oder Gantt Chart. Hier können Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben abgebildet werden. Auch Meilensteine können gesetzt werden. Damit ist eine einfache Meilensteinplanung mit Stackfield möglich. Man erkennt schnell, wenn die Aufgaben nicht zeitnah erreicht werden und man die Timeline nicht halten wird.

Stackfield mit Testdaten für Projektplan und Gantt Chart
Stackfield mit Testdaten für Projektplan und Gantt Chart

Die Darstellung ist leider auf einen Zeitraum von vier Monaten begrenzt, so dass längere Projekte nicht übersichtlich angezeigt werden können. Über den Umweg der Raumgruppen und untergeordneten Räume kann man doch noch ein größeres Projekt darstellen.

Der Export in Projektstrukturplan oder Netzplan ist nicht vorgesehen. Wer also eine ausgefeilte Projektplanung in einem größeren Projekt vornehmen möchte, hat mit Stackfield nur begrenzte Möglichkeiten.

Aufgabenverwaltung/Task Management

Aufgaben können wie in jeder Task Management Software mit den wichtigsten Informationen versehen werden. Dazu gehören:

  • Aufgabentitel
  • Beschreibung
  • Timeline oder Deadline
  • Bearbeiter
  • Unteraufgaben bzw. Checkliste
  • Zeiterfassung und geplanter Aufwand
  • Aktivitätenlog
  • Dateianhänge
  • Label zur Gruppierung

Besonders attraktiv ist das Setzen von benutzerdefinierten Feldern. Im Beispiel rechts wurde das Feld „Story Points“ gesetzt, um eine zusätzliche Metrik für die Komplexität einer Aufgabe zu setzen. Benutzerdefinierte Felder können Pflichtfelder sein, in Zahlenformat, Buchstaben oder sogar Checklisten gesetzt werden.

Aufgabenbearbeitung und Informationen
Aufgabenbearbeitung und Informationen

Kommunikation und Zusammenarbeit mit Stackfield

Der Fokus auf die Produktivität und Zusammenarbeit ist einer der herausragenden unter verschiedenen Aufgabenverwaltungstools. Die Zusammenarbeit steht in Stackfield auf vielen verschiedenen Säulen:

  • Visualisierung von Aufgaben
  • Individuelles Dashboard für den Nutzer
  • Kommentarfunktion in Aufgaben und Aktivitätenprotkoll
  • Diskussionsportal auf Projektebene
  • Integrierte Chatfunktion mit Direktnachrichten
  • Integrierte Telefonie mit Screensharing und Gruppenanrufen
  • Rollen und Berechtigungen

Die Aufgabenvisualisierung

Aufgaben können in Form von einer einfachen Liste mit Filtermöglichkeit, einem Kanban Board, der Timeline und der Kalenderdarstellung angezeigt werden. Gerade das Kanban Board zeigt den aktuellen Zustand und vereinfacht die Zusammenarbeit durch die Transparenz im Projekt. Aufgaben können zwischen verschiedenen Zuständen (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt, etc.) verschoben werden.

Besonders gefällt im Test die Freigabefunktion in der Spalte „Zur Abnahme“. Der neue Bearbeiter kann eine Aufgabe ablehnen und zurücksenden.

Die Onboarding Aufgabenliste hilft im Stackfield Test
Die Onboarding Aufgabenliste hilft im Stackfield Test
Kanban Board in Stackfield
Kanban Board in Stackfield

Das individuelle Dashboard

Ein individuelles Dashboard zeigt dem Nutzer seine Aufgaben und Kennzahlen zu allen Aufgaben. Auch neueste Benachrichtigungen und die Übersicht über die Organisation sind einsehbar. Bemerkenswert ist auch hier, dass man als Nutzer Aufgaben annehmen, aber auch ablehnen kann. Stackfield ist eines der wenigen Tools, die damit Task Management etwas weitergedacht haben und die Grundlagen der Delegation berücksichtigen.

Dashboard in Stackfield
Dashboard in Stackfield mit der Möglichkeit Aufgaben abzulehnen

Kommentare und Aktivitätenprotokoll

Kommentare können zu Aufgaben gesetzt und dem Aktivitätenprotokoll eines Projekts ergänzt werden. Im Protokoll kann man alle Änderungen, wie abgeschlossene Aufgaben, eingetragene Zeiten und neue Aufgaben, nachverfolgen.

Das Diskussionsportal

Diskussionen im Raum bzw. Projekt
Diskussionen im Raum bzw. Projekt

Mit dem Diskussionsportal können themenbezogene Kommunikationen geführt werden. Angegliedert an ein Projekt, hat man hier eine zusätzliche Struktur, die einem Forum gleicht. Der Vorteil liegt darin, dass die Diskussion visuell bestehen bleibt und nicht nach Beenden einer Aufgabe im Nirvana verschwindet (wie bei Kommentaren).

Erweiterte Kommunikation über Chat und Telefonie

Mit einer integrierten Chatfunktion ist es möglich anderen Nutzern Direktnachrichten zu schreiben. Dieser Weg ermöglicht eine kurze Kommunikationskette im Projekt und der Organisation. Als Ergänzung gibt es noch die Telefonie mit Screensharing-Funktion. Gerade, wenn dezentral gearbeitet wird, machen sich diese Ergänzungen bezahlt und keine weiteren Tools sind notwendig.

Rollen und Berechtigungen

Mit einem Fokus auf Sicherheit wird in Stackfield auch Wert auf die Berechtigungstruktur gelegt. Individuelle Rollen können vergeben werden und Räume/Projekte können spezifische Freigaben erhalten.

Anforderungsmanagment

Es gibt kein integriertes Anforderungsmanagement.

Ressourcenplanung

Die Basis für die Planung von Ressourcen ist mit dem Zeitaufwand auf Aufgabenebene und in Projekten gegeben. Leider fehlt die weiterführende Verknüpfung mit den Arbeitszeiten von Mitarbeitern und Teams. Damit stellt Stackfield keine Grundlage für die Ressourcenplanung dar. Eine Ansicht über die Auslastung in Form von Aufgaben pro Mitarbeiter ist für die aktuelle Woche möglich.

Projektcontrolling

In der Übersicht eines Projektes, dem Projektsteckbrief, gibt es verschiedene Controlling-Mechanismen:

  • Darstellung der Status aller Projektaufgaben
  • Gebuchte Zeiten auf dem Projekt
  • Fortschritt hinsichtlich Zeit und Aufwand im Vergleich mit verfügbaren Werten

Leider geht das Projektcontrolling nicht weiter und Stackfield stößt hier schnell an die Grenzen. Umfassende Analysen, die neben dem Fortschritt bei Leistung und Zeit auch die Kosten beinhalten sind nicht möglich.

Dokumentenmanagement

An Projekte und Aufgaben können Dateien angehängt werden. Mit Kommentar- und Vorschaufunktion für Office-Dokumente sind einfache Mittel implementiert. Hervorzuheben ist die Kollaboration im eigenen Dokumentationstool. In den „Seiten“ von Stackfield kann das Team gleichzeitig am Dokument arbeiten – ähnlich Google Docs. So können zum Beispiel technische Dokumentationen oder neue Ideen für das Projekt parallel bearbeitet werden.

Kollaboratives Arbeiten in Dokumenten
Kollaboratives Arbeiten in Dokumenten

Ein solides Dokumentenmanagement mit Versionierung, Freigabe und ggf. elektronischen Unterschriften ist in Stackfield nicht implementiert.

Multiprojektmanagement

Mit den Features Portfolio und projektübergreifender Darstellung von Aufgaben in Berichten lassen sich mehrere Projekte gleichzeitig managen.

Stackfield Projektportfolio Liste
Stackfield Projektportfolio Liste
Das Projektportfolio zeigt die Übersicht der Aufgaben im Stackfield Test
Das Projektportfolio zeigt die Übersicht der Aufgaben im Stackfield Test

Wie schneidet Stackfield in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Produktivität und Zusammenarbeit sind die Stichworte vom Hersteller. Genau das liefert Stackfield, wenn man sich die grundlegenden Features ansieht. Mit dem Fokus auf Aufgabenverwaltung und der Kollaboration hat man eine gute Task Management Software für das Team. Projektplanung und allgemeine Projektmanagement Techniken wie Controlling, Ressourcenplanung und Teamplanung bleiben etwas auf der Strecke.

Zur Ergänzung des Programms gibt es noch verschiedene Möglichkeiten:

  • App Integration
    Aktuell gibt es nur 6 externe Integrationen
  • Desktop App (Windows/Mac)
  • Mobile App (Android/iOS)
  • API-Zugriff für externe Bearbeitung
Externe Integrationen
Externe Integrationen

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Wer mit Stackfield als Nutzer startet wird sich schnell zurechtfinden. Die Bedienoberfläche ist eindeutig und nach ein paar Stunden Benutzung weiß man was man wo findet. Natürlich wird die Implementierung etwas Zeit in Anspruch nehmen, wenn man die Software für das gesamte Unternehmen nutzen möchte. Genau dafür ist das Tool aber auch gedacht.

Mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten eines Themes oder mit eigenem Logo lässt sich das Aussehen noch an eigene Wünsche anpassen.

Die Stackfield App

Die Stackfield App bietet die Möglichkeit auch von unterwegs in den Projekten mitzuarbeiten. Dabei werden die Funktionen etwas verringert, so dass man im Projekt Aufgaben beantworten und kommunizieren, aber z.B. keine Gantt Charts einsehen kann. Verschiedene Anwendungsfälle sind besonders hervorzuheben, da sie die Arbeit deutlich erleichtern:

  • Zeiterfassung mit der Stackfield App
    Gerade bei Kundenbesuchen ohne Internet bietet die App die Möglichkeit, direkt die Zeiten zu erfassen. Die Alternative wäre das Buchen von Zeiten am Abend nach der Rückkehr oder am nächsten Morgen im Büro.
  • Kalenderdarstellung mit Terminen
    Mit der Kalenderansicht kann man alle Termine in der Stackfield App einsehen. Selbst ohne Synchronisation mit dem eigenen Kalender behält man die beruflichen Termine im Überblick.
  • Standard Projektkommunikation
    Die kurze Direktnachricht während der Mittagspause oder die Aufgabendiskussion auf der Zugfahrt – mit der App bleibt man erreichbar auch wenn das Laptop ausgeschaltet ist.

Insgesamt reiht sich die Stackfield App damit in die standesgemäße Unterstützung von Cloud Software ein.

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Sicherheit und Datenschutz sind ein Vorzeige-Aspekt von Stackfield. Wie die Software gesichert ist beschreibt der Hersteller im Detail hier. Als kurzer Auszug die wichtigsten Punkte:

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Ende-zu-Ende Verschlüsselung mit einer Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen
  • SSL-Verschlüsselung
  • Serverstandort in Deutschland mit Backupservern an verschiedenen Standorten – DSGVO-Konform
  • ISO 27001 – Zertifizierte Datenzentren

Zusätzliche Mechanismen stellen einen weiteren einstellbaren Schutz dar. So kann man für jeden Nutzer ein Zugriffsprotokoll einsehen. Der Zugriff kann nur für explizite IP-Adressen freigeschaltet werden. Selbst bei Benachrichtigungen in der mobilen App oder Email kann man den Inhalt ausschalten, um kein Datenleck zu erhalten.

Als zusätzliches Feature für DSGVO-Konformität kann der Nutzer seine persönlichen Daten zu jedem Zeitpunkt extrahieren.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Stackfield

Wichtig zu wissen:
Neben der Cloud Anwendung (SaaS) kann man sich auch für die Installation auf dem Server entscheiden.

Die Cloud-Lösung läuft generell flüssig aber manchmal muss man etwas warten und erhält Meldungen zur „Datenverschlüsselung“. Dies passierte aber nur bei Rechenintensiven Aufgaben, wie dem Löschen eines gesamten Projekts.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Mit einer Online-Hilfe bekommt der Nutzer grundlegende Informationen an die Hand. Schön ist, dass der Hersteller zusätzlich eine ganze Bandbreite von Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung stellt.

  • Live Chat
  • Mail
  • Telefon
  • Helpdesk mit Ticketing

Support über Service Level Agreement
Mit einem individuellen Service Level Agreement kann man Servicezeiten und Reaktionszeiten aufsetzen.

Kosten bei der Nutzung von Stackfield

Die Kosten von Stackfield beim Test sind vergleichsweise gering. Es gibt drei verschiedene Zahlpläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Die Stackfield Kosten sind dabei in bestimmte Nutzergruppen von 5 bis 80 Nutzern gestaffelt – natürlich kann man auch mit mehr als 80 Nutzern dieses Tool nutzen.

Kosten bei Stackfield
Kosten bei Stackfield *

(Stand September 2020, Kosten ohne Gewähr)

Übrigens
Eine Übersicht über die Kosten bei Projektmanagement-Software verschiedener Anbieter gibt es hier.

Business

Die günstigste Variante ermöglicht die Arbeit mit einer soliden Task Management Software. Mit integriert sind die grundlegenden Features:

  • Features
    • Aufgaben
    • Meilensteinplan mit Gantt
    • Kanban-Visualisierung
    • Chat und Telefonie.
    • Zeiterfassung
  • Komfort
    • Zusatzapps (Mobil und Desktop)

Stackfield Kosten: 29€ /5 Nutzer/Monat

Premium

Die Vorteile der Premium-Variante liegen in der zusätzlichen Anzeige und Nutzung von

  • Features
    • Portfolioübersicht
    • Gruppenanrufen
    • Unbegrenzter Anzahl externer Mitarbeiter/Kunden
  • Individualität
    • Individualisierung durch eigenes Theme
  • Sicherheit
    • IP-Whitelist
    • 2FA-Pflicht
    • schwere Passwortrichtlinien

Stackfield Kosten: 39€ /5 Nutzer/Monat

Enterprise

Mit der Enterprise-Variante handelt man einen eigenen Vertrag aus. Man erhält damit noch eine unbegrenzte Zahl an Organisationen im Tool. Weitere zusätzliche Funktionen sind:

  • Komfort
    • Single Sign-on
    • Globale Exportmöglichkeiten
  • Individualität
    • Provisionierung über API
    • Eigene Module
    • Nutzerprofile
    • Eigene Mailtexte für Einladungen
  • Sicherheit
    • Compliancebestätigung durch Nutzer

Stackfield Kosten: Auf Anfrage

Kosten von Stackfield im Vergleich


Stackfield1 (bis 5) Nutzer25 (bis 40) Nutzer75 (bis 80) Nutzer
Business348€2.028€3.840€
Premium468€2.988€5.760€
Enterpriseauf Anfrageauf Anfrageauf Anfrage
Kosten bei Projektmanagement-Software Stackfield pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand September 2020)

Sonstige Bewertungskriterien

  • Die Sprache kann auf Englisch und Deutsch gestellt werden.
  • Business und Premium können zum Test für 14 Tage kostenlos genutzt werden.
  • Non-Profit-Organisationen erhalten besondere Konditionen
  • Jeder Nutzer kann sich einen Export der personenbezogenen Daten extrahieren

Fazit zu Stackfield als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Mit Datenschutz und Sicherheitsfeatures setzt Stackfield die Grundlage für DSGVO-Konformität und sich im Test gegenüber Konkurrenten durch.

Kommunikation im Projekt ist wichtig – hier unterstützen Telefonie mit Screensharing, Chatfunktion, Diskussionsforen und Benachrichtigungen.

Die Kosten bei Stackfield sind konkurrenzfähig und einige Alternativen sind deutlich teurer.

Aufgabenverwaltung wird weitergedacht mit Annahme und Ablehnen von delegierten Aufgaben sowie der Freigabefunktion im Workflow.

Der direkte Support per Chat oder Telefon ist auch in der günstigsten Variante verfügbar.

Die Nachteile

Einfache Projektplanung ist gewährleistet, aber komplexe Projekte können nur schwer abgedeckt werden.

Grundlegende Elemente wie Teamplanung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling sind nur Ansatzweise implementiert. Hier muss der Projektmanager auf externe Tools zurückgreifen.

Externe Integrationen sind begrenzt. Das liegt auch an der Sicherheit, aber kann einschränken.

Es gibt keine genaue Abrechnung nach Nutzerzahl. Mit 41 Nutzern muss man den Preis für das 60 Nutzer Paket zahlen.

Für wen lohnt sich Stackfield?

Ausgehend von den Funktionen hat Stackfield besonderen Wert in den Bereichen Kommunikation und Aufgabenverwaltung. Der Einsatz als Kommunikationstool reicht an bewährte Lösungen wie Slack, Microsoft Teams oder Whatsapp heran. Nimmt man das Task Management dazu, übertrifft Stackfield diese Anwendungen. Der Vorteil liegt dann in der Lösung mit nur einem System.

Ausgehend vom funktionalen Task Management liegt Stackfield gleichauf mit Trello, aber erweitert die Lösung mit den umfassenden Kommunikationstools.

Das Markenzeichen von Stackfield sind die Sicherheit gepaart mit besonderem Augenmerk auf Datenschutz. Dies macht das Tool als sichere Variante zu anderen Projektmanagement Lösungen wie Basecamp nochmals besonders interessant. Wer mit Kundendaten oder anderweitig sensiblen Daten zu tun hat, braucht eine sichere Cloud Lösung. Dies trifft die gesamte Dienstleistungsbranche mit Agenturen, Beratungen, Anwälten oder Ingenieurbüros. Aber auch größere Institutionen im Bankensektor oder im Bereich Forschung mit hohem Schutzbedürfnis für Patente sind eine mögliche Zielgruppe, die viel Wert auf besondere Sicherheit legen dürften.

Der Einsatz als umfassendes Projektmanagement Tool wird allerdings durch Probleme in den Bereichen Ressourcenplanung und Projektcontrolling deutlich behindert. Dies betrifft auch die Projektplanung, die für mittelfristige Projekte reicht, aber bei Großprojekten nicht alles bieten kann.

Die Größe des Unternehmens spielt aus unserer Ansicht eine untergeordnete Rolle bei der Wahl von Stackfield. Die Software ist auch auf große Unternehmen ausgelegt. Wer zudem besonderen Fokus auf Sicherheit legen muss, dem bleiben nicht viele der „üblichen“ Cloud Lösungen übrig. Selbst der Einsatz im Konzern dürfte mit der gegebenen Struktur der Software machbar sein.


Stackfield Alternativen

Datenschutz ist der Fokus für Sie? Neben Stackfield gibt es noch verschiedene Alternativen, die auch DSGVO-Konformität bieten und Wert auf Sicherheit legen. Hier finden Sie 3 Beispiele inklusive Review:

Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden.

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