InLoox ohne Outlook nutzen? Im Review

InLoox, eine Wortschöpfung aus “integriert” in “Outlook”. Mit der Integration in Outlook ist es ein machtvolles Tool im Projektmanagement. Aber bietet InLoox in der ausschließlichen Nutzung als Webvariante eine Alternative zu aktuellen Konkurrenten? Das lesen Sie in diesem Review.

Inhalt

Diese Review stellt verschiedene Fragestellungen rund um InLoox dar, um Ihnen einen gute Übersicht über Funktionalität sowie Vorteile und Nachteile zu bieten. Dabei geht es vor allem um folgende Themen:


Das Wichtigste in Kürze:

  • InLoox macht einen guten Eindruck im Bereich Projektplanung
  • Es gibt einen starken Fokus auf die klassischen Projektmanagement Methoden.
  • Agiles Projektmanagement wird nur durch ein Kanban Board unterstützt
  • Die Kosten sind hoch, dafür gibt es eine umfangreiche Software und keine Begrenzungen
  • Datenschutz ist wichtig bei InLoox – die Cloud Server stehen in Deutschland
  • Bei Cloud-Nutzung und Enterprise Version gibt es eine unterstützende mobile App
  • Die Integration in Outlook ermöglicht die unkomplizierte Nutzung.
  • Auch die eigenständige Webanwendung ist mehr als einen Blick wert.

Das Unternehmen um InLoox

Die InLoox Projektmanagement-Software ist das Flaggschiff der gleichnamigen Firma aus München. 1999 gegründet entwickelt InLoox hauptsächlich in Microsoft integrierte Unternehmensanwendungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Aktuell gibt es alleine 60.000 Anwender und eine Verbreitung bis in ein Fünftel der DAX 30 Unternehmen.

Wichtig
Hier im Review wurde die InLoox now! Version als Browserversion getestet. Die Verknüpfung von Outlook wurde nicht geprüft. InLoox now! ist eine Cloud-Variante, die als Browseranwendung verfügbar ist. InLoox PM ist die Alternative für eine On-Premise Installation.

Welche Features bietet InLoox?

Beim Test der Software wird schnell deutlich, dass man zwei Fokusgruppen bedienen möchte. Es gibt den Bereich für den Projektmitarbeiter, der seine eigenen Aufgaben überblicken will und eine Plattform für die Zusammenarbeit benötigt. Zudem gibt es umfangreiche Steuerungsmöglichkeiten für das Management der verschiedenen Projekte. Damit ist es möglich aus höherer Ebene Ressourcen, Termine und Meilensteine zu kontrollieren. Im Folgenden eine Übersicht über die möglichen Einsatzgebiete und Funktionalitäten in der Software.

Projektplanung in InLoox

Wer ein Projekt planen möchte, hat mit InLoox vielfältige Möglichkeiten, da die Planung einen Großteil der Software ausmacht.

Die Projektübersicht

Jedes Projekt in InLoox hat eine Übersichtsseite. Besonders gut ist die Darstellung vom Projektfortschritt, die sich über die Abhängigkeit der gelösten Aufgaben ermittelt. Zusätzliche Kerninformationen, ähnlich einem Projektsteckbrief, können hier hinterlegt werden:

  • Beteiligte (Abteilung, Kunde, Mitarbeiter)
  • Status (Projektfortschritt) und Deadline
  • Kategorie (eigene Kategorien sind wählbar)
  • Frei wählbare Felder, die man mit eigenen Informationen besetzen kann.
  • Notizen in Textform
Die Projektübersicht bei InLoox
Die Projektübersicht bei InLoox

Die Aufgabenverwaltung

Jedem Projekt können Aufgaben zugeordnet werden. Bei den Aufgaben bleibt InLoox sehr praktikabel und übersichtlich. Es können die notwendigsten Informationen hinterlegt werden, die für ein gutes Projektmanagement benötigt werden. Wer mehr Informationen braucht, kann die Dokumentenfunktion nutzen.

  • Titel und Beschreibung
  • Deadline
  • Geschätzter Aufwand
  • Budget (Einkauf und Verkauf)
  • Dokumente
  • Zugewiesener Mitarbeiter

Der Meilensteinplan

Wer ein Projekt planen möchte, macht dies zunächst mit der Definition von Meilensteinen. Dafür gibt es eine eigene Ansicht, die “Planung”. Hier können Meilensteine und Vorgänge (z.B. Projektphasen oder Teilprojekte) definiert und in eine zeitliche Ordnung gesetzt werden. Zusätzlich können bestehende Aufgaben direkt an die Phasen geknüpft werden. Weitere Features ermöglichen eine sehr gute und detaillierte Projektplanung und auch Steuerung während des Projekts:

  • Vorgänger und Nachfolger bestimmen
  • Anzeige des kritischen Pfads
  • Anzeige Auslastung der Mitarbeiter
  • Änderung der Planungsrichtung zwischen Vorwärtsplanung und Rückwärtsplanung
Der Meilensteinplan
Der Meilensteinplan

Mit dieser Ausstattung zur Planung von Projekte lassen sich auch zeitliche Abhängigkeiten gut und genau abbilden, wie etwa bei Bauprojekten notwendig.

Die Bearbeitung eines Meilensteins
Die Bearbeitung eines Meilensteins

Kommunikation und Zusammenarbeit mit InLoox

Das Kanban Board in InLoox
Das Kanban Board in InLoox

Der Aspekt der Kommunikation und Zusammenarbeit wird keinesfalls vernachlässigt. Neben der Darstellung aller Aufgaben in einer Listenansicht gibt es ein virtuelles Kanban Board, auf welchem man schnell den Fortschritt im Projekt sieht. Die Spalten auf dem Board lassen sich selbst bestimmen. Die Informationen auf den Karten sind so gewählt, dass man einen schnellen Überblick behält.

Der Start in den Tag wird mit dem “Arbeitsplatz” erleichtert. Auf diesem Dashboard sieht man, welche Aufgaben einem zugeordnet sind und wann die Deadlines gesetzt sind. Eine Kalenderansicht hilft die Übersicht zu behalten und Neuigkeiten im Projekt werden direkt angezeigt.

Der Arbeitsplatz bietet eine Dashboard Funktion
Der Arbeitsplatz bietet eine Dashboard Funktion

Die allgemeine Kommunikation im Team wird über Hilfsmittel erreicht. Auf Aufgabenebene können Kommentare verfasst werden, so dass man den Fortschritt dokumentieren kann. Zusätzlich gibt es einen übergreifenden Chat, mit dem alle Teammitglieder direkt angesprochen werden können. Wer InLoox aufgrund der guten Anbindung an Outlook oder weitere Micsosoft Services nutzt, kann diese externen Kommunikationskanäle nutzen. Microsoft Teams bietet sich hier als Ergänzung definitiv an.

Das Konzept hinter Rollen und Berechtigungen lässt sehr individuelle Einstellungen zu. Man kann einzelne Berechtigungen rollenbasiert einstellen. So lässt sich z.B. einstellen, dass Teammitglieder die Zeiterfassungsdaten nicht einsehen dürfen. Als Alternative können Berechtigungen auch rollenbasiert eingestellt werden und man kann einzelnen Personen mehr Berechtigungen freigeben.

InLoox bietet umfangreiche Rollen und Berechtigungen, die individuell einzustellen sind.
InLoox bietet umfangreiche Rollen und Berechtigungen, die individuell einzustellen sind.

Anforderungsmanagment

Es gibt kein separates Anforderungsmanagement.

Ressourcenplanung

Die enge Verknüpfung von Aufgaben zu Aufwand und zugeordneten Mitarbeitern ermöglicht eine Ressourcenplanung im Projekt. Man kann die Auslastung auf Ebene der Mitarbeiter über das jeweilige Profil ansehen oder auf Ebene der Meilensteinplanung über das gesamte Projektteam einblenden lassen.

Die Übersicht über die Auslastung eines Mitarbeiters in InLoox
Die Übersicht über die Auslastung eines Mitarbeiters in InLoox

Projektcontrolling

InLoox als Projektmanagement-Software stellt umfangreiche Möglichkeiten für das Projektcontrolling zur Verfügung. Aufgaben können mit Aufwand versehen werden und über die Zeiterfassung können Mitarbeiter auf Aufgaben buchen. Im Bereich Auswertung können hilfreiche Darstellungen das Controlling im Projekt erleichtern:

  • Ausgaben/Einnahmen
  • Fertigstellungsgrad und Meilensteintrendanalyse
  • Plan-/Ist-Vergleich
  • Statusübersicht
Die Zeiterfassung
Die Zeiterfassung

Übrigens:
Es können Budgets mit festen Stundensätzen für die Mitarbeiter gesetzt werden. Dabei kann zwischen verschiedenen Gruppen unterschieden werden. Z.B kann der Softwareentwickler einen Stundensatz von 90€ haben und der Softwaretester 75€. Es können sowohl Einkaufspreise als auch Verkaufspreise gesetzt werden.

Dokumentenmanagement

Es gibt keine Funktionen zum Dokumentenmanagement mit Freigabe von Dokumenten. Das Abspeichern von Dokumenten und Dateien ist möglich.

Multiprojektmanagement

Muliprojektmanagement ist in der Outlook Version über sogenannte Projektgruppen abgedeckt. Damit lassen sich mehrere Projekte zu einer Gruppe zusammenfügen. Die Cloud-Variante nutzt dieses Feature nicht.

Wie schneidet InLoox in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Wichtig
Bei den Funktionalitäten muss auf die Unterschiede zwischen Integration in Outlook und der Web-App unterschieden werden. Mehr dazu hier.

InLoox macht einen guten Eindruck im Bereich Projektmanagement und ist stark fokussiert auf den Bereich der klassischen Projektmanagement Methodiken. Wer einen Projektplan erstellen möchte und Wert auf Controlling legt, hat diese Möglichkeiten. Mit der Aufgabendarstellung über das virtuelle Kanban Board wird der Weg für agile Methoden geebnet.

Die Zusammenarbeit und Kollaboration ist durch Chatfunktion und Kommentare gut möglich.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Achtung
Diese Beurteilung bezieht sich überwiegend auf die Web-Version der Software und nicht die Outlook Integration.

Mit einem sehr schlichten Design ist InLoox einfach gehalten. Man kann die Software guten Gewissens als funktional betrachten. Die Nutzeroberfläche wirkt etwas altbacken im Vergleich mit möglichen Alternativen im Bereich Software as a Service (Monday.com hier im Review).

Aufgaben auf dem Kanban Board - Den aktiven Kommentar erkennt man leider nicht sofort.
Aufgaben auf dem Kanban Board – Den aktiven Kommentar erkennt man leider nicht sofort.

Die Nutzung von InLoox erfordert einiges an Einfühlungsvermögen. So erfordern einfache Dinge oft mehr Klicks als nötig wären. Z.B. muss zwingend nach Bearbeitung eines Eintrags auf Speichern oder Schließen gedrückt werden. Das einfache Klicken außerhalb des Feldes zur Abspeicherung – wie von vielen Webanwendungen mittlerweile umgesetzt und intuitiv gefordert – ist nicht möglich.

InLoox ist eine umfangreiche Software und bringt hohe Komplexität mit sich. Die Einarbeitung erfordert selbst als einfaches Teammitglied einiges an Zeit. Wer aber als Projektmanager oder Administrator mit der Software arbeiten möchte, sollte sich das umfangreiche Trainingsangebot vom Anbieter selbst ansehen. Hier gibt es Schulungsunterlagen und umfangreiche Hilfen.

Die InLoox App

Wer die Cloud-Variante nutzt, hat mit der mobilen App (iOS und Android) eine gute Ergänzung für das mobile Arbeiten. Auch für Enterprise-Kunden, die eine eigene Serverinstallation nutzen, ist die App verfügbar. Die App bietet viele Möglichkeiten, um von unterwegs Aufgaben und Projekte bearbeiten zu können. Auswertungen oder Planungen können aus der App nicht vorgenommen werden.

Dashboard in der InLoox App
Dashboard in der InLoox App
Die Projektbereiche
Die Projektbereiche

Dashboard
Hier sieht man die anstehenden Aufgaben und eine Übersicht der Projekte.

Projektbereiche

  • Projekt zeigt den Status vom Projekt
  • Aufgaben stellt alle Aufgaben in einer Liste dar
  • Dokumente gibt eine Liste hochgeladenen Dokumente
  • Zeit stellt die gebuchten Zeiten auf Aufgabenbasis dar

Die Aufgabe
Einzelne Aufgaben können analog zur Web-Version bearbeitet werden.

Die Aufgabenliste der App
Die Aufgabenliste der App
Aufgabenbearbeitung der InLoox App
Aufgabenbearbeitung der InLoox App

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Für Kunden von InLoox ist der Datenschutz wichtig. Wer die Cloud-Variante nutzt, kann darauf bauen, dass die Server in Deutschland (Frankfurt und Magdeburg) stehen. Der Betrieb erfolgt in zertifizierten Rechenzentren (ISO 27001/18 und SSAE16/ISAE 3402). Mehr Informationen zum Datenschutz hier direkt beim Anbieter.

Wer die Daten selber verwalten möchte kann zu InLoox PM greifen und den Server selbst verwalten.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software InLoox

In der Nutzung der Web-Version (Cloud) sind einfache Tasks wie die Aufgabenbearbeitung ohne merkliche Ladezeit durchzuführen. Geht man in den Bereich der Auswertung oder die Erstellung eines Meilensteinplans sind beim Test Ladezeiten festzustellen. Sollten Wartungsarbeiten anstehen informiert InLoox seine Kunden hier.

Warten, bis die Aufgabe geladen wurde
Warten, bis die Aufgabe geladen wurde

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Es gibt ein Support Center mit Online-Hilfe und Video-Anleitungen. Whitepaper bieten zum Beispiel Support für bestimmte Arbeitsweisen. Zum Beispiel, wie eine gelungene Integration mit Scrum erfolgen kann.

Das umfangreiche Schulungsprogramm ermöglicht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Hier bietet InLoox Schulungen für Anwender, Administratoren und Projektleiter an.

Wenn die frei verfügbaren Hilfen nicht ausreichen, kann man ein Support Ticket aufsetzen.

Mehr zum Thema Schulung und Einführung von InLoox gibt es im separaten Artikel mit externen Experten.

Kosten bei der Nutzung von InLoox

Bei InLoox now!, der Cloud Variante, gibt es ein sehr simples Lizenzmodell aus drei verschiedenen Stufen:

Starter

In der kostenlosen Version kann man nur die Web App ohne Outlook Integration oder mobile App nutzen. Mit bis zu 5 Nutzern erhält man eine Basisausstattung der Software. Enthalten sind z.B. das Kanban Board, Dokumentenmanagement, Kontakte und der interaktive Chat. Für Ressourcenverwaltung oder Gantt muss man zum höheren Angebot greifen.

InLoox Kosten: 0€/Nutzer/Monat

Professional

Die günstigere Variante bietet im Prinzip alle im Review vorgestellten Funktionen. Explizit nicht integriert sind projektübergreifende Dashboards und die Nutzung von Abteilungen oder benutzerdefinierte Felder.

InLoox Kosten: ab 24,95€/Nutzer/Monat

Enterprise

Die Enterprise Variante bietet zusätzlich noch eine unbegrenzte Zahl an Mitwirkenden (nicht Nutzern sondern z.B. Gäste und Kunden), die am Projekt begrenzt teilnehmen können (Chat, Aufgaben schließen und kommentieren).

InLoox Kosten: ab 45,95€/Nutzer/Monat

Kosten Vergleich


InLoox now!1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Starter0€--
Professional299€7.485€22.455€
Enterprise539€13.485€40.455€
Kosten bei Projektmanagement-Software InLoox now! pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Oktober 2020)

Wichtig:
InLoox bietet verschiedene Zahlweisen an. Die angegebenen Kosten für InLoox now! gelten für 12 Monate Laufzeit und Zahlung per Vorkasse. Die Kosten bei monatlicher Zahlung sind etwas höher.

Es gibt noch weitere Bezahlmodelle für die Server-Variante InLoox PM. Diese bewegen sich im Preisrahmen eines Jahresabonnements von InLoox now!. So kostet die Einzelnutzerlizenz 490€ mit ausschließlicher Nutzung der Outlook Version und die Enterprise Variante 1590€ zzgl. 590€ pro Nutzer für den gesamten Umfang inklusive Web-Variante und mobiler App.

(Stand Oktober 2020, Kosten ohne Gewähr)

Sonstige Bewertungskriterien

Outlook Integration

Die Outlook Integration von InLoox bietet vielfältige Möglichkeiten und bestimmte Vorteile gegenüber der ausschließlichen Nutzung der Web-Variante:

  • Mindmapping Feature
  • Projektgruppen für Multiprojektmanagement
  • Grafische Ansicht für das Budget
  • Offline Betrieb

Integration in weitere Dienste

Weitere mögliche Anbindungen stammen aus dem Microsoft Portfolio:

  • OneDrive
  • SharePoint
  • MS Project
  • Teams
  • Excel
  • PowerBI

Zusätzlich ist die Abfrage der InLoox API möglich. Mehr dazu in der Dokumentation.

Fazit zu InLoox als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Die Projektplanung ist das beste Feature von InLoox und stellt einen deutlichen Vorteil zur Konkurrenz dar.

Integrierte Auswertungen zu Budget und Plan-/Ist-Vergleichen bieten gute Möglichkeiten zum Projektcontrolling. Die Zeiterfassung ist Grundlage dafür.

Die mobile App ermöglicht das Arbeiten von unterwegs – zumindest bei InLoox now! und der Enterprise Variante von InLoox PM

Vielfältige Unterstützung wie eine ausgefeilte Supportseite mit Anleitungen, Videos helfen dem Nutzer InLoox zu verstehen und korrekt anzuwenden.

Wer Outlook im Unternehmen einsetzt kann mit der Integration innerhalb einer Systemumgebung bleiben und muss kein separates Tool einsetzen.

Mit den Serverstandorten Frankfurt und Magdeburg kann macht InLoox keine Probleme hinsichtlich Datenschutz. Zudem kann man sich für einen eigenen Server entscheiden.

Die Nachteile

Die Bedienfreundlichkeit lässt manchmal zu wünschen übrig. Manche Funktionen wie die Einstellung an Aufgaben oder die Übersicht zu Kommentaren an Aufgaben sind nicht intuitiv. Auch gab es im Test leichte Verzögerungen beim Laden von Projekten oder grafischen Ansichten.

Die Software ist so umfangreich, dass eine Einarbeitung extrem zeitaufwändig ist. Wenn man sich schneller zurechtfinden möchte, kann man auf Trainings zurückgreifen, aber diese sind natürlich nicht kostenlos.

Der Kostenfaktor bei InLoox ist relativ hoch. Wer InLoox now! mit 5 Personen nutzen möchte, zahlt ca. 2750€ pro Jahr. Die Kostenlose Version bietet nur eine minimale Basis.

Die Integration oder Verknüpfung mit Diensten außerhalb von Microsoft ist nicht vorgesehen und muss über die API erfolgen.

Selbst ohne die Outlook Integration bietet InLoox eine wertvolle Projektmanagement-Software. Die meisten gefundenen Nachteile sind leicht zu erklären – außer der Probleme in der Performance.

Für wen lohnt sich InLoox?

Im Unternehmenskontext ab mittlerer Größe stellt InLoox eine gute Ergänzung dar, wenn Sie hauptsächlich im Projektgeschäft unterwegs sind. Auch hier liegt der größte Vorteil in der Planung und dem Controlling. Sie sollten sich aber genau überlegen, wie viele Nutzer die Software nutzen sollen (das gesamte Team oder nur die Manager?). Die InLoox Kosten sind nicht zu vernachlässigen. Wenn Sie sowieso Microsoft Outlook nutzen, bieten sich durchdachte Integration und erweiterte Features gegenüber der Web-Variante besonders an.

Auch das junge Startup, das eine Software für die verbesserte Kollaboration sucht aber noch wenig Projektplanungsfeatures braucht, kann InLoox nutzen. Aber gerade am Unternehmensstart gibt es oft eine sehr preisbewusste Haltung, so dass eine günstigere oder sogar kostenlose Software die besser Alternative darstellen kann. Da bietet sich zwar die kostenlose Variante an, aber diese ist nur für bis zu 5 Nutzer verfügbar.

Der Hersteller zielt eindeutig auf die berufliche Nutzung der Software ab. Mit dem Preis und dem Umfang der Software ist diese eher wenig für Privatpersonen geeignet. Wer als selbstständiger Freelancer arbeitet und umfangreiche Projektplanungen durchführen muss, kann dennoch gut auf InLoox zugreifen. Vor allem mit der Enterprise Variante kann man als Einzelperson mit unbegrenzter Anzahl an externen Nutzern über Kommentare und Chat interagieren. Die Entscheidungshoheit in Aufgaben verbleibt dabei bei einer Person.


InLoox now! Alternativen

InLoox now! ist Ihnen zu teuer bzw. hat bei Ihnen Performance Probleme? Oder Sie suchen eine weniger komplexe Lösung, weil die Einführung schnell gehen muss? Hier finden Sie 3 potentielle Alternativen mit den Schwerpunkten auf anderen Features – aber ohne Outlook-Integration:

Wie Sie die Software für Ihr Projekt oder Unternehmen finden, sehen Sie hier im Leitfaden.

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