Trello als Task Management Tool – Jetzt im Review

Was kann Trello? Task Management und mehr. Ist die gewünschte Funktion nicht dabei, dann ist die Erweiterung von Trello durch Power Ups einfach möglich.

Inhalt

Hier findest Du eine Übersicht über verschiedene Themen zur Projektmanagement-Software Trello.


Das Wichtigste in Kürze

  • Selbst in der Basisversion ist Task Management als Kernbereich sehr gut zu gebrauchen. Die Bedienung überzeugt.
  • Die mobile App bietet fast exakt dieselbe Funktionalität und erleichtert das mobile Arbeiten.
  • DSGVO Konformität kann schwierig werden mit Servern in den USA.
  • Die Anbindung an externe Dienstleister ist möglich – besonders gut an Atlassian interne Anwendungen wie z.B. Confluence
  • Wer Projekte umfassend planen möchte, muss bei Trello die geeigneten „Power Ups“ suchen oder auf andere Dienste ausweichen (Stichworte Roadmap, Netzplan oder Projektstrukturplan)

Das Unternehmen hinter Trello

Die australische Firma Atlassian steckt hinter der Projektmanagement-Software Trello. Ursprünglich produziert wurde die Software von „Fog Creek Software“, wurde aber 2017 von Atlassian übernommen. Mehr zum Portfolio von Atlassian gibt es in einem größeren Vergleich – unter anderem auch mit Jira Software und Jira Core.

Welche Features bietet Trello?

Zugrunde liegend sind die wichtigsten Features einer Projektmanagement-Software.

Projektplanung

Die Projektmanagement-Software Trello liefert von Haus aus nicht viel zum Thema Projektplanung. Features wie einen Netzplan anlegen oder einen übergeordneten Meilensteinplan fehlen und sind auch nicht Ziel in der Nutzung von Trello. Allerdings bietet die “Power Ups”-Funktion zusätzliche Programme zur Integration an, die sich im Bereich Projektplanung aufhalten. Zum Beispiel kann man mit dem Power Up “BigPicture” einen Gant Chart aus den bestehenden Aufgaben erstellen und erhält eine Gesamtübersicht über alle Aufgaben.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Im Bereich der Kommunikation kann Trello richtig gut punkten. Trello ist als Taskmanagement Tool mit virtuellen Kanban Boards exakt für die Kollaboration und Zusammenarbeit der Teams ausgelegt. Die Zusammenarbeit über Chatfunktionen oder sogar Videochat kann auch hier über zusätzliche Power Ups ermöglicht werden.

Ein Kanban Board beim Projektmanagement Tool Trello
Ein Kanban Board beim Projektmanagement Tool Trello
  • Virtuelle Boards
    Diese Darstellung wird von Trello sehr gut gemeistert. Mit einem Kanban Board gibt es die Übersicht für das Projektteam zu Aufgaben und Tasks für die tägliche Arbeit im Projekt. Über Listen kann der Workflow auf dem virtuellen Kanban Board schnell angepasst werden und es gibt sogar eine Archiv-Funktion, um erledigte Aufgaben aus dem Blick zu haben.
  • Das Individuelle Dashboard
    Jeder Projektmitarbeiter hat sein eigenes Dashboard. Nach dem Login in die Trello Projektmanagement-Software wird man direkt auf dieses Dashboard geleitet und kann zugewiesene Boards, Aufgaben und Highlights aus den letzten Kommentaren einsehen. Über den Klick auf zugewiesene Aufgaben oder Boards, wird man direkt zum jeweiligen Kanban Board geführt. Leider gibt es keine Möglichkeit das Dashboard weiter einzurichten, was aber der Nutzerfreundlichkeit und Einfachheit zu Gute kommt.
  • Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
    Zu jeder einzelnen Aufgabe und Karte auf einem Board können Kommentare ausgetauscht werden. Bei Bedarf kann man auch eine automatisierte Email-Notifikation einrichten, wenn ein neuer Kommentar angelegt wurde.
  • Allgemeine Team-Kommunikation
    Trello hat von Haus aus keine Chatfunktion integriert, daher läuft alles über die Kommentare in den Aufgaben ab. Allerdings gibt es wiederum die Möglichkeit verschiedene “Power Ups” zu integrieren und hier Erleichterungen zu schaffen. Als Beispiele seien hier “Slack”, “Google Hangouts” und “Blue Jeans Meeting” genannt, die man in die Trello Oberfläche integrieren kann.

Anforderungsmanagment

Ein separates Anforderungsmanagement fehlt in der Basisversion von Trello. Wenn man hier Bedarf hat, sollte man sich durch die „Power Ups“ lesen. Gegebenenfalls löst eine gut strukturierte Liste in Verbindung mit einer Freigabefunktion für Aufgaben einen Teilbereich.

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist in der Basisversion von Trello nicht vorhanden woran man wieder merkt, dass das Programm in erster Linie für die verbesserte Zusammenarbeit und nicht die Projektplanung oder Projektsteuerung gedacht ist. Mit ein paar zusätzlichen “Power Ups” kann man aber zumindest eine Basis wie die Zeiterfassung berücksichtigen. Eine einfache Lösung ist die Nutzung von “Activity”. Mit Activity erhält man die Minimalvariante der Zeiterfassung in Trello. Alternativen für die Zeiterfassung gibt es aber einige wenn man mal die “Power Ups” durchgeht. Hier sind 3 beliebte Power Ups im Review für die Zeiterfassung in Trello.

Projektcontrolling

Auch ein Projektcontrolling fehlt in der Basisversion von Trello. Mit zusätzlichen “Power Ups” sind allerdings Zeiterfassung und Aufwandsabschätzungen möglich.

Dokumentenmanagement

Ein gesondertes Dokumentenmanagement fehlt in der Basisversion von Trello.

Multiprojektmanagement

In der Basisversion gibt es neben der Verwaltung mehrerer Kanban Boards wenig Möglichkeiten für Multiprojektmanagement. Einen aufwändigeren Umweg kann man darüber gehen, dass man ein extra Board anlegt mit einer Aufgabe pro Projekt und dieser eine Deadline und Projektinformationen zuweist. Mit dem Power Up “BigPicture” kann man nun einen Gant Chart aus den bestehenden Aufgaben erstellen und erhält eine Gesamtübersicht über alle Projekte.

Wie schneidet Trello in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Wenn man von der Nutzung als Task Management Software ausgeht, schlägt sich Trello gut. In einigen Bereichen wie Projektplanung, Ressourcenplanung oder Projektcontrolling gibt es über Trello keine Unterstützung für das Projektmanagement. Aber da die Kollaboration und das Managment der Aufgaben auch einen großen Anteil am Projektmanagement darstellen, kann man Trello dennoch guten Gewissens als Projektmanagement Tool bezeichnen.

Die Erweiterung der Basisausstattung von Trello ist über die “Power Ups” möglich.

Diese sind zwar kostenfrei, aber man kann je nach Preismodell nur eine bestimmte Anzahl an Zusätzlichen “Power Ups” nutzen. In der kostenlosen Basisversion ist es nur ein „Power Up“ pro virtuellem Board aber wenn man eine Lizenz erwirbt, kann man unbegrenzt „Power Ups“ einsetzen. Das gibt einem eine gewisse Freiheit die Funktionalität an den eigenen Nutzen anzupassen.

Siehe auch: Zeiterfassung in Trello – 3 beliebte Power Ups im Review

Zu bedenken ist, dass die “Power Ups” von externen Unternehmen programmiert sind und nicht von Atlassian, dem Hersteller von Trello. Damit muss man sich auf die Datenschutzvereinbarung zwischen Trello und dem zusätzlichen Dienstleister verlassen.

Power Ups bei Trello
Die Power Up Funktion von Trello

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

  • Die Oberfläche ist ansprechend gestaltet und passt gut in die heutige Zeit. Man merkt, dass die Zusammenarbeit durch Visualisierungskonzepte erleichtert werden soll. Gerade das Kernstück, das Kanban Board, macht einen guten Eindruck und der Hintergrund ist individuell anzupassen
  • Durch den einfachen Aufbau der Software findet man sich sehr schnell zurecht und braucht im Prinzip sehr wenig Einarbeitungszeit. Nach dem Login ist man innerhalb von 15 Minuten soweit, dass man die Basissoftware kennt und sich zurechtfindet.
  • Als Administrator oder Projektmanager kann man in manchen Bereichen mehr einstellen, was aber auch nicht besonders komplex ist.

Die Trello App

Eine mobile Version der Projektmanagement-Software Trello ist verfügbar unter iOS und Android. Nach Installation und Login fällt direkt auf, dass es nur sehr wenig Unterschiede zwischen der Web-Version und der App gibt. Damit kann man fast alle Aufgaben auch in der App erledigen, die zu den Basisfeatures gehören. Das ist gut und ermöglich wirklich das kollaborative Arbeiten von unterwegs.

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Datenzentren und Standorte sind bei Trello über die Nutzung vom Hosting Service von AWS definiert. Der aktuelle Stand:

  • Die Server sind in AWS EC2 Datenzentren lokalisiert.
  • Die Speicherung von Daten findet in den USA unter AWS und Google Cloud Storage statt.
  • Backups werden in AWS EC2, S3, Glacier, und GCS abgespeichert.

Weitere Informationen zu Datenschutz und Sicherheit sind hier näher erläutert.

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Trello

Trello wird über AWS in der Cloud gehostet und ist nicht als eigene Serverinstallation verfügbar. Atlassian gibt an, dass die Software zu 99,99% verfügbar ist und gibt hier weitere Informationen zur aktuellen Störungslage.

Im Betrieb von Trello fällt beim Test mit wenigen Karten keine Wartezeit auf, weder in der Web-Variante (Google Chrome) noch in der App (iOS). Es gibt aber auch Stimmen, die längere Wartezeiten auf sehr umfangreichen Boards mit >200 Karten und vielen Listen feststellen.

Störungsanzeiger von Trello
Störungsanzeiger von Trello

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Es gibt einen grundsätzlichen Support über ein Kontaktformular für Kunden, die eine kostenlose Version, also die Basisausstattung nutzen. Die Beantwortung von Fragen kann dann ein paar Tage dauern.

Als Alternative kann man sich auch über die Vielzahl an Foren und Tutorials wenden, wenn man bei einem Problem nicht mehr weiter weiß. Auch Trello bietet eine umfassende Online-Hilfe an und es gibt eine Community, die auch unterstützen kann.

Einen persönlichen Kundenservice mit telefonischer Erreichbarkeit erhält man erst innerhalb eines bezahlten Accounts.

Kosten bei der Nutzung von Trello

Preisgestaltung – Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von Trello?

Trello Kosten im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.

Die Preise und Kosten von Trello
Preisgestaltung von Trello

Beim Tool Trello gibt es drei verschiedene Preisgruppen, die den Umfang der Nutzung und die Anzahl der Nutzer kategorisieren:

“Kostenlos”

Die Basisausstattung beinhaltet schon die Nutzung von Boards und Teams, hat aber ein paar Beschränkungen. So kann man z.B. nur 1 “Power Up” nutzen, Exporte als CSV sind nicht direkt integriert und der Support ist nur per Kontaktanfrage erreichbar.

Trello Kosten: 0,00€/Monat/Nutzer

“Business Class”

Die Business Class bietet einen stark erweiterten Umfang der Software.

  • individuellen Felder auf einer Karte
  • Kalenderansichten
  • WIP Limits
  • unbegrenzte Power Ups
  • zusätzliche Integration verschiedener Apps (Google Drive, Salesforce…)
  • erweiterte Sicherheitsfunktionen…

Trello Kosten: 9,99€/Monat/Nutzer

“Enterprise”

Die Enterprice Version bringt Kosten von 20,83€/Monat pro Nutzer und vor allem eine erweiterte Nutzerverwaltung mit sich. Zudem ist der Preis von der Anzahl der Nutzer abhängig und kann ab über 1500 Nutzern sogar günstiger werden als die Business Class.

Trello Kosten: 20,83€/Monat/Nutzer

Wichtig
Die Höhe der Kosten ist übrigens auch abhängig von der Bezahlweise. Wer monatlich bezahlt, muss mit höheren Kosten rechnen.

Kosten Vergleich


Trello1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Kostenlos0$0$0$
Business Class120$2.997$8.991$
Enterprise
(nur ab 20 Nutzer)
5.000$6.250$18.750$
Kosten bei Projektmanagement-Software Trello pro Jahr - Angabe in US-Dollar (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Interessant zu Wissen – Sondertarife:
Als gemeinnütziger Verein oder Non-Profit Organisation oder Bildungseinrichtung erhält man einen hohen Rabatt (bis zu 70%) auf die monatlichen Kosten für die Business Class oder Enterprise Tarife. Mehr dazu hier.

Sonstige Bewertungskriterien

  • Trello ist eine weltweit verbreitete Software und gibt es in vielen unterschiedlichen Sprachen, so dass eine persönliche Einstellung der Sprache möglich ist und das Projektmanagement internationaler Projekte vereinfacht wird.
  • Ein Export als JSON ist in der Basisversion vorgesehen währen man für den Trello eigenen CSV Export eines Board ein Upgrade durchführen muss. Alternativ gibt es wieder die Möglichkeit der “Power Ups”, um dieses Feature abzudecken.

Fazit zu Trello als Projektmanagement Tool

Vorteile

Das Haupteinsatzgebiet für Trello als Task Management Software liegt in der Kollaboration von Teams über virtuelle Kanban Boards. Gerade die gute intuitive Bedienung sticht dabei hervor. Mit einer sehr kurzen Einarbeitungszeit kann man schnell im Projekt loslegen und produktiv arbeiten.

Zusätzlich bietet Trello eine plattformübergreifende Lösung an und ist neben der Web-Version auch als App unter iOS und Android verfügbar. Dabei ist der Umfang nicht sehr stark eingeschränkt, so dass eine Kollaboration von Unterwegs sehr einfach ist.

Die Software ist kostenlos in einem guten Basisumfang verfügbar, was vor allem für Selbstständige oder Start Ups ein wichtiger Faktor sein kann. Eine kleine Erweiterung, wie die zusätzliche Zeiterfassung auf Taskebene, ist selbst dann über “Power Ups” möglich.

Nachteile

Das Trello nicht in Konkurrenz mit einer Projektmanagement-Software inklusive umfassender Projektplanung treten kann wird schnell klar. In diesem Bereich gibt es sehr wenig Hilfestellung durch Trello. Als Anwender hat man es dann mit der Planung in Bereichen des klassischen Projektmanagements eher schwer.

Da die Software in der Cloud gehostet wird, gibt es keine Möglichkeit einen eigenen Server zu nutzen. Dies kann Probleme mit sich bringen, wenn man sehr strenge Datenschutzvorgaben berücksichtigen muss (die genutzten Server liegen in den USA).

Durch die „Power Ups“ ist es anfangs schwer die Möglichkeiten von Trello durch Ergänzungen zu Überblicken. Hier muss man detailliert durch den Atlassian Marktplatz stöbern.

Für wen lohnt sich Trello?

Wer eine augeklügelte Planungssoftware für das Projektmanagement sucht oder im Bereich Multiprojektmanagement unterwegs ist, wir mit Trello nicht glücklich. Selbst mit zusätzlichen “Power Ups”, die Ressourcenplanung ermöglichen bleibt Trello ist vor allem eine Software in dem Bereich der Taskverwaltung und des kollaborativen Arbeitens.

Als privater Nutzer kann man sich gut ein eigenes Board einrichten und dies nutzen ohne Geld zu investieren. Mit einer kleinen Firma oder als Selbstständiger ist die kostenlose Variante auch interessant. Mit mehr Nutzern kann man dann auch einfach auf die bezahlte Version wechseln und verliert dabei nicht die bereits angelegten Boards und Einstellungen. Damit gibt es dann vor allem noch individuellere Lösungen wie zum Beispiel das Anlegen eigens definierte Felder zu den einzelnen Aufgaben.

Die mögliche Anbindung über GitHub oder Invision stellt eine gute Erweiterung für Designer oder Softwareentwickler dar, so dass Trello vor allem in diesem Bereich erfolgreich eingesetzt wird. Wer eine Software auf dem eigenen Server sucht, ist dann mit Jira (auch Atlassian) besser bedient und hat einen noch größeren Umfang (aber auch höhere Komplexität).

Übrigens: