Projektplaner-Software – Basis für ein erfolgreiches Projekt

Eine gute Projektplaner-Software unterstützt den Projektmanager am Anfang eines Projekts. Auch wenn es immer mehr in Richtung agiler Projektmanagement Methodiken geht, bleibt die Projektplanung ein Grundpfeiler für den Projekterfolg. Projektplanungs-Software ist oft ein Teil von größeren Software Lösungen, kann aber auch einzeln eingesetzt werden. In diesem Artikel erfahren Sie mehr zu diesen Tools und welche Vorteile sie bieten.

Projektplanungs-Software vs. Projektmanagement-Software

Dabei sollten Sie nicht das Tool für Projektplanung mit einer Projektmanagement-Software gleichsetzen. Eine gute Software für das Projektmanagement muss mehr leisten, als nur die zeitliche Abfolge von Vorgängen darzustellen. Aufgabenverwaltung, Kollaboration und Kommunikation sind nur einige der Funktionen von Projektmanagement-Software. Dennoch stellt die Projektplanung neben der Kollaboration einen von zwei Hauptaspekten im PM-Tool dar.

Wofür braucht man Projektplaner-Software?

Mehr als Roadmap oder Gantt Chart

Es geht in der Projektplanung darum alle Informationen hinsichtlich Zeit, Budget und Umfang zu sammeln und eine entsprechende Planung zu erstellen. Der Vorteil einer guten Projektplanung erkennen Sie während der Projektdurchführung: Sie können ein sicheres Controlling durchführen und wissen immer, ob Ihr Projekt korrekt läuft.

Eine Software mit allen Informationen

Die Projektplaner-Software unterstützt Sie dadurch, dass Sie alle Informationen an einem Ort zusammenführen. Was früher in einem Word-Dokument abgespeichert wurde, können Sie heute in einem entsprechenden Tool hinterlegen. Damit haben im besten Fall alle Mitglieder im Projekt die Übersicht und Sie erhalten noch zusätzliche Unterstützung des Tools. Aber selbst wenn Sie ein Offline-Tool wählen profitieren Sie von schnellen Anpassungen während der Projektdurchführung.

Die wichtigsten Aufgaben einer Projektplaner-Software

1. Darstellung der Projektziele
   Was soll mit dem Projekt erreicht werden? Wann? Wie?
2. Planung der Aufgaben
   Definition aller Arbeitspakete (siehe auch Aufgabenverwaltungs-Software)
3. Zeitliche Dimension
   In welchem Zeitrahmen kann das Projekt durchgeführt werden? Was muss wann erledigt werden? Eine klassische Meilensteinplanung mit Gantt-Diagramm.
4. Finanzierungsplan
   Wie wird das Projekt finanziert? Gut sind Stundensätze in Verbindung mit Arbeitszeiten in einer Software.
5. (Kommunikation)
   Diese kann mit einbezogen werden um die Kommunikation im Projekt zu planen. Es gibt Tools, die sowohl Kommunikation als auch Projektplanung abdecken. Oft sind aber noch separate Kommunikationstools im Einsatz.

Wie bewertet man eine Projektplaner-Software?

Die Bewertung einer Projektplaner-Software erfolgt analog zu der einer Projektmanagement-Software. Besonders wichtig ist aber, wie Sie das Tool einsetzen möchten. Soll es nur für die Erstellung eines Zeitplans verwendet werden und Sie kommunizieren im Projekt eher über andere Tools? Oder möchten Sie eine All-in-One Lösung – dann suchen Sie eher nach einer Projektmanagement-Software mit guter integrierter Projektplanung.

Die folgenden Stichpunkte geben Ihnen eine erste Übersicht über wichtige Punkte zur Bewertung:

• UX und UI:
  Userinterface und die Benutzerfreundlichkeit der Software hängen vom Einsatz ab. Wenn nur wenige Nutzer (Projektmanager, PMO) mit dem Tool arbeiten ist dieser Punkt unwichtiger als wenn Sie ein Tool für alle Mitarbeiter suchen.
• Integration:
  Nutzen Sie externe Tools wie Slack oder MS Teams zur Kommunikation? Dann macht es Sinn die Integration zu berücksichtigen.

• Funktionalität:
  • Definition der Projektziele
  • Aufgaben und Vorgänge planen
  • zeitliche Abfolge mit Gantt Diagramm
  • Ressourcenplanung und Finanzierung
  • nach Bedarf Kommunikation im Projekt erleichtern
• Preisgestaltung:
  Aber schauen Sie, dass das Tool zu Ihnen passt. Das ist mehr Wert als eine günstige Software, die Sie nach ein paar Monaten im Einsatz wieder austauschen.
• Einzeln oder integriert?
  Suchen Sie eine reine Projektplan-Software nur für die Erstellung eines Gantt Charts? Möchten Sie auch Projektinformationen im Steckbrief, Kosten und Ressourcenauslastung einplanen? Oder suchen Sie die Gesamtlösung, die noch Kommunikation im Projekt abdeckt? Dies kann Ihre Wahl deutlich beeinflussen.

6 Beispiele für Projektplaner-Software

Im Folgenden eine kurze Liste von Tools, die sich für die Projektplanung eignen:

• Ganttproject
  Dieses kostenlose Tool bietet alle Funktionen zur offline Projektplanung für Ihr Projekt Projektplan, Ressourcen und sogar Netzplan können Sie mit dem Tool abdecken (im Review).
• InLoox now!
  Als Projektmanagement Software bietet InLoox now! auch eine solide Projektplanung. Die Kommunikation ist über die Anbindung an Outlook gut gewährleistet (im Review).
• Instagantt
  Eine Online-Lösung für Projektplanung als Ergänzung der Projektmanagement Software Asana (im Review).
• MeisterTask*
  Eine Projektmanagement-Software, die in der Grundlage von Projektplanung auf Monatsebene recht gut abschneidet. (im Review)
• MS Project for the Web*
  MS Project ist der Klassiker unter den Projektplanern. Mit MS Project for the Web gibt es eine einfache Alternative, die weniger auf Projektplanung geht, aber dafür auch Elemente der Kollaboration abdeckt. Und das alte MS Project kann man ab Plan 3 auch nutzen (in Review).
• Wrike*
  Als umfassende Projektmanagement-Software und Lösung für das gesamte Unternehmen hat Wrike auch eine Zeiterfassung integriert (im Review)

Fazit zu Projektplaner-Software

Der Einsatzbereich für Software zur Projektplanung ist weit gestreut. Sie können Tools als Projektmanager für die ausschließliche Planung von großen Projekten nutzen, ohne dass Sie den Projektplan direkt weiterverbreiten möchten. Dann reicht Ihnen eine offline Version wie GanttProject oder MS Project in der Server-Variante. Wenn Sie den Projektplan regelmäßig updaten und Ihr Projektteam in Echtzeit auf dem laufenden halten möchten, brauchen Sie eine Cloud-Software.

Welches ist Ihr Anwendungsfall und auf welches Tool setzen Sie?

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