Projektcontrolling-Tool und Software – Warum und worauf sollten Sie achten?

Projektcontrolling-Tool und Software – eine Kernaufgabe im Projektmanagement ist die Steuerung von Kosten- und Aufwänden in Relation zu den generierten Ergebnissen. Mit zunehmender Komplexität der Projektinhalte wird dabei die Wahl der richtigen Projektcontrolling Software relevanter, um alle Informationen optimal zu bündeln und Tool-gestützt zu analysieren. Die Antwort auf die Frage nach dem geeignetes Projektcontrolling Programm geht dabei über dessen Funktionsumfang und gewünschten Einsatzgebieten.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist eine Querschnittsfunktionen entlang des gesamten Projektlebenszyklus. Dabei umfasst das Controlling systematisches Strukturieren, Erfassen und Auswerten von zentralisierten Informationen, um Pläne zu erstellen und Ergebnisse zu bewerten. Bestandteile von Projektcontrolling sind:

Projektcontrolling-Tool Logo
  • Kostenrechnung, mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen
  • Monitoring und Reporting von Plan- und Ist-Werten, z.B. mit Hilfe von Kostengang und Kostensummenlinie
  • Steuerung von Planabweichungen und Kapazitätsengpässe

In klassischen Projektmanagement ist Projektcontrolling eine kontinuierliche Aufgabe des Projektleiters. In agilen Projekten findet man das Projektcontrolling hingegen als integrierten Bestandteil in den SCRUM Terminen der Release- und Sprint Planung, sowie in Steuerungsmaßnahmen des Refinements oder der Retrospektiven.

Was ist eine Projektcontrolling-Software?

Ein Projektcontrolling-Tool bietet einem Projektteam ein Werkzeug, um entlang des Projektlebenszyklus alle anfallenden Kosten, wie Reisekosten, Investitionen und Lohnkosten managen zu können. Dabei reicht der Umfang der Softwarelösungen von einer reinen Arbeitszeiterfassung bis zu einer komplexen Kostenkontrolle und engen Meilensteinüberwachung. Von der Planung, über die Erfassung bis zum Monitoring und der Steuerung bieten entsprechende Projektcontrolling-Tools systematische Unterstützung. Die teaminterne oder externe Kommunikation kann durch ein Projektcontrolling-Programm gefördert werden. Entsprechende Softwarelösungen gibt es dabei sowohl als Projektcontrolling-Tool Open Source, als auch als kostenpflichtige Lizenz-Modelle.

Was sind die wichtigsten Aufgaben eines Projektcontrolling-Tools?

Projektcontrolling-Tools verfügen über diverse Funktionalitäten, die sich in drei Schwerpunkte unterteilen lassen: Planung, Zeit- & Kostencontrolling und Steuerung.

Planung

Die Planung beinhaltet sowohl die Ausgaben-, als auch die Ergebnisseite, indem Ressourcen- und Kostenpläne erstellt und eine Ergebnisplanung im Zeitverlauf abgebildet werden. Auf der Inhaltsseite entsteht so eine Meilensteinplanung, mit der Zwischenergebnisse terminiert werden. Auf der Ausgabenseite werden neben den initialen Investitionen, auch die Ressourcen geplant. Urlaubs- und Verfügbarkeitspläne unterstützen dabei auch die Kapazitätseinteilung. In einer Visualisierung, zum Beispiel in Form eines Gantt Charts, werden alle Information zusammengetragen und im Monitoring weiterverarbeitet.

Zeit- und Kostencontrolling

Eine Kostenverteilung nach Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger stellt eine Grundlage für einen möglichen Soll-Ist-Abgleich dar. Kontinuierlich werden die Ausgaben gepflegt, zu denen auch die getätigten Aufwände gehören. Analysefunktionen greifen auf die Plan- und Ist-Zahlen zu und erstellen Trendanalysen, Kostengang- und Kostensummenlinien. Darüber hinaus zeigen Arbeitszeitreports die jeweilige Auslastung der Teammitglieder innerhalb definierter Zeitkonten, die über eine Zeiterfassung generiert werden.

Steuerung

Individuell konfigurierbare KPIs oder Ampelsysteme helfen bei der Ableitung notwendiger Maßnahmen, die gemäß des Zeit- und Kostencontrollings erforderlich werden. Workflow-Funktionen können dabei Aktionen auslösen, wenn bestimmte Werte erreicht oder unterschritten werden. Über Kommunikationsmöglichkeiten können ggf. direkt aus dem Projektcontrolling-Tool Informationen verteilt werden.

Wie bewertet man eine Projektcontrolling-Software?

  • UX und UI:
    Die Projektcontrolling-Software wird im Normalfall nur von wenigen Personen aus dem Projektmanagement bedient. Damit wird ein etwas älteres UI (User Interface) den Nutzen nicht maßgeblich beeinflussen. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Sie mit dem Tool gut zurechtkommen, da das Controlling während des gesamten Projekts wiederholt durchgeführt werden muss.
  • Cloud vs. On-Premise Server:
    Ob Sie eine SaaS-Lösung nutzen möchten oder einen eigenen Server hängt stark von Ihrem Anwendungsfall ab. Mit der Cloud-Lösung haben Sie immer aktuelle Software und sind ortsunabhängig. Dafür binden Sie sich an den Anbieter mit monatlicher Laufzeit und müssen sich auf das Hosting verlassen. Der eigene Server muss andererseits auch betrieben werden und Updates müssen von Ihnen aufgespielt werden.
  • Funktionalität:
    Die Basisfunktionen der Planung, Controlling und Steuerung sollten beim Projektcontrolling-Tool berücksichtigt werden. Je nach Anwendungsfall entscheiden aber Sie, welche Funktion unabdingbar ist.
  • Preisgestaltung:
    Die Bezahlung von Cloud-Tools wie von Serverinstallationen erfolgt meist per Nutzer und Monat. Die Preise reichen je nach Software von 0€ bei kostenloser Software bis zu fast 50€ (pro Nutzer und Monat) für komplexe Angebote wie InLoox oder MS-Project in Enterprise-Variante.

Über eine Nutzwertanalyse lassen sich verschiedene Projektcontrolling Software Varianten bewerten. Dafür werden die Anforderungen an ein Tool für Projektcontrolling zunächst gesammelt und mit einer Gewichtung versehen. Die Anforderungen sollten dabei neben den funktionalen Bedürfnissen auch Infrastrukturrelevanten Aspekte beinhalten. In Folge werden die möglichen Projektcontrolling Tools den Anforderungen gegenübergestellt und gemäß einer definierten Punkteskala bewertet und mit der Gewichtung multipliziert. So entsteht je Projektcontrolling-Programm ein Ergebnis, mit dem ein Software-Vergleich möglich ist.

Projektcontrolling-Tools im Überblick

Der Markt bietet eine vielfältige Auswahl an Projektcontrolling-Software Lösungen, die verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Die folgende Liste beinhaltet sowohl Projektcontrolling-Tool Freeware, als auch lizenzierte Software Lösungen. Manche Tools bieten nur das Controlling während andere auch weitere Bereiche des Projektmanagements abdecken:

Projektcontrolling-Tool Freeware

Die aufgeführte Liste mit Software für Projektcontrolling enthält auch kostenfreie Open Source Lösungen, die gut geeignet sind, um Projekte professionell zu steuern. Gantt Projekt ist dabei intuitiv erlernbar und vor allem für kleine Projekte geeignet. ProjektLibre hingegen erfordert Erfahrung mit derartigen Tools, hält aber eine Vielzahl an Funktionen bereit. Gleiches gilt für TaskJuggler. Dieses kostenlose Tool für Projektcontrolling ist besonders leistungsstark, fordert aber eine intensive Einarbeitung.
Ein weiteres Programm, das als Projektcontrolling-Tool kostenlos verfügbar bezeichnet werden kann, ist Open Workbench. Darüber hinaus bietet das Tool Tom`s Planner kostenfreie Basisfunktionalitäten.

Offline Software

Viele Projektcontrolling-Tool Open Source Lösungen haben den Nachteil, dass sie nicht offline genutzt werden können und so keine nachgelagerte Daten Synchronisation und lokale Datensicherung erfolgt. Die Funktionalität Projektcontrolling-Software Online und Offline zu nutzen, ist meist den lizenzierten oder integrierten Software Lösungen vorbehalten. Mit Gantt Projekt kann man ein Tool für Projektcontrolling benennen, welches sowohl kostenlos ist, als auch als Desktop Software ohne Cloud auskommt.

Integrierte Lösungen: Projektmanagement-Tools mit Controlling Komponente

Projektcontrolling Funktionalitäten sind häufig integrierter Bestandteil von Projektmanagement-Tools und stellen eine Komponente im Zusammenspiel mit Projektdokumentations- und Aufgabenmanagement-Funktionen dar. Oft wird vor allem MS Projekt in andere ERP Tools integriert.
Projektron BCS ist ein Projektcontrolling-Programm als integrierte Komplettlösung, bei der die Controlling Funktionalitäten im Mittelpunkt stehen und um Komponenten des Portfoliomanagements und der Rechnungsstellung erweitert wurden. Gleiches gilt für Celoxis. Diese All-in-One Lösung ist bei namenhaften Unternehmen wie KPMG und Lufthansa im Einsatz.

Projektcontrolling Tool Excel

Excel kann als kostenloses Tool für Projektcontrolling verstanden werden, wenn man es mit ausreichend Know-how einsetzt und die Tabellenkalkulation zur Grundausstattung gehört. Kostenlose und kostenpflichtige Templates, die aus diversen Online-Portalen heruntergeladen werden können, helfen dabei, ein Projektcontrolling-Tool Excel entstehen zu lassen. Mit fortgeschrittenen Excel-Kenntnissen können diese Vorlagen auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Online Tutorials helfen bei der Anwendung und dem Aufbau eines Excelbasierten PC-Tools.

Ihre Meinung zu Excel als Tool im Projektcontrolling

Können Sie Excel als Projektcontrolling-Tool nutzen?

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Fazit

Mit dem richtig ausgewählten und eingesetzten Projektcontrolling-Programm bekommt ein Projekt einen digitalen Assistenten, der Informationen einsammelt, aufbereitet und notwendigen Hinweise gibt, um steuern einzugreifen. Ob ein Projektcontrolling-Tool kostenlos oder kostenpflichtig verwendet wird, ist nicht entscheidend und auch die Frage nach der Nutzung der Projektcontrolling Software Online oder Offline ist nicht ausschlaggebend.

Wichtig ist, dass die Fülle an verfügbaren Informationen konsequent verdichtet wird, um die richtigen Schlüsse ziehen so können. Daher bleibt abschließend nur die Frage:

Kontrollieren Sie noch oder steuern Sie schon?

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