Kosten bei Projektmanagement-Software

Kosten bei Projektmanagement-Software sind das Erste, das Unternehmer und Strategen bei der Softwareauswahl im Hinterkopf haben. Aber ist der Fokus auf die Kosten gut? Dieser Artikel vermittelt eine Übersicht dazu und worauf man bei kostenlosen Lösungen achten sollte:

Welche Kostenmodelle gibt es?

Die Kostenmodelle bei Projektmanagement-Software entsprechen den heute üblichen Varianten für den Vertrieb von Software:

  • Open Source-Software
  • Freeware
  • Shareware
  • Freemium
  • On-Premise
  • Cloud

Open Source-Software

Open Source bezeichnet eine oft kostenfreie Software, die aus einer Community heraus entwickelt wurde. Der Source Code ist frei verfügbar und darf verändert werden. Dabei gilt: je aktiver die Community, desto aktueller ist die Software. Mit einer aktiven Community gibt es zudem Updates für neue Features oder Sicherheitslücken. Mehr zur Definition von Open Source Software gibt es hier.

Freeware

Freeware ist eine kostenlose Software, die von einem Unternehmen oder einer Einzelperson entwickelt wurde. Die Software verbleibt im Eigentum des Entwicklers und darf weder verändert noch kopiert werden.

Shareware

Diese Software ist nur für eine Probezeit kostenlos. Im Anschluss an einen Testzeitraum gibt es einen automatischen Übergang in eine kostenpflichtige Variante. Alternativ kann die Software nicht weiter oder nur mit eingeschränkten Funktionen genutzt werden. Eine Probezeit ist besonders bei der Einführung einer neuen Software gut geeignet. So kann man ohne Kosten – allerdings mit Testaufwand – prüfen, ob die gewählte Software den eigenen Ansprüchen genügt.

Freemium Software

Der einfachste Weg, 1 Million Menschen dazu zu bringen, zu bezahlen, ist, 1 Milliarde Menschen dazu zu bringen, es zu benutzen.

Phil Libin, CEO von Evernote (Quelle)

Eigentlich ist Freemium ein Unterbegriff der Shareware. Freemium ist ein so häufig genutztes Modell zur Kundenbindung, dass eine separate Auflistung gerechtfertigt ist. Hier kann man die Software des Anbieters in einer Basisversion kostenfrei nutzen. Dabei werden bestimmte Funktionen nicht freigeschaltet, so dass man zahlen muss, wenn man diese verwenden möchte.

Daneben gibt es auch das Modell, dass einer bis wenige Nutzer kostenlos sind und man erst ab einer definierten Zahl für die Software bezahlen muss. Der Anbieter der Software spekuliert oft auf die Kundenbindung kleiner Unternehmen. Das Unternehmen braucht mit einer wachsenden Anzahl an Mitarbeitern, größeren Projekten oder neuen Geschäftsbereichen oft zusätzliche Funktionen in der Projektmanagement-Software. Hat der Kunde die Software schon als Basisvariante genutzt, seine Daten eingetragen und ist grundsätzlich zufrieden, ist der Schritt zur Bezahlversion nicht mehr groß.

On-Premise-Software (nicht kostenlos)

Als On-Premise bezeichnet man die lokale Nutzung innerhalb der eigenen Serverumgebung. Als Kunde zahlt oder mietet man den Lizenzschlüssel der Projektmanagement-Software und kann diese unbegrenzt mit allen Funktionen nutzen. Bei einer komplizierten Installation zahlt man nicht nur für den Lizenzschlüssel, sondern auch für den Einbau und die Integration in den eigenen Servern. Die Preismodelle sehen meist eine Bezahlung nach Anzahl der Installationen und/oder Nutzer vor. Entweder entscheidet man sich für die einmalige Bezahlung (ohne Updates) oder für eine monatliche bzw. jährliche Bezahlung (mit Updates).

Cloud Software (nicht kostenlos)

Cloud-Software beschreibt ein Bezahlmodell, dass sich seit 2010 gut entwickelt und On-Premise-Software weitgehend zurückdrängt hat. Man mietet den Zugang zu einer Web-Anwendung, wobei die Daten auf dem Server des Anbieters liegen. Die Kosten richten sich oft nach der Anzahl der Nutzer und dem Umfang der Software und werden pro Monat bzw. Jahr gezahlt. Die Nutzung erfolgt ausschließlich online.

Hat kostenlose Software auch Nachteile?

Die Vorteile von kostenloser Projektmanagement-Software liegen auf der Hand. Doch auch über die wichtigsten Nachteile sollte man sich im Klaren sein, wenn man kostenlose Projektmanagement-Software verwenden möchte. Denn ein Softwareanbieter verschenkt seine Lösungen nicht ohne eine Gegenleistung.

Maßgebliche Nachteile ergeben sich direkt aus dem Funktionsumfang der Software. Die folgenden Funktionen und Eigenschaften bestimmen den Preis einer Software:

Anzahl der Nutzer und Lizenzen

Die Kosten bei Projektmanagement-Software werden oft nach Nutzer oder Lizenz gestaffelt. Es gibt Unternehmen, die eine genaue Aufschlüsselung zulassen. Andere Anbieter verkaufen Pakete mit mehreren Nutzern. Ist eine Software kostenlos, wird die Nutzeranzahl stark eingegrenzt, so dass ein größeres Unternehmen die Anwendung nicht mehr zufriedenstellend nutzen kann. Gerade bei Projektmanagement-Software ist die Zusammenarbeit im Team wichtig. Eine Lösung, die nur von der Hälfte des Teams genutzt wird, kann schnell für Probleme sorgen.

Allgemeiner Funktionsumfang

Ein verminderter Funktionsumfang kann die Kosten bei Projektmanagement-Software reduzieren. Das kann gut funktionieren, wenn man z. B. die Ressourcenplanung einer Freemium-Software nicht benötigt. Hier muss man sich als Unternehmen im Voraus überlegen, welche Funktionen am wichtigsten sind. Zudem besteht immer die Gefahr, dass ein Softwareanbieter manch eine Funktion aus dem kostenlosen Bereich nur noch zahlenden Nutzern zur Verfügung stellt. Beispiele für wichtige Funktionen sind:

  • Integrationsmöglichkeiten durch externe Dienste
  • Individualisierung für eigene Arbeitsabläufe
  • Speicherplatz bei Cloud-Lösungen

Support für den Notfall

Der Ausfall einer Projektmanagement-Software kann mit hohen Kosten verbunden sein. Auf einmal laufen die Mitarbeiter alle gleichzeitig zur Kaffeeküche und der gesamte Betrieb steht still. Jetzt ist es wichtig, einen kompetenten Ansprechpartner beim Anbieter zu haben, um eine schnelle Lösung zu finden. Wer Kosten bei Projektmanagement-Software spart, muss beim Support länger warten oder kann diesen nur schriftlich kontaktieren – mit deutlich verzögerten Antwortzeiten.

Sicherheit

Unternehmen, die Geld für Ihre Software verlangen, investieren dieses meist in die Zukunft – und damit in eine bessere Software. Updates reichen von neuen Features bis zum Schließen von Sicherheitslücken.

Immer sollte man sich bei der Einführung einer Software die Passform zum eigenen Anwendungsfall vor Augen führen und die Software vor der Einführung mit einem Kernteam testen.

Wie hoch sind die Kosten bei Projektmanagement-Software nun wirklich?

In einer kurzen Übersicht listen wir hier die Kosten für Projektmanagement-Software auf. Die Auswahl der Anbieter ist dabei durch die Reviews auf pm-tools.info beschränkt und soll keines der Tools bevorteilen. Die Reihenfolge entspricht der alphabetischen Sortierung.

Kosten bei Asana


Asana1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Basic (nur bis 15 Nutzer)0$--
Premium132$3.297$9.891$
Business300$7.497$22.491$
Kosten bei Projektmanagement-Software Asana pro Jahr - Angabe in US-Dollar (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei InLoox now!


InLoox now!1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Starter0€--
Professional299€7.485€22.455€
Enterprise551€13.785€41.355€
Kosten bei Projektmanagement-Software InLoox now! pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei Meistertask

Meistertask1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Basic0€0€0€
Pro99€2.475€7.425€
Business243€6.075€18.225€
Kosten bei Projektmanagement-Software Meistertask pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei Monday.com

Monday.com1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Basic468€2.388€7.164€
Standard588€2.988€8964€
Pro948€4.788€14.364€
Kosten bei Projektmanagement-Software Monday.com pro Jahr - Achtung Minimum sind 5 Nutzer - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei MS Project for the Web

MS Project for the Web1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Project Plan 1100€2.520€7.560€
Project Plan 3303€7.590€22.770€
Project Plan 5556€13.920€41.760€
Kosten von MS Project for the Web pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei Trello

Trello1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Kostenlos0$0$0$
Business Class120$2.997$8.991$
Enterprise
(nur ab 20 Nutzer)
5.000$6.250$18.750$
Kosten bei Projektmanagement-Software Trello pro Jahr - Angabe in US-Dollar (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Kosten bei Wrike

Wrike1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Free (bis 5 Nutzer)0$--
Professional117$--
Business297$7.440$22.320$
Kosten bei Projektmanagement-Software Wrike pro Jahr - Angabe in US Dollar (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Wichtig:
Die Preise sollen einen Anhaltspunkt für die Größenordnung und Preisspanne bei den Kosten der Projektmanagement-Software geben. Der Funktionsumfang der genannten Lösungen unterscheidet sich zum Teil erheblich. Die Kosten pro Jahr wurden rechnerisch ermittelt und sind ohne Gewähr. Die Quelle sind die Webseiten der jeweiligen Anbieter. Es ist nicht auszuschließen, dass gerade bei hohen Nutzerzahlen ein Direktkontakt mit dem Anbieter noch Möglichkeiten in der Preisgestaltung mit sich bringt.

Fazit zu Kosten bei Projektmanagement-Software

Die Kosten einer Projektmanagement-Software sind extrem unterschiedlich. Sie hängen davon ab, welchen Funktionsumfang man als Nutzer benötigt und wie viele Nutzer mit der Lösung arbeiten werden. Am oben stehenden Preisvergleich sieht man, dass es kostenlose Software für eine unbegrenzte Zahl an Nutzern gibt. Möchte man dann ein paar Funktionen zusätzlich nutzen, kommen schnell erhebliche Kosten auf einen zu. Bei einem mittelgroßen Unternehmens mit 75 Mitarbeitern können die Kosten einer Projektmanagement-Software im Jahr beispielsweise den Anschaffungspreis eines Mittelklassewagens übersteigen.

Übrigens:
Die direkten Kosten sind bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software nicht alles.
Im Leitfaden sprechen wir weitere Punkte an, auf die man dringend achten sollte.
– Für richtige Beratung haben wir eine Artikelserie zu den Top Experten der verschiedenen Tools.