monday.com – Eine clevere Lösung im Projektmanagement

Monday.com kann extrem viel. Ob Du Dich für oder gegen diese Software entscheiden solltest, erfährst Du am Ende des Artikels. Es macht Sinn dahin zu lesen – alternativ gibt es das Wichtigste in Kürze direkt nach dem Inhalt.

Inhalt

In diesem Artikel findest Du verschiedene Fragestellungen rund um monday.com, die Dir einen gute Übersicht über Funktionalität sowie Vorteile und Nachteile bieten werden. Dabei geht es vor allem um folgende Themen:


Das Wichtigste in Kürze

  • monday.com liefert mehr als eine Task Management Software. Neben Projektmanagement ist auch das Abbilden von Geschäftsprozessen gut möglich.
  • Erweiterungen mit externen Dienstleistern (GMail etc.) sind möglich.
  • Es gibt keine kostenfreie Version. Die Kosten werden pro 5 Nutzer berechnet. Eine Version für Einzelpersonen gibt es nicht.
  • Die Basisversion liefert Grundlagen im Task Management. Wer mehr bezahlt kann Projektplanung mit Zeitleiste, Ressourcenforecast und mehr nutzen.
  • Die zusätzliche App hat einen ähnliche Struktur wie die Browseranwendung ermöglicht mobiles Arbeiten.
  • Laut eigener Aussage ist die Software DSGVO konform.

monday.com als Ausgründung aus Wix.com

Die Projektmanagement-Software monday.com wurde 2012 vom damaligen Unternehmen Dapulse gegründet. Das israelische Unternehmen ist eine Ausgründung aus Wix.com, die cloud basierte Erstellung von Webseiten anbieten. monday.com ist mittlerweile eine international genutzte cloud basierte Software.

Welche Features bietet monday.com?

Grundsätzlich ist es möglich verschiedene Boards aufzusetzen. Man kann ein Board als ein Projekt oder Teilprojekt verstehen und innerhalb des Boards arbeiten sowie mit dem Team kollaborieren.

Dabei wird zwischen Gruppen und Listen unterschieden. Gruppen sind übergreifend und werden für die Auswertung genutzt (“Zu Erledigen” und “Fertig” in der Standard Ansicht).

Auf dem Kanban Board gibt es Listen wie “ToDo”, Done” “InWork”. Mit einer Automatisierungsregel kann man die Listen im Board und die Gruppen gut miteinander verbinden.

Bei monday.com gibt es Gruppen als übergeordnete Ebene. Hier im Beispiel "Zu erledigen" und Fertig".
Bei monday.com gibt es Gruppen als übergeordnete Ebene. Hier im Beispiel „Zu erledigen“ und Fertig“.
Listen werden auf dem Kanban-Board angezeigt: “ToDo”, Done”, “InWork”
Listen werden auf dem Kanban-Board angezeigt: “ToDo”, Done”, “InWork”

Projektplanung in monday.com

Wer die Basics der Projektplanung nutzen möchte, kann dies mit monday.com bis zu einem gewissen Grad tun. Die Planung von Projekten ist mit monday.com gut durchzuführen.

Kernstück von monday.com ist wie in vielen Software Lösungen die Aufgabenverwaltung. Auf einem Board lassen sich Aufgaben anlegen, die mit einer Menge an Informationen hinterlegt werden können:

  • Status
  • Priorität
  • Bearbeiter
  • Kommentare
  • Dateien
  • Deadline
  • Zeitrahmen
  • Arbeitszeit
  • etc.
Die verschiedenen Spalten zu einer Aufgabe bei monday.com
Die verschiedenen Spalten zu einer Aufgabe bei monday.com im Spalten-Center. Wer weiter scrollt sieht noch mehr Möglichkeiten.

Die Verwaltung allgemeiner Projektdaten ist durch das Hinzufügen von Boardbeschreibungen begrenzt möglich. Das vorgesehene Feld ist nur für kurze Texte gedacht, nicht aber für einen umfangreichen Projektsteckbrief. Dennoch können hier die Kerninformationen für neue Teammitglieder hinterlegt werden.

Die Grundlage der Projektplanung, die Aufwandsabschätzung, kann so über die Aufgaben abgebildet werden. Das Aufsetzen eines Meilensteinplans wäre klassisch gesehen der nächste Schritt.

Die Zeitleiste bei monday.com vermittelt einen Überblick über den zeitlichen Ablauf im Projekt.
Die Zeitleiste bei monday.com vermittelt einen Überblick über den zeitlichen Ablauf im Projekt.

Es gibt zwar kein separates Tool für einen Meilensteinplan, aber die aktuelle Ausstattung kann ausreichen. So kann ein Meilensteinplan durch die Darstellung von Aufgaben auf einer Zeitleiste in Verbindung mit Deadlines gut aufgebaut werden.

Die Zeitleiste ist eine alternative Visualisierung und stellt die Aufgaben in Form eines Gantt Charts dar. Dies hilft deutlich, die Übersicht im Projekt und zu den Deadlines beizubehalten.

Aber:
Sehr klassische Projektmanagementmethoden werden von monday.com (noch) nicht unterstützt. Wer zum Beispiel auf einen Projektstrukturplan oder Netzplan zugreifen möchte, muss auf andere Anbieter ausweichen. InLoox ist eine gute Alternative für den Meilensteinplan.

Kommunikation und Zusammenarbeit mit monday.com

Im Bereich der Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern kann monday.com glänzen. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten miteinander in Kontakt zu treten und der aktuelle Status im Projekt ist für das gesamte Team durch viele Visualisierungen eines Projekt Boards sehr übersichtlich einzusehen.

Verschiedene Darstellungen Visualisierungen der Aufgaben
Gerade die Darstellung der Board sind außergewöhnlich bei monday.com. Während ein normales Task Management Tool neben Aufgabenliste und Kanban Board meist nicht mehr bieten kann, gibt es bei monday.com folgende Möglichkeiten:

  • Die einfache Aufgaben Liste
  • Das Kanban Board
  • Darstellung als Zeitleiste
  • Der Kalender
  • Diagramm zur Auswertung
  • Eine Weltkartenfunktion
  • Und zusätzliche Erweiterungen für eine gute Zusammenarbeit (z.B. Whiteboard)
Eine Aufgabenbeschreibung gibt es nicht. Dafür kann man Informationen an die Aufgabe heften. Diese erscheinen in der Seitenleiste.
Eine Aufgabenbeschreibung gibt es nicht. Dafür kann man Informationen an die Aufgabe heften. Diese erscheinen in der Seitenleiste.
monday.com bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Visualiisierungen im Ansichten-Center
monday.com bietet eine Vielzahl an unterschiedlichen Visualiisierungen im Ansichten-Center

Die Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
Wenn man in monday.com die Aufgabenebene im Kanban Board ansieht, so ist diese etwas gewöhnungsbedürftig für jemanden, der aus der Welt der üblichen Task Management Tools kommt. Normalerweise können Aufgaben geöffnet werden und man sieht alle Informationen auf einen Blick. Bei monday.com gibt es diese Ansicht zunächst nicht. Dafür kann man sich verschiedene Spalten anzeigen lassen und Kommentare, Informationen oder Aktivitätsprotokolle sind in einer Seitenleiste zu finden. Das muss man wissen, und dann ist es auch gut – allerdings nicht gewöhnlich.

Das Dashboard
Neben der Board Ansicht kann sich jeder Nutzer ein individuelles Dashboard einrichten. Individuell heißt bei monday.com, dass man sich Widgets auf das Dashboard ziehen kann. Die Widgets reichen von einer Zeitleiste über den Fortschritt im Projekt bis zu der Darstelung bon Diagrammen verschiedenster Art.

Filterfunktion
In monday.com gibt es in der Aufgabenliste die Möglichkeit die Aufgaben so zu filtern, dass nur noch die wichtigsten Aufgaben zu sehen sind. Damit ist die Bearbeitung von größeren Projekten möglich.

Rollen und Berechtigungen
Als Administrator kann man zwischen Teammitglied und Administrator unterscheiden. Damit gibt es verschiedene Berechtigungen. Zudem können Eigentümer von Boards eingestellt werden. Wer eine sehr umfangreiche Matrix von Nutzerrechten bearbeiten möchte, muss zum Enterprise-Modell greifen.

Die Filterfunktion bei monday.com
Die Filterfunktion bei monday.com

Allgemeine Team-Kommunikation
Wer auf Basis von Aufgaben neue Informationen hat, kann diese über Kommentare oder Info-Texte an die Aufgabe heften. Zudem gibt es die Möglichkeit per Zoom-Integration (Videotelefonie) direkt an die jeweiligen Mitglieder im Team heranzutreten. Mit der Automatisierungsfunktion ist auch ein Versand von Emails und Notifikationen möglich, z.B. sobald eine Aufgabe gelöst wurde oder kommentiert wurde. hier gibt es vielfältige und sehr individuelle Möglichkeiten.

Anforderungsmanagment

Ein extra Anforderungsmanagement ist in monday.com nicht integriert. Jedoch kann man sich mit dem Umfang der integrierten Funktionen ein einfaches Management aufbauen. Dazu können z.B. die Automatisierung in Verbindung mit einem neuen Board und gewissen Regeln zur Benachrichtigung beitragen.

Ressourcenplanung

Gut zu wissen, monday.com hat ein eigenes Widget zur Ressourcenplanung integriert. Hier kann man pro Mitarbeiter sehen, für welche Zeit dieser eingeplant ist und wie viele Aufgaben pro Tag/Woche zu erledigen sind. Auch hier gilt: Nur wer fleißig die Aufgaben und Werte pflegt, kann mit dieser Übersicht auch etwas anfangen.

Projektcontrolling

Auf Aufgabenbasis kann man eine Timetracking Funktion hinzufügen. Damit ist es möglich den Aufwand pro Aufgabe und im gesamten Projekt über das Diagramm anzusehen.

Mit der Zeiterfassung kann man die Arbeitszeit pro Aufgabe festhalten.
Mit der Zeiterfassung kann man die Arbeitszeit pro Aufgabe festhalten.

Dokumentenmanagement

Dokumente und Dateien können in monday.com an Aufgaben angehängt werden. Zudem kann man die zusätzliche Ansicht “Dateien” auf Boardebene öffnen und sieht alle Dateien in einem Board.

Multiprojektmanagement

Es gibt keinen extra Bereich für das Management aller Projekte. Es gibt die Möglichkeit ein separates Board und über die Zeitleiste eine Art Projektportfolio aufzusetzen. Dabei muss man die Projektdaten händisch einpflegen und kann nicht auf die Daten der verschiedenen Projektboards zugreifen. Dennoch ist diese Lösung für viele Unternehmen ausreichend.

Wie schneidet monday.com in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Den Status einer einfachen Task Management Software hat monday.com hinter sich gebracht. Aktuell bringt die Software einen guten Umfang an Features mit sich, um im Bereich Projektmanagement eine Grundlage der Planung und Zusammenarbeit zu bilden.

Schön ist dabei auch, dass monday.com viele Templates anbietet, was die Kreativität und Möglichkeiten der Nutzung deutlich macht. Es sind z.B. Vorlagen normaler Projektpläne, von Bewerbungsprozessen sowie dem Managment von Leads im Sales Bereich dabei.

Schwer werden dürfte das Management allenfalls bei Großprojekten, die eine durchdachte Struktur mit Netzplan benötigen.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Gerade der Start mit monday.com soll durch viele Hilfen und Tutorials erleichtert werden. Direkt nach der Anmeldung erstellt man in Tutorial-Form ein erstes Projekt und bekommt Vorschläge für verschiedene Videos, die den Einstieg leichter machen.

Die gesamter Oberfläche ist nutzerfreundlich gestaltet und fast alle Funktionen sind selbstverständlich. Einzig verwirrend war im Test die Zugehörigkeit von Aufgaben und zusätzlichen Informationen zu diesen. Anders als üblich, sind die Informationen nicht in einer Aufgabenübersicht konzentriert, sondern zwischen zusätzlichen Spalten in der Listenansicht und einer Seitenleiste aufgeteilt. An diese Art der Darstellung muss man sich gewöhnen.

Trotz der einfachen Bedienung, ist es beim Neueinstieg nicht schnell wie bei einer simplen Task Management Software. Da monday.com einen ordentlichen Funktionsumfang aufweist, muss man das ein oder andere Mal schon in der Hilfe nachschlagen, um sich zurechtzufinden. Dennoch kann man den Einstieg als unkompliziert ansehen und ist nach ein paar Tagen Nutzung bereits produktiv dabei.

Die monday.com App

Mit einer App kann man die Browserversion für das Arbeiten unterwegs noch erweitern.

Die Hauptansicht stellt die Ansicht aller Boards in einer Liste dar. Einzelne Boards können in der einfachen Listenansicht gesehen und bearbeitet werden.

Leider kann das sehr unübersichtlich werden, da die Informationen in vielen Spalten hinterlegt sind und man diese durch das kleinere Display nicht in der Gesamtheit überblicken kann. Alternativ ist die Übersicht in Zeitleiste und Kanban auch möglich.

Die weitere Menüführung erfolgt über ein “Burger-Menü” und eine Seitenleiste links. So sind Benachrichtigungen, Posteingang, Suche und die eigenen Aufgaben in der Woche einzusehen. Mit der App können somit große Teile der Browserversion abgedeckt werden.

monday.com App - Das Menü
monday.com App – Das Menü
monday.com App – Die Wochenübersicht
monday.com App - Die Boardübersicht
monday.com App – Die Boardübersicht
monday.com App - Die Aufgaben
monday.com App – Die Aufgaben

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Der Bereich Security und Datenschutz ist bei monday.com als cloudbasierte Softwarelösung ein wichtiges Standbein. Das Sicherheitsmodell und die Sicherheitskontrollen basieren auf internationalen Protokollen und Standards sowie branchenüblichen Best Practices wie:

  • ISO / IEC 27001, dem Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme (ISMS)
  • ISO / IEC 27018, Sicherheitstechniken – Verhaltenskodex zum Schutz von Personen identifizierbare Informationen
Datenschutz und Sicherheit bei monday.com
Datenschutz und Sicherheit bei monday.com

Zusätzlich wird monday.com der Bewertung in Form eines SOC 2-Audits unterzogen. Mehr Informationen zum Thema gibt es direkt bei auf der Internetseite von des Anbieters.

Erfreulich für europäische Unternehmen dürfte das Thema DSGVO Konformität sein. Hier stellt der Software Anbieter ausführlich dar, warum die Software problemlos genutzt werden kann.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software

Wichtig zu wissen:
monday.com gibt es nicht als selbstgehostete Serverinstallation sondern nur als Cloud Version (SaaS).

Performance Schwierigkeiten sind während der Nutzung zwar nicht aufgetreten, aber man liest in verschiedenen Reviews hin und wieder von Problemen. Aber das Team um die Software ist gut dabei und löst die Probleme durch regelmäßige Updates. Ein Beispiel ist ein Performance Problem, dass hier beschrieben wird.

Der aktuelle Status der Verfügbarkeit ist hier dargestellt und liegt bei über 99,9% auf allen Systemen. Das sind gute Werte, die allerdings außerhalb des Enterprise Modells nicht garantiert werden.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Die Unterstützung von monday.com ist sehr umfangreich, wenn es zu Problemen mit der Software kommt. Es gibt ausgesprochen viele Inhalte, um eine schnelle Unterstützung durch Online-Hilfen und Videos zu bieten.

Wenn das nicht funktioniert, kann man recht unkompliziert eine Kontaktanfrage stellen und diese wird auch recht schnell beantwortet. Zudem kann man als Nutzer der Plattform auch die Geschwindigkeit der Antwort selbst einstellen und die Priorität erhöhen. Ein telefonischer Kontakt ist zunächst nicht vorgesehen.

Mit dem Enterprise Modell erhält man auch einen Servicevertrag, der eine Verfügbarkeit von 99,9% garantiert. Dazu gehört dann auch ein Direktkontakt, für Supportfälle.

Online Hilfen und die Support-Anfrage bei monday.com
Der Support aus der Anwendung heraus
Der Support aus der Anwendung heraus

Übrigens
Im Test der Anwendung sind allein drei verschiedene Support-Formulare gefunden worden. Dies verwirrt zwar, zeigt aber den Stellenwert des Themas bei monday.com.

Kosten bei der Nutzung von monday.com

monday.com gibt es in vier verschiedenen Kostenmodellen, die sich im Umfang unterscheiden. Eine kostenlose Version gibt es nicht. Die Kosten werden pro 5 Nutzer berechnet und können pro Monat oder pro Jahr bezahlt werden. Eine Kauf mit 2 Nutzern bedeutet, dass man den Preis für 5 Nutzer zahlen muss. Damit ist monday.com vom Preisniveau nicht die günstigste Software.

Kosten bei monday.com
Die Kosten bei monday.com

monday.com im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.

Basic

Die Basisversion beinhaltet den Kernumfang der Software, der eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Die Ausstattung gleicht einer normalen Task Management Software. Man kann unbegrenzt Boards in Listenansicht und Kanban-Visualisierung nutzen. Mit der mobilen App kann man ganz normal arbeiten. Der Support ist wie für alle Modelle per Kontaktanfrage erreichbar.

Begrenzt sind der Datenspeicher auf 5 GB und das Aktivitätenprotokoll auf 1 Woche. Weiterhin kann man auf dem Dashboard nur die Daten von einem Board anzeigen lassen, so dass übergreifende Auswertungen nicht möglich sind.

Standard

Mit der Erhöhung auf Standard erhält man schon eine deutlich umfangreichere Software. Die zeitliche Planung von Projekten wird nun mit Kalender und Zeitleiste verbessert. Die Automatisierungsfunktion und Integration von externen Diensten (z.B. Gmail) machen eine deutliche individuelle Anpassung der Software möglich und erleichtern die Arbeit im Projekt.

Weitere Erweiterungen:

  • 50 GB als Dateiablage und unbegrenztes Aktivitätenprotokoll
  • Automatisierung und Integration externer Dienstleister begrenzt auf je 250 Aktionen/Monat

Pro

Die Pro Variante umfasst fast das gesamte Portfolio von monday.com. Interessant dürften hier vor allem die zusätzlichen Punkte wie Zeiterfassung und Diagramme zur Auswertung sein. Das Dashboard kann nun die Informationen von 10 Projekten beinhalten.

  • Dateiablage unbegrenzt nutzbar
  • Automatisierung und Integration externer Dienstleister begrenzt auf je 25.000 Aktionen/Monat
  • Boards sind unbegrenzt mit Gästen teilbar

Enterprise

Das Enterprise Modell gibt einem wenig funktionelle Erweiterungen in der Nutzung der Software. Wichtig ist die verbesserte Kontrolle von Daten und Zugriffen auf die Software. So gibt es ein Audit Protokoll und eine Session-Übersicht für die Administratoren. Auch kann man über das Servicekonto schneller Support erhalten und hat eine garantierte Verfügbarkeit von 99,9%.

Kosten Vergleich


Monday.com1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Basic468€2.388€7.164€
Standard588€2.988€8964€
Pro948€4.788€14.364€
Kosten bei Projektmanagement-Software Monday.com pro Jahr - Achtung Minimum sind 5 Nutzer - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Profi-Tipp
Es gibt Vergünstigungen für non-profit Organisationen und Studenten. Dazu muss man ein Formular ausfüllen und mit monday.com in Kontakt treten.

Sonstige Bewertungskriterien

  • Die Sprache kann auf 9 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht. Im Test fiel allerdings auf, dass nicht alles übersetzt wurde. So sind die Online-Hilfen teilweise nur auf englisch vorhanden.
  • Es gibt zwar keinen kostenfreien Tarif, aber man kann zum Test für 14 Tage die Pro-Version nutzen. Dies entspricht unserer Test Version und hilft einem den Überblick über die Software zu erhalten und die Entscheidung zu treffen.

Fazit zu monday.com als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Die Projektplanung ist gut mit Zeitleiste und Kalenderfunktion durchzuführen.

Die Software kann vielfältig genutzt werden, nicht nur für Projektplanung und Kommunikation. Viele Templates zeigen, dass die Nutzung in allen Geschäftsbereichen möglich ist.

Projektcontrolling ist in den teuren Versionen über die Zeiterfassung und die Ressourcenübersicht möglich

DSGVO-Konformität wird gerade europäische Unternehmen freuen. Auch sonst achtet monday.com auf die Sicherheit.

Automatisierungen und Regeln sind sehr einfach integrierbar. Selbst externe Dienste können integriert werden (z.B. Gmail)

Die Nachteile

Nicht für den Einstieg: Es gibt keine kostenlose Version und der Einstiegspreis für Basic liegt zum Testzeitpunkt bei ca. 58€/Monat (man muss mindestens 5 Nutzer wählen).

Der Umfang macht die Software etwas unübersichtlich – zumindest in der Pro-Version. Nach Einrichtung kann man sich aber dran gewöhnen.

Die Übersicht für einzelne Aufgaben komplett zu erfassen ist nicht immer einfach. Hier wäre eine Gesamtdarstellung als zusätzliche Ansicht wünschenswert.

Übersetzungen sind unvollständig und gemischt. Manche Texte wie die Hilfe ist nur auf englisch verfügbar.

Für wen lohnt sich monday.com?

Es gibt keine kostenlose Version und der Einstieg in Basic beginnt erst mit dem Paket für 5 Nutzer. Damit ist die Software nur bedingt für Privatnutzer, Selbstständige oder Freelancer geeignet. Hier wäre eine günstigere Einstiegsmöglichkeit wünschenswert.

Die Basic-Version stellt eine einfache Version einer Task Management Software dar, kann aber auch individuell angebasst werden. Zielgruppe dürften hier kleinere Agenturen sein, die ein erstes Tool für die Zusammenarbeit in Projekten suchen.

monday.com stellt ab der Standard-Version eine umfangreiche Lösung dar, die für viele Projekte geeignet sein kann. Damit ist der Hauptfokus deutlich auf das Feld von mittleren bis größeren Unternehmen gesetzt. Dies zeigen auch die Funktionen und Templates, die eine deutliche Erleichterung für die tägliche Arbeit in alltäglichen Geschäftsprozessen mit sich bringen. Für große Unternehmen kann monday.com eine umfassende Gesamtlösung darstellen.

Gerade die Funktionen Zeitleiste und Ressourcenübersicht ermöglichen für das klassische Projektmanagement eine gute Übersicht. Damit kann monday.com selbst hier einen Fuß in die Tür setzen.

Übrigens:
Vergleichbare Alternativen für die Basic Version ist durch Meistertask gegeben.
Wer einen Vergleich für die Pro-Version sucht, kann auf Asana zurückgreifen.
Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden.