Wie kann Ressourcenplanungs-Software Ihnen helfen?

„Wir brauchen keine Ressourcenplanungs-Software!“ Wer das sagt, ist meist nicht mit der Ressourcenplanung selbst beschäftigt und weiß nicht wie viel Zeit und Geld in diesen Aspekt vom Management fließt.

In vielen Unternehmen werden Ressourcen noch per Hand geplant. Das geht solange gut, wie Sie die komplette Übersicht über Ihr Team und alle Projekte sowie Aufgaben aus der Linie und Support haben. In diesem Artikel lernen Sie die Vorteile einer Ressourcenplanungs-Software kennen und sehen eine Übersicht über einige Tools.

Wofür braucht man eine Ressourcenplanungs-Software?

Ressourcenplanung ist von sich an komplex. Selbst wenn Sie nur ein kleines Team von 6-10 Mitarbeitern haben, kann die regelmäßige Planung mit neuen Projekten eine Herausforderung darstellen. Aber auch in großen Unternehmen wird die Planung nicht immer für alle Mitarbeiter zentral geregelt, sondern vom Abteilungsleiter.

In modernen Organisationen soll sich das Team im Rahmen der Selbstorganisation dann alleine um die Auslastung kümmern und muss umplanen.

awork als Beispiel für Ressourcenplanungs-Software
Die Ressourcenplanung bei awork, einem Tool nicht nur für Agenturen

Häufige Ursachen für eine Neuplanung von Ressourcen

Das Neue Projekt

  • Sie wissen nicht, wer für das neue Projekt in den nächsten Wochen verfügbar ist?
  • Für das Projekt werden bestimmte Fähigkeiten gebraucht. Wer kann eigentlich was?
  • Ein aktuelles Projekt ist noch nicht abgeschlossen, aber eigentlich sollte die Arbeitslast zum Projektabschluss geringer werden. Wo sieht man das?

Ein Mitarbeiter wird krank oder das bestehende Projekt verzögert sich

  • Wer hat Zeit und kann Aufgaben übernehmen?
  • Müssen Deadlines verschoben werden oder sind sogar Überstunden notwendig

Wie hilft Ihnen eine Ressourcenplanungs-Software

Die wichtigsten Funktionen zur Unterstützung der eigenen Ressourcenplanung sind folgende:

  • Übersicht über die aktuelle Auslastung im Team oder Unternehmen: Gantt Diagramm und Projektportfolio Übersicht.
  • Möglichkeit für Prognosen der zukünftigen Auslastung in unterschiedlichen Szenarien darstellen.

Wie bewertet man eine Ressourcenplanungs-Software?

Die Bewertung einer Ressourcenplanungs-Software erfolgt sehr Analog zu der einer Projektmanagement-Software. Sie sollten mindestens die folgenden Stichpunkte beachten:

  • UX und UI:
    Das Userinterface und die Benutzerfreundlichkeit der Software sollte Ihnen genügen.
  • Integration:
    Gibt es externe Tools, die Sie integrieren möchten?
  • Funktionalität:
    Am wichtigsten sind die Übersicht über die Auslastung, eine Echtzeit-Anpassung der Informationen, die automatische Anpassung der hinterlegten Werte (z.B. bei Änderung der Arbeitszeiten eines Mitarbeiters)
  • Zusätzliche Features:
    • Notifications bei Überlast
    • Gantt Diagramm der Projekte/Aufgaben kombiniert mit Workload der Ressourcen
    • Kalenderansicht für jeden Mitarbeiter für Zeiterfassung der Realzeiten
  • Preisgestaltung:
    Klar, für viele ein wichtiger Punkt – aber mit der richtigen Software sparen Sie Zeit und Aufwand
  • Einzeln oder integriert?
    Sie müssen unterscheiden, ob Sie eine einzelne Ressourcenplanungs-Software nutzen möchten oder eine in Projektmanagement Software integrierte Version.

7 Beispiele für Ressourcenplanungssoftware in Kürze

Es gibt nicht die perfekte Software für alle Anwender. Wie bei allen Tools ist es der Anwendungsfall, der entscheidet ob die Einführung erfolgreich war. Manches Tool ist für kleine Agenturen geeignet während andere für den Mittelstand und große Unternehmen mit >100 Mitarbeitern gut geeignet sind. Wenn Sie Wert auf eine Gesamtlösung mit Projektmanagement-Unterstützung legen, fallen schon einige kleine Tools raus.

Im Folgenden eine kurze Liste von Tools, die sich für Ressourcen-Planung eignen:

  • 10.000 ft.
    Ein Ressourcenplanungs-Tool, dass Wert auf Übersichtlichkeit legt. Mit der Integration in Smartsheet ist zudem die Projektplanung möglich.
  • A-Plan
    Eine Ressourcenplanungs-Software mit vergleichbarem Look and Feel zu Microsoft Office Programmen.
  • awork*
    Der Fokus bei awork liegt auf dem Einsatz in Agenturen. Zeiterfassung und Ressourcenplanung sind wichtige Bestandteile dieser Projektmanagement-Software. (zum awork Review oder 10% Rabatt mit Code AFLT-PMTOOLS-10)
  • factro
    Mit Multiprojektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung sind die wichtigsten Bereiche einer Projektmanagement Software abgedeckt (zum factro Review).
  • Meisterplan
    Eine umfassende Software für das Projektportfolio-Management. Dabei ist natürlich Ressourcenplanung ein Teil des Tools.
  • monday.com*
    Eine Projektmanagement-Software, die auch im Programmbereich Ressourcenplanung recht gut abschneidet. (zum monday.com Review)
  • Resource Guru
    Der Fokus liegt auf Ressourcenplanung und einer guten Visualisierung. Mit einer Kalenderansicht können Sie die Auslastung im Team verfolgen.

Fazit zu Ressourcenplanungs-Software

Ressourcenplanung wird wichtiger mit der Größe Ihres Teams und der Anzahl Ihrer Projekte. Aber auch in großen Projekten muss der Aufwand durchgeplant werden. Heute gibt es viele Tools, die Ihnen bei der Ressourcenplanung helfen können – egal, ob in eine Projektmanagement-Software integriert oder separat.

Gibt es für Sie Ausschlusskriterien für eine Ressourcenplanungs-Software?

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