Warum Projektmanagement-Software? Eine Übersicht

Eine passende Projektmanagement-Software ist heute unabdingbar. Dies ist unabhängig davon, ob man in einer Digitalagentur arbeitet oder in einem Produktionsunternehmen mit internationaler Reichweite. Die Komplexität in Projekten heutiger Zeit lässt eine Bearbeitung ohne unterstützende Software nicht mehr zu.

Wenn Sie neu sind im Thema, kann die Flut an Möglichkeiten in diesem Bereich schnell überwältigen. Auf dieser Seite erhalten Sie einen Gesamtüberblick über das Thema Projektmanagement-Software (oder Projektmanagement Tool):

Kanban oder Gantt, beides gehört heute zu einem guten PM-Tool
Ob Kanban oder Gantt, beides gehört heute zu einem guten PM-Tool

Definitionen Projektmanagement

Zunächst braucht man ein paar Grundlagen, um das Thema Projektmanagement im Ganzen zu erfassen. Dazu gibt es hier die wichtigsten Definitionen:

Was ist ein Projekt?

Je nach Standard können Projekte verschieden definiert werden. Im wesentlichen dreht es sich immer um folgende Punkte:

  • Ziele
    Es gibt eine Zielvorgabe mit einer guten Definition der Ziele nach der SMART-Methode.
  • Komplexität
    Das Vorhaben ist so komplex, dass es einer zusätzlichen Steuerung durch ein Projektmanagement benötigt.
  • Zeitlich abgeschlossen
    Es gibt eine zeitliche Frist und damit eine Begrenzung des Vorhabens.
  • Neu und innovativ
    Das Vorhaben ist neu, innovativ und wurde in dieser Form zuvor noch nicht umgesetzt.
  • Organisation und Größe
    Das Vorhaben ist so groß, dass eine eigene Organisation und Projektplanung notwendig ist.
Das magische Dreieck gilt auch bei der Nutzung einer Projektmanagement-Software.
Das magische Dreieck im Projektmanagement

Grundsätzlich gilt für Projekte, dass die Leistungen, die Kosten und die Termine gleichzeitig eingehalten werden müssen. Das magisches Dreieck des Projektmanagements verdeutlicht dies visuell.

Für mehr und detailliertere Informationen sei auf die folgenden Links verwiesen:

  • DIN 69901 Deutsche Industrienorm zum Thema Projektmanagement
  • ICB 4.0 Standard der deutschen Gesellschaft für Projektmanagement
  • Prince2 Projektmanagement Methodik

Was ist klassisches Projektmanagement und agiles Projektmanagement?

Ein Projekt kann von Anfang bis Ende in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Dabei fällt auf, dass das klassische Projektmanagement als strukturgebende Organisationseinheit immer beteiligt ist.

Projektphasen im klassischen Projektmanagement
Projektphasen im klassischen Projektmanagement
  1. Initiierung
    Die Projektidee entsteht, wird analysiert, bewertet und das Projekt wird freigegeben für die Bearbeitung. In dieser Phase fällt oft die Wahl der Projektmanagement Methodik und die Wahl der Software für Projektmanagement
  2. Definition
    Die Klärung und Festlegung der Projektziele und Meilensteine stellt die Weichen für den weiteren Projektverlauf und den Projekterfolg.
  3. Planung
    Mit der Projektplanung wird im klassischen Projektmanagement die gesamte Durchführung im voraus festgelegt. Bei agilem Projektmanagement Methoden kann die Planung mehr Freiräume zulassen, um schneller reagieren zu können.
  4. Steuerung
    Während der aktiven Projektlaufzeit muss dass Projektmanagement die Einhaltung von Kosten, Zielen und Terminen gewährleisten. Auch hier kann eine gute Software viel Arbeit erleichtern.
  5. Abschluss
    Mit Abnahme des Projektes erfolgt eine Nachbetrachtung und Retrospektive um für zukünftige Projekte zu lernen.

Das agile Projektmanagement setzt im Kontrast mehr auf ein iteratives und inkrementelles Vorgehen. Die Grundlage ist eine Produkt- und Zielvision, die noch Spielraum für Veränderung zulässt. Ein Projekt wird in zeitliche Etappen aufgeteilt und am Ende einer Etappe entsteht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt. Anhand der Rückmeldung durch Auftraggeber und Kunden kann das Produkt in der nächsten Etappe verbessert werden.
Beim agilen Projektmanagement fällt damit die detaillierte Planung des Projektes etwas in den Hintergrund und die Kollaboration wird wichtiger. Hier stellt sich oft die Frage nach möglichen Tools, die eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglichen.

Heutzutage sollte man die Trennlinie zwischen den Methodiken nicht mehr zu stark setzen. Jeder Projektmanager sollte grundsätzliches Wissen in beiden Methodiken haben. Die Gesamtheit ist von klassisch und agil ist das Zielführende.

Der Einsatz von Projektmanagement-Software und hilfreichen Tools kann sowohl Projekte im klassischen Projektmanagement als auch agile Methoden wie Scrum oder Kanban deutlich vereinfachen. Für alle Anwendungsfälle gibt es passende Tools. Dies gilt auch für das hybride Projektmanagement aus klassischen und agilen Methoden.

Was ist Projektmanagement-Software?

Es gibt keine geschützte Definition zum Begriff Projektmanagement-Software oder dem Synonym Projektmanagement Tool.

Eine Projektmanagement-Software im klassischen Sinn unterstützt die Projektmanager, Führungskräfte und das Projektteam bei der Durchführung von Projekten in allen Projektphasen von Initiierung bis Abschluss. In agilen Projekten soll zudem die Unterstützung über alle Iterationen erfolgen und die Kollaboration erleichtern.

Projektmanager oder das Team. Je nach Nutzergruppe benötigt man eine andere Projektmanagement-Software zur Unterstützung.
Projektmanager oder Team?

Es gibt zwei Gruppen von Tools für unterschiedliche Nutzergruppen.

Software für Projektmanager und Führungskräfte, die für die Projektmanagementaufgaben ausgelegt ist:

  • Projektplanung
  • Projektsteuerung
  • Ressourcenplanung
  • Projektcontrolling
  • Multiprojektmanagement

Software für das gesamte Projektteam, die eine verbesserte Zusammenarbeit ermöglicht:

Zusätzlich zu diesen Gruppen gibt es All-in-One Software, die sich als Gesamtlösung präsentieren und versuchen alle Aspekte abzudecken. Eine solche Lösung kann erfolgreich sein. Es kann aber passieren, dass die Usability und Nutzerfreundlichkeit durch die Vielfalt an Funktionalitäten leidet. Daher bleiben vermehrt auch Einzellösungen interessanter, die sich auf bestimmte Bereiche Fokussieren.

Welche Gruppen sollte eine Projektmanagement Software ansprechen?

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Was muss eine Projektmanagement-Software können?

Hier eine Übersicht der möglichen Einsatzgebiete, Funktionalitäten und Features einer Software für Projektmanagement.

Projektplanung

Die Projektplanung gilt oft als einer der Kernbereiche des Projektmanagers. Die folgenden Features sind daher sehr oft Teil einer unterstützenden Software und ergänzen sich sehr stark gegenseitig, vor allem, wenn es um die Aktualisierung während des Projektes geht.

  • Verwaltung allgemeiner Projektdaten
    Um welches Projekt handelt es sich? Wer ist am Projekt beteiligt? Bis wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Diese und mehr Projektdaten können hinterlegt werden, um einen schnellen Einblick in das Projekt zu erhalten.
  • Projektstrukturplan
    Der Projektstrukturplan gilt im klassischen Projektmanagement als Kernstück eines Projektes. Das Verfassen mit Tabellenkalkulation oder Word ist zeitaufwändig, während ein passendes Programm vor allem die Aktualisierungsaufwände im Rahmen hält.
  • Meilensteinplanung
    Der Meilensteinplan ist die Grundlage, um zu bestimmten Zeitpunkten den Projektstatus hinsichtlich von Zielen, Kosten und Terminen beurteilen zu können. Die Aktualisierung der Daten während des Projektes bedeutet viel Aufwand, weshalb eine softwareseitige Lösung sinnvoll ist.
  • Balkenplan oder „Was ist ein Gantt Chart?
    Diese Art der Visualisierung stellt die verschiedenen Projektphasen übersichtlich dar und wird oft als Grundlage für Präsentationen verwendet. Das händische Aufsetzen und die Pflege kann bei kleinen Projekten noch gut mit Präsentationssoftware funktionieren, wird aber in größeren Projekten schnell zu einer auslastenden Aufgabe.
  • Aufgabenverwaltung/Task Management
    Die Aufgabenverwaltung zeigt dem Projektmanager und dem Team, welche Aufgaben noch umzusetzen sind und welchen aktuellen Stand man hat. Das Task Management stellt die Grundlage für den Netzplan und damit auch die Timeline und Ressourcenplanung im Projekt dar. Aufwände und Kosten für einzelne Aufgaben können eingetragen werden. (Was ist Task Management? Die ausführliche Antwort gibt es hier.)
  • Netzplan
    Einen Netzplan, die zeitlich beste Abfolge aller Arbeitspakete und Aufgaben im Projekt, per Hand zu erstellen ohne ein unterstützendes Tool ist schon bei kleineren Projekten nicht mehr wirklich zu leisten. Gerade im klassischen Projektmanagment wie bei Bauprojekten und Großprojekten wird ein Netzplan benötigt, um die Timeline im Überblick zu behalten und eine erfolgreiche Projektplanung zu gewährleisten.

Mehr zu Projektplaner-Software lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Immer wichtiger und auch beliebter werden Tools und Softwarelösungen im Bereich der Kommunikation und für die Zusammenarbeit des Projektteams. Gerade in agilen Projekten wird Zusammenarbeit deutlich gegenüber Prozessen hervorgehoben (siehe auch agiles Manifest). Durch die Nähe zur Softwareentwicklung gibt es gerade in diesem Bereich viele Lösungen.

  • Darstellung durch Virtuelle Boards (Kanban, Workflowdarstellung, Prozesse)
    Die Darstellung und Übersicht für das Projektteam von Aufgaben und Tasks ist oft ein Kernstück der täglichen Arbeit im Projekt. Es kann ein Kanban-Board geben oder eine prozessbasierte Darstellung der einzelnen Aufgaben.
  • Individuelles Dashboard für Projektmitarbeiter
    Jeder Projektmitarbeiter hat sein eigenes Dashboard, wo er seine Aufgaben im Projekt sehen kann. Gleich zu Tagesbeginn sieht man, welche Aufgabeen noch offen sind und bis wann zu erledigen. Dieses Feature wird oft in Task Management Software mitgeliefert und hilft dem gesamten Team einen Überblick über die Aufgaben zu behalten.
  • Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
    Kommentare in Aufgaben, das Hinterlegen von Ergebnissen und Fragen an andere Teammitglieder sind häufige Vereinfachungen, um die Kommunikation im Projekt zu erleichtern.
  • Allgemeine Team-Kommunikation
    Neben der üblichen Email sollen zusätzliche unkomplizierte Kommunikationskanäle die Zusammenarbeit erleichtern. Manche Software hat einen zusätzlichen Chat, erlaubt Benachrichtigungen nach Ereignissen wie Kommentaren zu eigenen Aufgaben oder bei Schließung einer Aufgabe. Auch Konferenzen per Video oder die Schnittstelle zu Office-Anwendungen für die vereinfachte Kollaboration verbessern die Kommunikation im Team.

Anforderungsmanagment und die Aufgabenliste

Anforderungen (engl. Requirements) stellen die Grundlage für die Zieldefinition im Projekt dar.

  • Verbesserter Überblick über Zielsetzung
    Programme zur Verwaltung dieser Anforderungen ermöglichen einen guten Überblick über die Zielsetzung.
  • Nachverfolgung von Änderungen
    Änderung von Anforderungen in der Startphase und während des Projekts werden durch Versionierung nachgehalten. Die Auswirkungen einer Änderung wird durch Traceability ermöglicht und damit schnell sichtbar. Gerade in regulierten Branchen ist der Einsatz solcher Features sinnvoll. Einfache alternativen sind Excel-Listen oder Word-Dokumente.

Mehr zu Anforderungsmanagement-Tools lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

Ressourcenplanung

Für den Projektmanager und die Erreichung von Terminen innerhalb der maximalen Kosten ist eine kontinuierliche Betrachtung und Planung der Ressourcen notwendig.

  • Verfügbarkeit
    Welche Ressourcen stehen im Projekt zur Verfügung und welche stehen im gesamten Team und Unternehmen zu Verfügung. Es geht bei Ressourcen nicht nur um Mitarbeiter, sondern auch um Maschinen, Arbeitsmittel und Räume.
  • Zuordnung von Aufgaben
    Wer macht was und bis wann,? Gut ist die Darstellungsmöglichkeit für einzelne Aufgabenpakete über ein Gantt-Diagramm als einfache Zeitleiste der einzelnen Arbeitspakete. In größeren Projekten macht der Zusammenschluss zu Teilprojekten und die Betrachtung von Teams und mehr Sinn.
  • Zeiterfassung und Kostenmanagement
    Zeiterfassung ist eigentlich ein Thema für das Projektcontrolling, aber auch bei der Ressourcenverwaltung macht es Sinn, dieses Feature zu berücksichtigen.
  • Auslastungsübersicht und -prognose
    Wie stark ist das Projektteam ausgelastet und wie stark wird die Auslastung in absehbarer Zeit sein? Über einen Forecast kann man Überlastungssituationen schnell erkennen und entsprechend reagieren.

Mehr zu Ressourcenplanungs-Software lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

Projektcontrolling

Die Kontrolle über den Projektfortschritt, Kosten und Timeline muss im Projekt zu jeder Zeit möglich sein, um gegebenenfalls gegensteuern zu können. Gerade dieser Punkt ist händisch nur schwer umzusetzen und sollte durch die häufige Neuberechnung bestens automatisiert werden. Schnell eine gute Übersicht über den aktuellen Stand im Projekt erhalten ist oft eine schwere Herausforderung in unstrukturierten Projekten, hier kann Software unterstützen.

  • Initiale Aufwandserfassung
    Als Teil der Projektplanung ist dies die Grundlage für ein weiteres Projektcontrolling.
  • Überwachung des Projektfortschritts
    Der inhaltliche, zeitliche und monetäre Fortschritt kann über die abgearbeiteten Aufgaben, die erfasste Arbeitszeit und festgelegten Meilensteine erfolgen. Mögliche Lösungen sind Kennzahlen (KPI Darstellung) zum Fortschritt und ein Forecast, der die Prognose für die Zukunft anzeigt.
  • Reporting
    Eine sinnvolle Erweiterung ist das Reporting über eine Exportfunktion in Form von PDF oder einer Präsentation. Manuelle Reportings in Projekten sind leider noch immer gängig und kosten viel Zeit. Eine gute Erweiterung ist die Möglichkeit den Report zu versenden (an Stakeholder und ohne diese zu bearbeiten müssen.)

Mehr zu Zeiterfassung in Projektmanagement-Software lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

Dokumentenmanagement

Die Dokumentation kann im Projekt einen mehr oder weniger großen Stellenwert haben. Schaut man sich Projekte in regulierten Branchen an, so werden Dokumentenmanagementsysteme unabdingbar. Selbst im unregulierten Bereich einer Softwareentwicklung möchte der Kunde gerne eine Nutzeranleitung oder Guidance erhalten und Vertragsdokumente zum Projekt gibt es auch.

  • Wissensmanagement und Datenspeicherung
    In großen Projekten macht das Aufsetzen einer eigenen Plattform zum Wissenstransfer sinn (eigenes Wiki). Auch eigener Cloud Speicher oder die Integration externer Speicher (GDrive, Dropbox, OneDrive) können mit Projektmanagement-Software verknüpft werden.
  • Verwaltung, Versionierung und Zugriffskontrolle
    Für Regulierte Branchen sind Nutzererwaltung, Versionierung von Dokumenten und eine Zugriffskontrolle extrem wichtig. Auch einfache Vertragsdokumente soll ggf. nicht jeder sehen können, oder ein Kunde erhält Zugriff auf bestimmte Dokumente.
  • Suchfunktion und Archivierung
    Veraltete Dokumente müssen weiterhin erhalten werden. Auch nach Projektende haben die Dokumente eine Daseinsberechtigung, sei es um in Folgeprojekten aus den Erfahrungen zu lernen. Daher gibt es oft Suchfunktionen und Archivierungsmöglichkeiten.

Mehr zu Dokumentenmanagement-Software lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

Multiprojektmanagement

Die Themen Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement werden aus Sicht der Geschäftsleitung, der Programmleitung oder auch einer Abteilungsleitung interessant.

  • Darstellung aller Projekte im Multiprojektmanagement
    Die Verwaltung aus einer höheren Ebene, um die Leitung mehrerer Projekte zu vereinfachen, ist gerade für die strategische Planung von Unternehmen wichtig.
  • Projektportfoliomanagement
    Auch als Projektmanager kann es wichtig sein, einen guten Überblick über parallel laufende Projekte zu behalten und diese untereinander zu priorisieren. Im Agenturgeschäft gibt es häufig viele kleine Projekte oder Teilprojekte, die es mit wenig Ressourcen zu planen und steuern gilt.

Mehr zu Multiprojektmanagement-Software lesen Sie hier bei den Hintergrundinformationen.

„Einfache“ Unterstützungssoftware

Office Tools

Neben größeren Projektmanagement Tools und Softwarelösungen gibt es auch die Möglichkeit einfache Office-Tools zu nutzen.

  • Textverarbeitung
    Standards wie Microsoft Word helfen bei der Erstellung von Dokumenten und können ggf. sogar mit Dokumentenmanagementsystemen verknüpft werden. Auch Freeware kann hier gute Dienste leisten, wenn man als kleines Unternehmen noch nicht das Budget hat oder freigeben möchte.
  • Tabellen
    Die Nutzung einfacher Tabellen stellt eine Grundlage im Projektmanagement dar, wenn keine weitere Software vorhanden ist. Sei es die Aufnahme aller Anforderungen oder die Berechnung des aktuellen Budgetverbrauchs. Schaut man mal in die Vorlagen von Microsoft Excel, findet man schon viele Hilfsmittel (auch zur Projektplanung), die einem in kleineren Projekten weiterhelfen können.
  • Präsentation
    Unabdingbar sind Programme, um Inhalte gut und anschaulich präsentieren zu können, sei es im Projektkickoff oder beim Reporting vor der Geschäftsleitung und dem Kunden.

Übrigens:
Eine gute Freeware ist auch die Nutzung der Online-Versionen von Microsoft Office. Diese bieten mittlerweile einen Basisumfang an Funktionen, der für die meisten einfachen Dokumente, Kalkulationen oder Präsentationen ausreicht. Als Alternative gibt es auch noch Google mit der einfachen Variante für Dokumentenerstellung, Tabellenkalkulation und Präsentationsvorbereitung.

  • Datenverwaltung
    Größere Datenbestände benötigen eine umfangreichere Datenverwaltung als eine Tabellenkalkulation es bieten kann. Datenbanksoftware kann hier eine gute Hilfe anbieten.

Kommunikationsprogramme

Es gibt integrierte Kommunikationsprogramme in Gesamtlösungen zur Unterstützung des Projektmanagements aber auch separate Programme, die sich aber über Schnittstellen in Projektmanagement-Software integrieren lassen.

  • Email, Chat und Videotelefonie
    Eine häufige Integration ist die Chatfunktion, um die Kollaboration der Teammitglieder zu verbessern. Aber auch Konferenzdienste helfen bei der Zusammenarbeit.

Software für Kreativitätstechniken

Unterstützende Tools werden auch im Meeting eingesetzt. Zum Beispiel beim Brainstorming kann eine Brainstorming-Software helfen, die gesammelten Ideen und Lösungen zu dokumentieren und direkt in Aufgaben umzuwandeln.

Spezialprogramme für bestimmte Branchen oder Teilaspekte

Zusätzlich zu den häufigsten Features gibt es noch Spezialprogramme für einzelne Aspekte des Projektmanagements. Beispiele sind folgende

  • Qualitätsmanagement
  • Risikomanagement
  • Prozessoptimierung

Wann braucht man eine Projektmanagement-Software?

Auf die Frage, ob sich eine Software für das Projektmanagement lohnt muss man sich folgendes klar machen: Ein Projektmanagement ohne Software ist prinzipiell möglich und wird auch gerne in Projektmanagement Seminaren zum Erlernen von Projektmanagement Methodik genutzt. Man arbeitet viel mit Flipcharts, Pinnwänden und Post-Its zur Visualisierung der Projektziele. Was bei einem kleinen Projekt noch gut möglich ist, wird mit zunehmender Komplexität und Größe des Projektes deutlich mühsamer. Die IT bietet dem Projektmanager und dem Projektteam mittlerweile deutliche Vorteile aber eventuell auch ein paar Nachteile:

Vorteile einer Projektmanagement-Software:

  • Die Organisation des Projektes ist zentralisiert möglich
  • Es gibt einen Gesamtüberblick über das Projekt in Echtzeit zu den wichtigsten Kennzahlen (Stichwort magisches Dreieck aus Leistung, Kosten und Terminen.
  • Durch die Verwendung einer Software hat man eine hohe Zeitersparnis während der Projektdurchführung. Gerade wiederkehrende Aufgaben wie das Projektcontrolling werden vereinfacht.
  • Das ergebnisorientierte Arbeiten wird durch die Transparenz der Aufgaben verbessert.
  • Unternehmensziele werden durch Projekte schneller erreicht

Nachteile durch die Unterstützung mit Projektmanagement Tools

  • Einarbeitungszeit, gerade komplexere Software bedarf einer nicht zu vernachlässigbaren Einarbeitungszeit
  • Die Einführung und Auswahl einer passenden Lösung kostet Zeit
  • Das Projektteam muss die Software akzeptieren und darf diese nicht als Hindernis sehen
  • Eine Projektmanagment Software kostet in den meisten Fällen Geld

Wer sollte eine Projektmanagement-Software einführen und nutzen?

Insgesamt lohnt sich für die meisten Unternehmen in jedem Fall die Einführung einer unterstützenden Software. Es stellt sich nur noch die Frage, welcher Art die Software sein muss und wo die Hauptunterstützung liegen soll.

  • Bei größeren Projekten und starkt abhängigen Projekten ist allein die Kommunikation mit allen Beteiligten so schwer, dass man eine zusätzliche Kollaborationsplattform zum Emailverkehr benötigt.
  • Bei komplexen Projekte und bei sehr umfangreichen Projekten lohnt sich die Einführung einer Gesamtlösung, die möglichst alle Aspekte der obengenannten Features abdeckt.
  • Für kleine Projekte sind simple Lösungen einfach (Tabellenkalkulation, Word, Email und Präsentation), aber die Einführung einer kleinen Kollaborationsplattform und Aufgabenverwaltung mit Visualisierungsboards vereinfacht auch hier das Projekt.
  • Für mehrere kleine Projekte macht die Gesamtübersicht über alle Projekte Sinn (Multiprojektmanagement).

Wie wird eine Projektmanagement-Software bewertet?

Hat man die Kernfunktionen für sich definiert und weiß, was eine Software für Projektmanagement für Hauptfunktionen haben soll (siehe weiter oben), geht es dazu die Shortlist zu testen. Doch vor dem Test mit der Installation bestimmter Produkte in Testumgebungen sollte man noch einen Blick auf weitere Bewertungskriterien werfen. Fällt einem hier bereits ein Ausschlusskriterium auf, spart man sich die Zeit des Testens. Mögliche Kriterien sind:

Features und Funktionalität

  • Die wichtigsten Features hängen sehr stark vom Anwendungsfall ab und schränken die Auswahl der möglichen Lösungen direkt ein.
  • Eine hohe Zahl an Features konkurrieren oft direkt mit der Bedienfreundlichkeit. „Wer nur ein Textverarbeitungsprogramm nutzen möchte, ist mit einem Dokumentenmanagementsystem schnell überfordert und braucht dieses nicht.“
  • Gibt es eine Flexibilität in den Features?
    Dies kann durch das optionales Hinzubuchen von Funktionen nach dem Baukastenprinzip erfolgen oder durch verschiedene Ausstattungspakete (Enterprise vs. kostenlose Nutzung).
  • Auch eine Anpassung der Anpassung der Prozesse an neue Projektstrukturen ist denkbar?
    Jedes Projekt ist anders…

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Benutzeroberfläche

  • Ist die Oberfläche ansprechend oder bereits sehr veraltet und erinnert an ältere Versionen von Windows?
  • Gibt es Visualisierungmöglichkeiten in der Software durch Listenansicht, Kanban Boards, Gantt Charts oder Projektpläne?
  • Ist die Software insgesamt übersichtlich gehalten, oder braucht man lange Zeit, um sich zurechtzufinden?

Bedienfreundlichkeit

  • Wie benutzerfreundlich ist die Software? Stellt die Nutzung eine Einstiegshürde für das Team dar? Gibt es eine vereinfachte Oberfläche für das Team während sich der Projektmanager oder Administrator um die komplexen Vorgänge kümmert?
  • Gerade in größeren Projekten sind neue Teammitglieder nicht selten. Eine Einarbeitungszeit von 2-3 Wochen ist nicht in jedem Projekt tragbar.
  • Gibt es eine mobile App als Zusatz zur Verbesserung der Teamarbeit?

Hosting und Support durch Anbieter

Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software

  • Läuft die Software auf dem eigenen Server, so ist die interne IT für den Betrieb verantwortlich. Wird die Software vom Anbieter in der Cloud gehostet (SaaS), so kann man hoffentlich auf Servicezeiten und Softwarepflegeverträge zurückgreifen, die eine Erreichbarkeit definieren. Beim Cloud-Hosting spricht man auch von einer webbasierten Projektmanangement-Software.
  • Wie stabil läuft die Software? Nichts ist schlimmer, als eine Software, die nicht zuverlässig läuft.
  • Gibt es lange Wartezeiten beim Betrieb der Software durch große Datenmengen im Projekt?

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

  • In welcher Sprache erfolgt Support?
  • Gibt es einen persönlicher Kundenservice?
  • Ist der Service dann kostenpflichtig und man benötigt einen Servicevertrag?
  • Wie steht es um die Erreichbarkeit und zu welchen Zeiten ist ein Ansprechpartner wie erreichbar (Telefon, Chat oder nur Email) ?
  • Wie erfolgreich ist die Software? Gibt es bereits externe Tutorials von Anwendern? Bei einer kleinen Software ist das eher selten zu sehen.
  • Ansonsten liefert der Hersteller selbst Informationen, Tutorials, Schulungen oder Webinhalte für die Anwender der Software aus?

Übrigens
Gerade wenn ein Hersteller wenig Informationen liefert, gibt es externe Unterstützung zu jeder Software. Die wichtigsten Berater findet man in der Artikelserie zu den Top Experten.

Datenschutz

  • DSGVO und BDSG Kompatibilität sind heute wichtige Punkte und können schnell zum Ausschluss bestimmter Lösungen führen.
  • Es macht Sinn den Serverstandort zu prüfen (EU, USA oder ein Land mit zweifelhaften Datenschutzbestimmungen)
  • Welcher Verschlüsselungsstandard wird bei der Übertragung genutzt?

Preisgestaltung

  • Wie sieht die Preisgestaltung des Anbieters aus?
    Es gibt die einmalige Bezahlung mit Servicevertrag für Updates im Kontrast zur Nutzung einer Software in der Coud mit monatlicher Bezahlung. Auch kann der Preis nach Installation oder Nutzerzahl gestaffelt sein. Viele Anbieter bieten zudem verschiedene Funktionsumfänge an zu verschiedenen Preisen, beginnend mit einer kostenlosen Version.
  • Kosten für Einführung der Software
    Auch die Einführung einer Software kostet neben den Lizenzgebühren Geld. Evtl. kann die Schulung der Mitarbeiter vom Anbieter gegen Gebühr übernommen werden. Hat man Key User definiert, kann man auch nur diese schulen lassen und als Trainer für die eigenen Mitarbeiter im Team nutzen.

Mehr zu Kosten bei Projektmanagement-Software gibt es hier im Wissensbereich.

Weitere Kriterien

Integration

  • Welche Exportfunktionen sind integriert?
    Die Möglichkeiten reichen vom einfacher PDF Export über CSV und zur Synchronisation mit bestehenden Programmen wie Outlook, Google etc.
  • Gibt es eine API zum Extract bestimmter Daten für eigene interne Programme?

Individuelle Anforderung durch den Kunden

  • Gibt es externe Anforderungen durch einen Kunden im Projekt?
    Dies kann die dort bestehende Software für die Kollaboration sein oder man nutzt sogar die Software vom Kunden mit.

Sprachvarianten

  • Ist die Software in unterschiedlichen Sprachen erhältlich?
    Auch wenn Englisch als Weltsprache weit verbreitet ist, kann eine deutsche Version einer Software für manche Anwendungen wichtig sein.

Möglichkeit zum Test für Auswahl?

  • Sehr wichtig vor Abschluss eines längerfristigen Vertrages ist der Test der Software mit einer Nutzergruppe von eigenen Mitarbeitern. Dies bieten die meisten Anbieter an. Alternativ kann eine Demo durch einen Vertreter erfolgen, aber hier fehlt dann ggf. der richtige Einblick in die Nutzerfreundlichkeit.

Welche Projektmanagement-Software braucht man? – Ein Leitfaden

Welche Gründe hat man für die Einführung und Nutzung einer solchen Software?

Den Startpunkt für die Einführung einer Software für Projektmanagement liefert dieser Leitfaden. In 7 Schritten arbeitet man sich zur Findung einer passenden Lösung vor. Initial sollte man sich überlegen, was benötigt man eigentlich und für welchen Zweck.

Leitfaden für Auswahl einer Projektmanagement-Software
7 wichtige Schritte für die Auswahl Projektmanagement-Software

Schritt 1 – Welches ist die Ausgangssituation?

Excel kann ausreichen bei Kleinstprojekten oder sehr einfachen Aufgaben, die Aufgabenverwaltung unterstützt das Startup oder den Selbstständigen und ein Unternehmen mit 10 einfachen Projekten unterscheidet sich wieder von komplexen Bauprojekten mit dem Bedarf einer guten Projektplanung…

Ist Projektmanagement bereits im Unternehmen etabliert oder nicht?

Hier macht es Sinn erst das Thema Projektmanagement zu verfestigen, so dass Mitarbeiter und Team die Änderung, welche eine Software mit sich bringt eher zu akzeptieren.

Soll die Software für agiles oder klassisches Vorgehen eingesetzt werden?

Eine wichtige Unterscheidung auch für den Funktionsumfang. Software für klassisches Projektmanagement ist zunächst oft für die Planung und das Management des Projektes geschrieben. Als Nutzer wird der Projektmanager oder das Projektmanagementoffice gesehen. Projektmanagement-Software für agile Vorgehensmethodik legt dagegen den Fokus, wie auch die agile Methodik selbst, auf die Zusammenarbeit des Teams und schafft einen Rahmen für das Projekt. Nutzer sind hier alle im Projektteam und ggf. auch noch die Stakeholder.

Für welchen Bereich soll die Software eingeführt werden?

Soll die Software für das gesamte Unternehmen eingeführt werden oder nur für eine Abteilung, die mit an einem neuen Projekt arbeitet?

Wie viele Projekte stehen in Zukunft an?

Soll die Software für ein einmaliges Projekt eingeführt werden oder aber auch eine Übersicht über eine Vielzahl an Projekten im Multiprojektmanagement ermöglichen. Wenn viele Projekte angefangen werden, muss man vermehrt auf die einfache Einführung der Software bzw. das schnelle Starten von neuen Projekten achten.

Was ist das Hauptproblem, das die Software lösen soll?

  • Die transparente Darstellung der Aufgaben bei kleineren Teams?
  • Die Projektplanung von großen und komplexen Projekten?
  • Die Projektplanung und die Arbeit der Teams in den Projekten soll abgedeckt werden (All-in-one Lösung)

Schritt 2 – Wer ist der Anwender und welche Features soll die Software haben?

Die Anforderungserhebung für die zukünftige Software kann je nach Problemstellung einige Zeit in Anspruch nehmen und das solle Sie auch. Dabei kann man auf den Überblick der möglichen Features zurückgreifen (siehe hier).

SOLL-Features

Diese Features müssen in jedem Fall enthalten sein, damit die Software für den gegebenen Anwendungsfall geeignet ist. Diese SOLL-Funktionen gelten damit auch direkt als Ausschlusskriterium für bestimmte Lösungen, wenn eine Abdeckung nicht ermöglicht werden kann.

KANN-Features

Die KANN-Features sind gut zu haben und bringen wahrscheinlich auch eine Erleichterung. Aber die bisherigen Lösungen im Unternehmen oder Projekt reichen aktuell aus, so dass mehr Kosten, eine längere Einführungsdauer der Software und eventuell schlechtere Nutzerfreundlichkeit durch mehr Funktionen angenommen werden.

Für wie viele Nutzer soll die Software sein?

Mit der Nutzeranzahl wird bei den meisten Anbietern direkt der Preis beeinflusst. Zudem ist die Einführung einer Software für viele Nutzer deutlich aufwändiger und Bedarf auch der Schulung der Mitarbeiter im Team. Bei einer Software, die nicht nur für Projektmanager gedacht ist, benötigt man auch eine Nutzerverwaltung und Zugriffsrechte.

Schritt 3 – Spezifische Voraussetzungen und Einschränkungen

Bei der Einführung einer Software gibt es neben dem Projektgeschäft auch immer ein paar Randbedingungen zu bedenken, die aber nicht direkt etwas mit dem Funktionsumfang der Software zu tun haben müssen.

Gibt es bestimmte technische Details, die zu berücksichtigen sind?

Die Einbindung in die vorhandene IT Infrastruktur kann ein Thema werden. Als Alternative wird ein Großteil auch aus der Cloud als webbasierte Projektmanagement-Software angeboten (SaaS), was bei Datenschutzthemen aber ein Problem machen kann, wenn der Server nicht in der EU steht. Auch firmenintern genutzte Programme können bestimmte Lösungen favorisieren, wenn es dazu passende Schnittstellen gibt und man nicht umstellen muss.

Wie viel Geld darf die Projektmanagement-Software kosten?

  • Gibt es ein maximales Budget pro Jahr und Nutzer?
  • Kann man über die Ersparnis durch den Einsatz der Software mehr Budget gewinnen oder durch einen direkten Vertrag mit einem Anbieter den Preis beeinflussen, wenn man einen größeren und langfristigen Auftrag erteilt?
  • Es gibt auch Software als Freeware, die für kleine Unternehmen und Selbstständige ausreichen kann.

Weiterführend:
Die Kosten für Projektmanagement-Software im Überblick.

Schritt 4 – Die Longlist

Erstellung einer ersten Liste von möglichen Tools durch Recherche der Anbieter

Es gibt viele Vergleiche im Internet, wenn man nach einer neuen Software sucht. Damit erhält man in jedem Fall eine erste Übersicht über das Thema. Wenn man bereits die Punkte von der IST-Situation über Anwendungsszenarien und mögliche Einschränkungen abgedeckt hat, findet man sich schon deutlich besser zurecht.
Das Ziel ist es jetzt eine Vorauswahl durch Ausschluss unpassender Produkte zu treffen. Die sich ergebende Liste der passenden Produkte sollte man im Detail betrachten und vergleichen. Diese Liste kann auch noch recht umfassend sein und hat bestimmt noch 10 oder mehr Lösungen.

Schritt 5 – Die Shortlist

Einschränkung der Longlist auf wenige (3 bis 6) Softwarelösungen

Durch eine tiefere Analyse der Longlist und den erneuten Vergleich mit der eigenen IST-Situation sowie dem Anwendungsszenario kann man eine Shortlist aus wenigen Produkten identifizieren. Diese Produkte auf der Shortlist sollten nun alle zuvor definierten SOLL-Anforderungen erfüllen und im besten Fall auch die internen Rahmenbedingungen berücksichtigen.
Hilfreich für die Bewertung einer Software für Projektmanagement können weitere Kriterien sein. Eine umfangreichere Liste der möglichen Kriterien findet sich hier.

Schritt 6 – Testen

Ist die Shortlist aus 3 bis 6 Produkten erstellt, geht es jetzt daran, die einzelnen Produkte zu Testen. Die meisten Produkte kann man innerhalb gewisser Zeiträume kostenlos anwenden bzw. in Abstimmung mit dem Hersteller prüfen. Dabei sollte man neben dem Featureumfang auch folgende Aspekte prüfen:

Nutzerfreundlichkeit

  • Können die Mitarbeiter mit der Software arbeiten?
  • Ist die Bearbeitung intuitiv und macht die Bearbeitung sogar Spaß oder sind die gewählten Tester am Fluchen über die Software?

Implementierungsaufwand

Die Installation und Schulung der Mitarbeiter kostet Zeit und Geld. Auch die Einrichtung der Nutzerkonten und das Aufsetzen des Projektes ist nicht ohne Aufwand. Werden eigene Services angebunden, so muss man an die bestehende IT herantreten.

Übrigens
Externe Berater können einem bei der Implementierung einer Software helfen und haben einen anderen Blick auf die Situation im Unternehmen. In der Artikelserie Top Experten für Projektmanagement-Software werden die wichtigsten Berater für spezifische Tools vorgestellt.

Schritt 7 – Angebote einholen und entscheiden

Nach dem Test der Shortlist hat man eine Auswahl von wenigen Software Lösungen identifiziert und kann sich Angebote der Hersteller einholen. Sollte der Test keine Lösung gebracht haben, muss man nochmals an die Longlist herantreten und diese ggf. erweitern oder gewisse Anforderungen an die Software anders bewerten.
Von der Entscheidung für eine Software geht es zur Einführung im Unternehmen oder Projekt über. Am besten identifiziert man bestimmte Key User, die die Software intern voranbringen und als Ansprechpartner für das Team dienen. Mit zusätzlichen Schulungen für diese Key User zum Umgang mit der Software, kann anfänglicher Frust im Teams verhindert und die Produktivität nach der Einführung beschleunigt werden.

Welche Projektmanagement-Tools gibt es?

Es gibt heute sehr viele Projektmanagement-Tools, so dass Sie die Qual der Wahl haben. Hier auf pm-tools.info stellen wir Ihnen eine breite Auswahl an Tools in verschiedenen Reviews sehr ausführlich vor:

Fazit

Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software ist nicht in 5 Minuten getan. Zunächst müssen Sie wissen, wofür Sie die Software eigentlich genau benötigen. Wenn Sie sich ein paar Gedanken über den Einsatz einer Software machen, finden Sie die richtige Lösung. Alternativ hilft Ihnen die direkte Beratung durch Experten für Projektmanagement Software.

Legen Sie Wert auf Beratung oder möchten Sie die Projektmanagement-Software selbst einführen?

Übrigens:
Im Blog zu Projektmanagement Tools gibt es hilfreiche Reviews und Vergleiche, um sich Eindrücke zu einer Software zu verschaffen.

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