Zeiterfassung und Projektmanagement-Software gehören zusammen. Oder ist Zeiterfassung doch nur eine Managementfunktion für die Überwachung der Mitarbeiter? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihnen Zeiterfassung weiterhelfen kann – egal ob separat oder in Projektmanagement-Software integriert.
Wofür braucht man Zeiterfassung in Projektmanagement-Software?
Trotz kritischer Stimmen bezüglich Kontrolle und Überwachung hat die Zeiterfassung in Software einen hohen Stellenwert und auch die Berechtigung dafür. Wichtig ist natürlich, dass nicht jeder Mitarbeiter Zugang zu den sensiblen Daten hat. Ein gutes Rechtesystem ist damit die Grundlage für ein externes Zeiterfassungs-Tool.
Der Vorteil für den Mitarbeiter
Auch als Mitarbeiter im Projekt oder Unternehmen möchten Sie wissen, wie viel Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten. Nur dann haben Sie im Nachgang die Übersicht und können an der stetigen Verbesserung der Prozesse arbeiten.
Übersicht über die Arbeit im Team – Auslastung zwischen Projekt und Linie
Als Teamleiter und Manager sind Sie auf Zeiterfassung angewiesen, um Arbeitszeiten nachzuvollziehen (wenn Arbeitszeiten abgerechnet werden müssen). Und nur mit den Ist-Werten können Sie die Qualität Ihrer Ressourcenplanung langfristig gewährleisten. Die schlechtere Alternative zu einer Zeiterfassung in Projektmanagement Software wäre die Tabellenkalkulation.
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Besseres Projektcontrolling mit Zeiterfassung
Als Projektleiter brauchen Sie erfasste Zeiten auf Projektebene, um das Projekt auf Kurs halten zu können. So behalten Sie auch in einer Matrix-Organisation den Spagat zwischen Projekt- und Tagesgeschäft im Überblick. Die erfassten Zeiten stellen die Grundlage für Ihr Projektcontrolling (-Tool) dar
Genaue Abrechnungen mit Zeiterfassung in Kundenprojekten
Zudem haben Sie mit einer guten Zeiterfassung die einfache Möglichkeit Berichte als Grundlage von Abrechnungen für Ihre Kunden oder Sponsoren aufzusetzen.
Wie bewertet man eine Zeiterfassungs-Software?
Die Bewertung einer Zeiterfassungs-Software erfolgt analog zu der einer Projektmanagement-Software. Sie sollten mindestens die folgenden Stichpunkte beachten:
- UX und UI:
Das Userinterface und die Benutzerfreundlichkeit der Software für die Zeiterfassung sollte perfekt sein. Gerade bei der Zeiterfassung ist das Handling wichtig, da die Nutzer täglich mit dem Tool arbeiten werden. Arbeiten Ihre Mitarbeiter ungern mit dem Tool, werden die Zeiten nicht oder nur verspätet gebucht. - Integration:
Gibt es externe Tools, die Sie integrieren möchten? Bei Zeiterfassung in Projektmanagement-Software sind die Möglichkeiten oft vielfältig. Zeiterfassung als Online-Lösung lebt allerdings oft auch von der Integration in andere Tools.
- Funktionalität:
Die Erfassung von Arbeitszeiten per automatischem Tracking System und manuelle Bearbeitung der erfassten Zeiten sind grundlegende Funktionen (auch nachträglich). Eine zusätzliche Kommentarfunktion zur Beschreibung der Arbeiten auf Aufgabeneben verbessert die spätere Auswertung. Mit einer Kalenderansicht zur Übersicht (Tag, Woche, Monat) und individueller Filterfunktion haben Sie schon ein ordentliches Tool zur Hand (Filter für Darstellung sowie Export von Projektzeiten, Stundenzettel oder Kundenreport) - Preisgestaltung:
Der Preis ist immer wichtig. Aber gerade bei Software ist die passgenaue Eignung wichtig für den Einsatz. - Einzeln oder integriert?
Sie müssen unterscheiden, ob Sie ein externes Zeiterfassungs-Tool nutzen möchten oder eine in Projektmanagement-Software integrierte Version. Bei einer Zeiterfassung in Projektmanagement-Software haben Sie den Vorteil der direkten Verknüpfung mit den einzelnen Aufgaben im Projekt. Das externe Tool können Sie einsetzen, wenn Ihre Projektmanagement Lösung keine eigene Zeiterfassung bietet.
7 Beispiele für Zeiterfassung in Projektmanagement Software und extern
Natürlich gibt es nicht die perfekte Software für alle Anwender. Wie bei allen Tools ist es der Anwendungsfall, der entscheidet ob die Einführung erfolgreich war.
Gerade kleine Agenturen suchen wohl eher nach einem Tool mit guter Exportfunktion, um die Kundenrechnungen schnell und einfach schreiben zu können. Für den Mittelstand mit mehr Mitarbeitern sind dann Kostenstellen und eine gute Filterung nach Projekten wichtiger. Wenn Sie Wert auf eine Zeiterfassung in Gesamtlösung der Projektmanagement-Software legen, fallen die kleinen Tools raus.
Projektmanagement-Software mit Zeiterfassung
Projektmanagement-Software mit integrierter Zeiterfassung:
- factro
Die Zeiterfassung von factro ermöglicht das richtige Projektcontrolling und stellt die Restaufwände im Projekt dar (im Review) - monday.com*
Eine Projektmanagement-Software, die auch im Programmbereich Ressourcenplanung recht gut abschneidet. (zum monday.com Review) - Wrike*
Als umfassende Projektmanagement-Software und Lösung für das gesamte Unternehmen hat Wrike auch eine Zeiterfassung integriert (im Review)
Separate Zeiterfassungs-Software als Erweiterung
Unabhängig von Projektmanagement-Software können Sie auch ein extra Tool für die Zeiterfassung nutzen:
- Timecamp
Timecamp ist eine Webanwendung, die sich gut in viele andere Tools integrieren lässt. Neben üblicher Projektmanagement-Software gibt es sogar eine Chrome Integration und iOS/Android-Apps (im Review). - Timetrack
Als eigenständige Lösung mit Web und App bietet Timetrack Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung an. - Time Doctor*
Auch Time Doctor ist eine eigenständige Ergänzung für die Zeiterfassung von Teams. Insbesondere die Produktivität und Effizienz soll mit dem Tool deutlich gesteigert werden können. Natürlich gibt es bei Time Doctor * verschiedenste Verknüpfungen in die üblichen Tools wie Asana, Trello, Jira oder Todoist. - Zistemo
Zistemo kann als Ergänzung in verschiedene Tools wie Jira, Asana und Trello integriert werden, um die Zeiten zu erfassen.
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Fazit zu Zeiterfassungs-Software
Auch wenn Zeiterfassung immer mit Datenschutz und Controlling Ihrer Mitarbeiter zu tun hat, bleibt es ein wichtiges Werkzeug im Projektmanagement. Nur mit einer Aufwandserfassung wissen Sie in Echtzeit, wo Ihr Projekt hinsichtlich Budget steht. Projektmanagement-Software hat normalerweise eine Zeiterfassung integriert und alternativ gibt es viele Zeiterfassungs-Tools zur Auswahl.
Wie sehen Sie das Thema Zeiterfassung? Noch interessanter – wie sehen Ihre Mitarbeiter den Aufwand für das Erfassen von Arbeitszeiten?
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