Task Management Software zur besseren Aufgabenverwaltung

Es gibt keinen Weg, um alle Aufgaben nachzuverfolgen, die Timeline zu halten und das Team zu managen ohne eine gute Task Management Software.

Was im Kleinen noch mit einer Excel Liste oder langen Emails funktioniert wird mir wachsender Projektgröße zu einer unkontrollierbaren Aufgabe. Task Management ist mehr als To-Do-Listen aufzuschreiben und abzuhaken.

Was ist Task Management?

Task Management, oder im deutschen Aufgabenverwaltung, steht für das Planen, Verwalten, Überwachen und Umsetzen von Aufgabenstellungen. Es geht darum die Übersicht für eine Vielzahl an Aufgaben zu behalten und diese erfolgreich umzusetzen. Eindeutig ist das Task Management damit auch ein Teil vom Projektmanagement. Aber auch außerhalb von Projekten ist eine Aufgabenverwaltung vor allem im geschäftlichen Kontext sinnvoll.

Planung und Verwalten im Task Management

Die Verwaltung im Task Management hilft den Überblick über alle Aufgaben darzustellen. Was mit wenigen Aufgaben noch über ToDo-Listen machbar ist, kann mit zunehmender Zahl und Komplexität schwer werden. Dabei gibt es verschiedene Regeln zu bedenken:

Die Priorisierung ist Teil des Task Managements in der Software
Die Priorisierung ist Teil des Task Managements in der Software
  • Priorisierung
    Die Priorisierung von Aufgaben ist ein wichtiger Teil im Task Management. Wer war noch nicht in der Situation, dass der neue Kunde ein Angebot braucht, das bestehende Projekt abgeschlossen werden muss und es einen Blocker in Aufgabe XY gibt? Womit muss man sich nun zuerst befassen? Die Klarstellung der Priorität zwischen den Aufgaben hilft diese Konflikte zu lösen.
  • Single Source of Truth, deutsch „der einzige Punkt der Wahrheit“
    Um die Aufgaben für ein Projekt, eine Abteilung oder ein Unternehmen zu Überblicken muss es eine Anlaufstelle geben. Es darf keine Dopplung der Aufgabe geben, da es sonst zu Konflikten kommt.
  • Einheitliche Definition der Aufgaben
    Bei der Aufgabenstellung ist eine gute Definition wichtig, damit die Inhalte von allen Beteiligten verstanden werden. Die Definition kann gut an die SMART-Definition von Projektzielen angelehnt werden:
    • S – Spezifisch
    • M – Messbar
    • A – Akzeptiert
    • R – Realistisch
    • T – Terminierbar
  • Pflege und Verwaltung
    Oft scheitern neue Lösungen an einem simplen Punkt – der richtigen Pflege und Verwaltung. Nach der Einführung eines Task Managements Tools wird dieses initial gefüllt, aber bald werden die Aufgaben nur noch in Kürze festgehalten, wenn überhaupt. Die Definition von Templates für Aufgaben hilft hier im ersten Schritt. Aber auch ein fester Task Managers sorgt für Übersicht und Klarheit in Aufgaben und der gesamten Aufgabenverwaltung. In Projekten ist das gerne der Projektmanager, bzw. jemand aus dem Project Management Office.

Überwachen im Task Management

Es gibt immer noch Manager und Abteilungsleiter, die bei Aufgaben „Fire and Forget“ denken: Kaum ist die Aufgabe delegiert, ist diese schon vergessen. Man wundert sich erst, wenn die Frist erreicht ist, und keine oder eine ungewünschte Lösung vorliegt.

Mit der richtigen Beschreibung werden weniger Aufgaben zurückgegeben!
Mit einem Review werden Aufgaben nachgehalten und die richtige Qualität erreicht.

Das Überwachen oder das Controlling ist ein wichtiger Bestandteil des Task Managements. Damit kann der Auftraggeber während der Bearbeitung prüfen, ob die eingeschlagene Richtung die eigenen Erwartungen erfüllt. Hier kann ein wenig Unterstützung durch Informationen ausreichen und böse Überraschungen zur Fertigstellung bleiben aus. Nur wer die Aufgabe sehr konkret stellt und sein Team gut kennt, kann auf die Überwachung verzichten. In jedem Fall sollte man aber Nachfassen, um die Fertigstellung zu prüfen.

Achtung
Überwachung heißt nicht, haargenau die gearbeiteten Zeiten prüfen und beanstanden, dass die Bearbeitung lange dauert. Es geht eher darum die Gründe für Verzögerungen und gemeinsam die richtige Lösung zu finden.

Umsetzen im Task Management

Die Umsetzung im Task Management ist maßgeblich vom Empfänger der Aufgabe zu bewältigen. Aber auch hier gibt es verschiedene Fallstricke zu beachten:

  • Annahme
    Die Umsetzung beginnt mit der Annahme durch den Empfänger der Aufgabe. Dabei ist es egal in welcher Form die Aufgabe übergeben wurde. Mit der Annahme sollte eine Bestätigung des Empfängers und neuen Verantwortlichen erfolgen. Damit zeigt der Empfänger dem Auftraggeber, dass die Aufgabe angenommen und verstanden wurde. Sind noch Fragen offen, können diese lieber vor Bearbeitung geklärt werden als nach Erreichung der Frist.
  • Bearbeitung
    Während der Bearbeitung durch den Empfänger ist es Teil jeder Aufgabe im Task Managements, Zwischenziele festzuhalten. Damit funktioniert das Controlling im Task Management: Wie viele Aufgaben liegen in Bearbeitung und wie weit ist der Fortschritt in den einzelnen Aufgaben? Bei offenen Fragen muss es einen Kanal zwischen Empfänger und Auftraggeber geben, um Probleme zu beseitigen.
  • Abschluss
    Wann ist eine Aufgabe fertiggestellt? Das muss in der Aufgabenbeschreibung definiert sein. Damit haben sowohl der Auftraggeber als auch der Empfänger dasselbe Verständnis für das Aufgabenziel.

Was ist Task Management Software?

Im Task Management geht es also um

  • Aufgaben sinnvoll definieren
  • Tasks und Fristen planen
  • Arbeitspakete an Projektmitarbeiter delegieren
  • Tasks und Aufgaben Nachverfolgen und den Fortschritt darstellen
  • Abgeschlossene Aufgaben abnehmen

Task Management Software ist die elektronische Unterstützung für alle Aufgaben rund um das Task Management. Dabei stellt Task Management Software eine Unterkategorie von Projektmanagement-Software dar. Es gibt Tools, die sich auf die Aufgabenverwaltung spezialisiert haben und integrierte Programme, die alle Elemente des Projektmanagements abdecken. Dabei sollten die folgenden Bereiche durch die Software abgedeckt und unterstützt werden:

Die Visualisierung im Kanban Board ist heute Teil jeder Task Management Software
Die Visualisierung im Kanban Board ist heute Teil fast jeder Task Management Software
  • Aufgabenerstellung
    hilft Ideen in Aktionen (Aufgaben) umzuwandeln. Dabei wird die Aufgabe definiert und die Zusammenarbeit in der Planung gefördert.
  • Visualisierung
    ist die Darstellung von Aufgaben in Form von Listen, Zeitlinien oder virtuellen Kanban Boards. Dabei gibt es oft zusätzliche Merkmale wie Farbcodes zur Klassifizierungen (Budget, Zeit, Stakeholder).
  • Kalenderdarstellung
    ermöglicht die Planung (z. B. Verfügbarkeit, Besprechungen, Termine) und Benachrichtigungen.
  • Benachrichtigungen
    über vergangene, aktuelle und ausstehende Fristen informieren.
  • Delegation
    Aufgaben können an einzelne oder mehrere Personen delegiert werden.
  • Integration
    Verbindung zu anderen Systemen ermöglicht es, Informationen weiterzugeben.
  • Individuelle Konfiguration
    ermöglicht es Funktionen hinzuzufügen, zu entfernen und zu verwalten.
  • Berichte
    zeigen Informationen durch tabellarische oder grafische Anzeige.

Übrigens
Bei der Wahl der richtigen Task Management Software geht man vor wie bei einer Projektmanagement-Software. Hier gibt es dazu einen 7 stufigen Leitfaden.

Die eigenständige Lösung

Als eine unabhängige Lösung geht es oft um die einfache Verwaltung von Aufgaben. Dies erfolgt entweder in Form von Listen, Tabellen oder virtuellen Kanban Boards. Mit einer guten Visualisierung ist eine übersichtliche Bearbeitung über das gesamte Projekt möglich. Ein gutes Task Management Tool

  • hilft die Arbeit zu organisieren.
  • unterstützt die effektive Kollaboration im Team zu verbessern.
  • ermöglicht Aufgaben und Tasks im Projekt zu priorisieren.
  • zeigt jedem Mitarbeiter im Projekt, wann und was zu tun ist.

Je nach Lösung und Umfang können noch weitere Hilfen implementiert sein. So kann eine Kommentarfunktion die Zusammenarbeit auf Ebene der Aufgaben ermöglichen. Gute Lösungen bieten auch eine Emailnotifikation an, sobald es eine Änderung an einer Aufgabe gibt. Mit Fristsetzungen und Erinnerungen ist eine termingerechte Bearbeitung von Aufgaben leichter umsetzbar.

Die gute Visualisierung der Timeline verschafft zeitlichen Überblick
Die gute Visualisierung der Timeline verschafft zeitlichen Überblick

Die integrierte Lösung

Als Teil einer umfassenden Projektmanagement-Software geht es darum, dem Projektmanager zu zeigen, welche Aufgaben noch umzusetzen sind. Ein gutes Task Management stellt die Grundlage für eine weitere Bearbeitung im Netzplan oder die Ressourcenplanung dar.

Manch eine Software vereint somit sowohl die Planung eines Projektes mit Ressourcenplanung, Meilensteinplanung und Task Management.

Fazit zu Task Management Software

Task Management Software ist heute ein wichtiger Bestandteil der EDV in vielen Unternehmen. Dabei ist es wichtig zu wissen, dass die Software nur ein Hilfsmittel zum Zweck ist und bestimmte Regeln in der Aufgabenverwaltung eingehalten werden müssen (Delegieren, Nachfassen, Umsetzen). Dennoch verspricht der Einsatz einer Lösung im Task Management eine schnellere und effektivere Durchführung von Projekten.

Selbst im privaten Bereich werden Softwarelösungen eingesetzt und ersetzen ToDo-Listen, um ein besseres Zeitmanagement zu ermöglichen. Das ist gut möglich, da es mittlerweile sehr viele Lösungen gibt, die auch kostenfreie Basisversionen anbieten.

Nutzen Sie zusätzlich zur Task Management Software noch eine separate Projektplaner-Software?

Weiterführend
Eine kostenfreie Lösung für das Task Management ist zum Beispiel die Basisversion von Meistertask.
Jira von Atlassian ist eine individualisierbare Software, die viele Aspekte des Task Managements abdeckt.
Mehr zu Kanban Boards als Visualisierung gibt es hier.