Wofür brauchen Sie Prozessmanagement-Tools? Mit Software-Beispielen!

Ein Prozessmanagement-Tool schafft die Verbindung zwischen Expertenwissen in Arbeitsabläufen zu der strategischen Ausrichtungen von Hauptprozessen. Prozessuale Ziele werden zum Bindeglied im Unternehmen. Eine Prozessmodellierung und das Tool-gestützte Kennzahlenmanagement sind dabei nur der Einstieg für ein ganzheitlichen Business Process Management.

In Zeiten, in denen Märkte gesättigt und Überangebote Normalität sind, sollten Unternehmen ein gesundes Kosten-Leistungsverhältnis schaffen. Kostenoptimierte Abläufe und qualitativ hochwertige Prozesse bilden im Unternehmen die Balance aus Wirtschaftlichkeit und Kundebegeisterung. Das Etablieren von Prozessmanagement über den Einsatz einer Geschäftsprozessmanagement-Software kann das ideale Hilfsmittel sein, um diesen Zustand zu erreichen.

Prozessmanagement-Tools

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement wird im Business Kontext als Business Prozess Management (kurz BPM) bezeichnet und beinhaltet die Prozessaufnahme, Prozessanalyse und Prozessoptimierung.

Der Fokus liegt dabei auf der Darstellung, Messung und Anpassung von Prozessen an definierten Zielen. Über standardisierte Verfahren zur Prozessaufnahme wird in einem Prozessmanagement-Tool Transparenz über Abläufe, Verantwortlichkeiten und IT-Systeme geschaffen, bevor Analysemethoden die Schwachstellen aufdecken und in der Software anzeigen. Prozessschwachstellen werden in Folge bewertet, um mit Optimierungsmaßnahmen Veränderungen anzustoßen, umzusetzen und nachhalten.

Standardisierte Modellierungslogiken einer Geschäftsprozessmanagement-Software

Der Einstieg in das Prozessmanagement ist die Prozessaufnahme, die als Prozessmodellierung bezeichnet wird. Über die Prozessmodellierung wird die notwendige Transparenz über den Ist-Zustand geschaffen. Standardisierte Vorgehen stellen bei der Modellierung sicher, dass alle notwendigen Informationen strukturiert dargestellt werden. In der Praxis spricht man bei diesem methodischen Vorgehen auch von einer Logik, da über das methodische Vorgehen eine zeitlich-logische Prozessabfolge abgebildet wird. Meist sind in einem Prozessmodellierungs-Tool verschiedene Logiken auszuwählen.

EPK-Logik

Seit den neunziger Jahren gilt die EPK-Logik (Ereignisgesteuerte Prozesskette) in Deutschland als der Standard für die Prozessaufnahme. Wie der Name verrät, stehen die Aktivitäten und eintretenden Ereignisse im Mittelpunkt. In einer vertikalen Darstellung innerhalb eines Prozessmodellierungs-Tools werden zu auszuführenden Tätigkeiten die benötigten Arbeitsmittel und IT-Systeme vermerkt. Darüber hinaus werden die beteiligten Personen als Verantwortliche angegeben. Mit der EPK-Logik wird folglich der Prozessablauf in den Mittelpunkt gestellt.

BPM-N

Die EPK-Logik wird mittlerweile oft von der Modellierung nach BPM-N (Business Process Management Notation) abgelöst. BPM-N gilt als internationaler Standard und ist vor allem in der Systementwicklung verbreitet. Die vertikale Abbildungslogik des EPK Vorgehens wird auf eine horizontale Achse verlagert. In sogenannten Swim-Lanes werden Systemaktivitäten parallel zu den manuellen Prozessschritte modelliert, sodass eine integrierte Betrachtung innerhalb der Software möglich ist. Ein Wechsel zwischen Verantwortlichkeiten ist durch die Swim-Lane Struktur optimal abzulesen.

Einsatzgebiete des Prozessmanagements

Die Prozessoptimierung ist ein essentielles Ziel des Prozessmanagements. Nachdem ein Prozessmodell des Ist-Zustands erstellt wurde, werden Analysemethoden wie die Prozesskostenrechnung angewendet, um Potentiale aufzuzeigen und Maßnahmen abzuleiten. Diese Maßnahmen werden zu Quick Wins oder Projektaufträgen formuliert, um systematisch umgesetzt und nachgehalten zu werden.

Längst haben sich neben den Prozessoptimierungen viele weitere Einsatzgebiete etabliert, in denen vor allem die Prozessmodellierung in einem Prozessmodellierungs-Tool als ein essenzieller Bestandteil genutzt wird:

  • Neue IT-Systeme anhand von Prozessbeschreibungen entwickeln.
  • Revisionsanforderungen standardisiert erfüllen.
  • Vergleiche mit Standardprozessmodellen (z.B. CMMI, ITIL) herstellen.
  • Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter ergänzen.
  • Grundlagen für Test-Automation darstellen.

Rollen im Prozessmanagement

Durch den Einsatz von Prozessmanagement wird eine end-to-end Betrachtung von Abläufen geschaffen, die in funktional-organisierten Unternehmen häufig vernachlässigt wird. Abteilungsziele schaffen Silos, die durch eine Prozessbetrachtung aufgebrochen werden können. Dafür bedarf es einer strukturellen Verankerung über Rollen und Kompetenzen, um ein Gegengewicht zu den hierarchischen Strukturen zu schaffen.

Zum Etablieren von Prozessmanagement wird die Rolle eines Prozessmanagers eingesetzt. Diese Rolle besitzt die Methodenkompetenz, um gemeinsam mit Fachexperten Prozesse in Prozessmodellierungs-Tools zu modellieren, sie zu analysieren und Optimierungen herbeizuführen. Darüber hinaus werden häufig sogenannte Prozessverantwortliche benannt, die ein Gegengewicht zu funktionalen Entscheidungsträgern darstellen. Sie fungieren als Bindeglied zwischen den Abteilungsgrenzen und treffen prozessuale Entscheidungen über funktionale Einzelinteressen hinweg.

Aufgaben einer Prozessmanagement-Software

Ein Prozessmanagement-Tool unterstützt Anwender, in der Modellierung, Analyse und Ablage von Ist- und Soll-Prozessen. Über Strukturhilfen werden Prozess-Bibliotheken aufgebaut, die mit Ordnerablagen zu vergleichen sind. Prozesskostenanalysen und Prozesssimulationen helfen bei der Ableitung von Handlungsmaßnahmen. Digitale Maßnahmenlisten runden die Funktionen der Prozessoptimierung ab.

Einige Tools bieten auch Möglichkeiten, um aus Prozessmodellen Workflows zu erstellen, die in IT-Systemen Abläufe automatisieren. Eine kostenlose Prozessmanagement-Software mit einem Fokus auf Prozessmodellierung ist häufig der Einstieg in diese Themenwelt.

Das Aufgaben Portfolio einer unterstützenden Prozessmanagement-Software ist umfangreich. Folgende Liste schafft einen Überblick über die wesentlichen Funktionen einer Prozessmanagement-Software:

  • Prozessmodelle gemäß Modellierungslogik erstellen.
  • Prozessmodelle digital verwalten.
  • Prozesssimulationen und -analysen erstellen.
  • Arbeitsbeschreibungen erstellen und auf einer Plattform veröffentlichen.
  • Kollaboratives Aktualisieren von Prozessen über Kommentare-/Feedback-Funktionen.
  • Workflow-Erstellung und Integration in IT-Systeme.
  • Prozess Dashboards mit den relevanten KPIs erstellen und veröffentlichen.
  • Mapping von Datenmodellen und Architekturbildern.

Welche Prozessmanagement-Software gibt es? Eine Übersicht.

Der Markt bietet eine Vielzahl an Tools für Prozessmanagement im Unternehmen. Dabei reicht das Portfolio von kleinen Prozessmodellierung Software Freeware Anbietern, bis zu integrierten All-Round-Lösungen. Folgende Prozessmanagement-Software Übersicht zeigt die bekanntesten Anbieter für Prozessmanagement-Software open source und Lizenz-Lösungen.

Prozessmanagement Freeware

Als Prozessmanagment-Software open source können u.a. kostenlose Prozessmanagement-Software Produkte folgender Auflistung empfohlen werden:

Prozessmodellierungs-Software mit Lizenz-Modellen

Die Produkte aris, signavio, aeneis und adonis sind die in Deutschland bekanntesten Prozessmodellierungsprodukte. Meist werden diese Lösungen als Lizenz-Modelle erworben und auf eigenen Servern betrieben. Vermehrt werden diese Software Lösungen auch als Cloud Prozessmanagement-Software vertrieben. Folgende Liste zeigt diese und weitere kommerzielle Produkte:

Prozessmodellierung Tool Microsoft

Microsoft Nutzer können MS Visio als Prozessmodellierungs-Tool* nutzen. Das Produkt der Microsoft Familie verwendet Modellierungselemente zur Prozessabbildung. Weiterführende Funktionen der Prozessanalyse oder Workflow Erstellung sind in diesem Produkt allerdings nicht integriert.

Die Visio Prozessmodellierung ist daher vor allem für Einsteiger Prozessmanagement-Software geeignet, um schnell erste Ergebnisse zu erzielen. Weitere Prozessmanagement-Tools der Microsoft Familie sind SharePoint Workflows und Microsoft Power Automate.

Wie sollten Sie Prozessmanagement-Tools vergleichen?

Um die passende Prozessmodellierungs-Software für ein Unternehmen zu identifizieren, werden zunächst die relevanten Kriterien definiert, die eine relevante Lösung klassifizieren. Dabei ist eine Unterscheidung in Muss- und Kann-Kriterien sinnvoll. Mit Hilfe einer Nutzwertanalyse kann ein Prozessmanagement-Software Vergleich auf Basis eines definierten Funnels stattfinden. Für die Funnel Erstellung hilft die Methode des Entscheidungsbaums, bei dem zunächst alle Soll-Kriterien abgeprüft werden.

Funktionale Kriterien an ein Prozessmanagement-Tool

Folgende Liste zeigt eine Auswahl an funktionalen Kriterien, die für einen Prozessmanagement-Software Vergleich relevant sein können:

  • Freie Auswahl der Modellierungslogiken im Prozessmodellierungs-Tool (EPK, BPM-N).
  • Workflow Erstellung.
  • Simulation und Kostenrechnung.
  • Datenaustausch mit anzubindenden Systemen (MS-Excel, API, XML und BPEL).
  • Mobiles Portal mit Interaktionsmöglichkeiten.
  • Prozess- & Test-Automationsmöglichkeiten.
  • Dashboard Funktionen.

Infrastrukturelle Kriterien

Neben den funktionalen Kriterien sind auch infrastrukturelle Kriterien zu betrachten. Die folgende Übersicht vermittelt einen Eindruck über mögliche Auswahlfaktoren:

  • Cloud vs. Saas Optionen.
  • Europäisches Hosting (siehe auch DSGVO)
  • Kompatibilität zu vorherrschenden Betriebssystemen (Linux, Mac, Windows).
  • Kostenlose Test Lizenzen.
  • Deutschsprachiger Support.
  • Rollen und Berechtigungsmanagement.

Relevant ist auch, ob eine Prozessmanagement-Software online und offline genutzt werden kann, um Prozesse sowohl lokal zu speichern, als auch virtuell für das Unternehmen zugänglich zu machen.

Abgrenzung Prozess- und Projektmanagement

Prozess- und Projektmanagement sind in ihrem interdisziplinären Blick auf ein Unternehmen vereint. Beide Ansätze fokussieren Zusammenhänge, die über Abteilungen hinausgehen. Ziel ist es Zusammenhänge zu verstehen und steuern zu können. Dennoch unterscheiden sich beide Management-Methoden in einem Punkt maßgeblich:

Während Projektmanagement durch seine zeitliche Befristung charakterisiert ist, entfaltet Prozessmanagement vor allem bei einem kontinuierlichen Einsatz seine Wirkung.

Dennoch arbeiten diese Methoden nicht aneinander vorbei. Wenn Projekte Prozesse verändern, ist ein professionelles Prozessmanagement wichtig, um die Verankerung zu gewährleisten. In Projekten wiederum ist es essentiell, wenn die Ist-Prozesse bekannt und die Soll-Prozesse modelliert werden, um sie ohne Reibungsverluste zu verarbeiten.

Anwendungsfälle für einen kombinierten Einsatz

Der kombinierte Einsatz von Prozess- und Projektmanagement kann in bestimmten Anwendungsfällen sinnvoll sein und die Zielerreichung bestmöglich unterstützen. Im Folgenden werden dafür zwei Beispiele beschrieben:

Projektziel: Entwicklung einer neuen Software auf Basis aktueller Prozesse.

Bei einem solchen Auftrag ist die Kombination aus einem rahmengebenden Projektmanagement mit einem inhaltsgebenden Prozessmanagement prädestiniert. Über eine Prozessmodellierung werden die Abläufe, die in einer neuen Software abzubilden sind, definiert und als Basis zur Entwicklung von Workflows und Features herangezogen. Projektmanagement Methoden geben den zeitlichen und strukturellen Rahmen, um alle weiteren Aktivitäten mit den Prozessaktivitäten zu synchronisieren.

Projektziel: Unternehmensstrategie entwickeln.

Auch strategische Projekte können durch Prozessmanagement realisiert werden. Für die Definition der Unternehmensausrichtung kann eine Customer Journey methodisch helfen. Hierbei wird der Prozessablauf aus Sicht des Kunden definiert und entschieden, an welchen Prozessschritten ein Begeisterungsfaktor gesetzt werden soll und an welchen Schritten ein Kostenbewusstsein dominiert. Auf diese Weise kann ein strategischer Fokus entstehen, der für die zugrundliegende Organisation als richtungsweisend gilt.

Dieses Vorgehen sollte in ein rahmengebendes Projektmanagement eingegliedert werden, in dessen Strukturen ergänzende Aufgaben wie eine Teamorganisation sowie eine Zeit- und Vorgehensplanung erfüllt werden.

Integrierte Software Lösungen für Prozess- & Projektmanagement

Bei der Suche nach integrierten Softwarelösungen ist die Integrationstiefe im Vorfeld zu definieren. Häufig findet man am Markt Projektmanagement-Tools mit ergänzenden Prozessmanagement Modulen. Für eine gleichstarke Ausprägung beider Funktionen gibt es nur wenig Anbieter am Markt.

Projektmanagement Software mit Prozessmanagement Modul:

Die Software Lösung Asana verspricht Projektmanagement und Geschäftsprozessoptimierung innerhalb von Unternehmensprojekten. Asana wirbt damit, dass manuelle Aufgaben automatisiert werden können, damit Fehler vermieden und Projektverzögerungen reduziert werden. Damit kann man Asana als Projektmanagement Software mit Prozessmodul verstehen- nicht aber als eine Software für ein ganzheitliches Prozessmanagement. Mehr im Ausführlichen Review zu Asana.

Gleiches gilt bei der Lösung Projektron BCS der Projektron GmbH. Der Anbieter weist Prozessmanagement Funktionen aus, mit denen Prozesse rund um das Projektmanagement mithilfe von Workflows und BPMN-Prozessen gesteuert werden können.

Gleichwertige Software-Lösungen

Im Gegensatz zu Ergänzungsmodulen zeigt folgende Liste von Produkten, dass Prozess- und Projektmanagement auch als gleichwertige Funktionen in einer Software angeboten werden:

  • Quam der Firma Lintra (Microsoft Partner)
  • in-STEP BLUE der Firma microTool
  • Prozessmodellierungs-Software next der Firma NextLevelConsulting

Fazit

Prozessmanagement ist weit mehr als ein Mittel für interne Optimierungen. Als Kommunikations- und Schulungsmittel ist Business Process Management Teil einer Change Strategie und unterstützt die Mitarbeiterentwicklung. Für die Steuerung von Unternehmensprozessen können prozessorientierten Kennzahlen richtungsweisend sein und in der Zieldefinition eingesetzt werden. Um diese Vielfalt zu kanalisieren, sind Prozessmodellierungs-Software Lösungen als Unterstützung heranzuziehen und mit Projektmanagement-Tools zu verbinden.

Aufgrund des variablen Einsatzgebietes von Business Process Management bleibt nicht offen, ob Prozessmanagement sinnvoll ist. Stattdessen muss bei Ihnen geklärt werden, wie diese Methodik optimal organisatorisch und systemseitig integriert werden kann, um ganzheitlich zu wirken.

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