MS Project for the Web – MS Project in Modern und Einfach?

Neu und unbekannt. Wer kennt MS Project for the Web? Auch Microsoft geht mit der Zeit und entwickelt moderne Alternativen zur Projektplanung mit MS Project. In diesem Review geht es um diese intuitiv zu bedienende Software von Microsoft.

Inhalt

In diesem Artikel geht es um verschiedene Fragestellungen:


Das Wichtigste in Kürze:

  • Intuitiv und einfach zu bedienen – eine Projektmanagement-Software für den Einstieg und ein Kontrast zum klassischen MS Project
  • Mit Aufgaben, Kanban Board und Zeitleiste werden die minimalen Projektmanagement Funktionen für viel Projekte abgebildet.
  • Die Anbindung an das Microsoft Ökosystem ermöglicht vielfältige Erweiterungen wie MS Teams, Power BI, SharePoint.
  • Es gibt teilweise Wartezeiten beim Wechsel zwischen den Programmteilen.
  • Wer noch keine Microsoft Dienste nutzt, hat hohen Aufwand mit der Integration.
  • Erweiterte Funktionen wie Zeiterfassung, Ressourcenplanung oder Dokumentenmanagement fehlen (gibt es aber mit teuren Bezahlplänen in MS Project)
  • Multiprojektmanagement geht mit der Roadmap

Das Unternehmen hinter MS Project for the Web

Das Unternehmen Microsoft ist der weltweit führende Hersteller von Betriebssystemen. Mit MS Project ist bereits 1984 die erste Software für Projektmanagement hinzugekommen. MS Project gilt als der Standard für die Projektplanung und ist auch heute noch Teil von Schulungen in Projektmanagement Seminaren. Selbst eine Cloudversion MS Project Online steht der offline Version in nichts nach. MS Project bleibt ein mächtiges Tool für die Projektplanung. Doch die Komplexität der Software macht den Einstieg nicht gerade einfacht und es gibt viele Nutzer, die nicht alle Funktionen von MS Project benötigen.

Daher hat Microsoft eine cloudbasierte Projektmanagement-Software aufgelegt, die leicht zu bedienen ist und sich auf die wichhtigsten Funktionen beschränkt. Damit verfolgt Microsoft das Ziel deutlich mehr Nutzern einen Zugang zu Projektmanagement zu verschaffen. Während die Einarbeitung in das klassische MS Project nicht in einer Woche vollendet ist, kann man MS Project for the Web in wenigen Stunden komplett durchdringen.

Welche Features bietet MS Project for the Web?

Es ist eine Basisanwendung für das Projektmanagement. Der Fokus liegt weder auf der Projektplanung noch auf der Aufgabenverwaltung. Stattdessen versucht Microsoft mit der neuen Software vor allem den Einstieg in das Projektmanagement so einfach wie möglich zu gestalten. Zusätzlich soll MS Project for the Web möglichst gut in das Ökosystem von Microsoft integriert werden können.

Der Softwaretest startet mit der Einrichtung eines Accounts bei Microsoft und der Wahl von „Project Plan 3“ als 30-tägige Testversion. Allerdings hätte hier auch der „Project Plan 1“ für diesen Test ausgereicht.

Die Übersicht in MS Project for the Web. Man kann ein neues Projekt oder eine Roadmap anlegen. Alternativ kann man in Project Online wechseln, um in der klassischen Ansicht von MS Project zu planen (erst ab Tarif "Project Plan 3")
Die Übersicht in MS Project for the Web. Man kann ein neues Projekt oder eine Roadmap anlegen. Alternativ kann man in Project Online wechseln, um in der klassischen Ansicht von MS Project zu planen (erst ab Tarif „Project Plan 3“). (Used with permission from Microsoft.)

Projektplanung in MS Project for the Web

Die neue Software von Microsoft eignet sich für die einfache Zeitplanung von Projekten. Da der Fokus auf das Wesentliche gelegt wird, kann man manche Funktionen vermissen.

Verwaltung allgemeiner Projektdaten

Bei den allgemeinen Daten ist man auf wenige Informationen beschränkt:

  • Projektname
  • Projektmanager
  • Anfangstermin

Aufgabenverwaltung/Task Management

Innerhalb eines Projektes ist die Aufgabenliste eine von drei Ansichten. Man beschränkt die Informationen einer Aufgabe auf 13 Spalten in der Aufgabenliste. Zusätzlich zu den Spalten können noch Notizen zu den Aufgaben hinterlegt werden.

Die Ansicht der Aufgaben in MS Project for the Web. (Used with permission from Microsoft.)

Balkenplan oder Gantt Chart

Die Ansicht von Aufgaben in der Zeitachse entspricht einer simplen Darstellung eines Gantt Charts. Dabei ist zu bemerken, dass simpel nicht unüberlegt sein muss. Mit der Zeitachse ist es möglich einen guten Überblick über das Projekt zu erhalten. Auch Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben können abgebildet werden. Meilensteine können über Aufgaben mit einer Dauer von 0 Tagen gesetzt werden.

Die Zeitachse entspricht einem Gantt Chart für die Darstellung der Aufgaben.
Die Zeitachse entspricht einem Gantt Chart für die Darstellung der Aufgaben. (Used with permission from Microsoft.)

Wichtig
In „Project Plan 1“ kann die Roadmap nur im schreibgeschützten Zustand angezeigt werden.

Netzplan oder Projektstrukturplan sind nicht vorhanden und müssen – sofern notwendig – über Project Online erstellt werden (ab Tarif „Project Plan 3“ möglich).

Kommunikation und Zusammenarbeit mit MS Project for the Web

Von sich aus bietet MS Project for the Web die Visualisierung eines Kanban Boards, um jedem Teammitglied im Projekt eine bessere Übersicht zu verschaffen.

Das Kanban Board
Das Kanban Board (Used with permission from Microsoft.)

Wichtig zu wissen:
Mit der Verknüpfung in das Microsoft Ökosystem können viele verschiedene Tools für die Zusammenarbeit genutzt werden. So ist zum Beispiel die Nutzung des Kommunikationstools Microsoft Teams möglich.

Rollen und Berechtigungen

Rollen und Berechtigungen werden über die separaten Microsoft Gruppen abgedeckt. Wer in seiner Organisation eine neue Gruppe erstellt, kann diese mit MS Project for the Web verknüpfen. Diese Gruppe kann in allen Anwendungen der eigenen Organisation genutzt werden (z.B. Microsoft Teams).

Gruppen von Microsoft 365 werden auch in MS Project for the Web verwendet
Gruppen von Microsoft Office 365 werden auch in MS Project for the Web verwendet (Used with permission from Microsoft.)

Anforderungsmanagment

Es gibt kein Anforderungsmanagement. Hier muss man auf MS Project Online zurückgreifen

Ressourcenplanung

Es gibt keine Ressourcenplanung. Hier muss man auf MS Project Online zurückgreifen

Projektcontrolling

Es gibt keine internes Projektcontrolling. Allerdings kann an die Daten der Cloud Anwendung mit Microsoft Power BI auswerten.

Dokumentenmanagement

Es gibt keine Möglichkeit Dateien zu hinterlegen.

Multiprojektmanagement bei MS Project for the Web

Mit der Ansicht über eine Roadmap können mehrere Projekte gleichzeitig in der Timeline angesehen werden. Die Projektdaten werden in einer Aggregation dargestellt. Dies ermöglicht das Multiprojektmanagement und die Planung eines Projektportfolios in einfachster Weise. Auslastung und Kosten werden hier weiterhin nicht dargestellt.

Die Roadmap in MS Project for the Web als übergeordnete Ansicht
Die Roadmap bietet Multiprojektmanagement in MS Project for the Web mit einer übergeordneten Ansicht (Used with permission from Microsoft.)

Wie schneidet MS Project for the Web in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Die Funktionalität ist extrem einfach gehalten. Der Fokus liegt darauf, ein einfaches Task Management mit Kanban Ansicht und Zeitleiste zu verbinden. Über die Roadmap behält man den Überblick über alle Projekte. Damit hat man eine Grundversion für das Management von Projekten.

Mit der Integration in das Microsoft Ökosystem ist die Anbindung von Gruppen, Power BI und Microsoft Teams einfach möglich. Dies ergänzt fehlende Features wie Controlling oder Kommunikation über die Software.

Wer zusätzlich Features einer umfassenden Projektmanagement-Software vermisst, kann immer noch auf Project Online wechseln.

Wichtig
Die Integration weiterer Anwendungen aus dem Microsoft Ökosystem kann kostenpflichtig sein.

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Die initiale Einrichtung kann man in 15 Minuten durchführen. Es vergehen 5 Minuten, bis ein Firmenaccount erstellt ist. Nach der Bestellung des Testaccounts dauert die Einrichtung von MS Project durch Microsoft selbst etwas Zeit und man wird per Email informiert, wenn diese abgeschlossen ist. Dies hat im Testprojekt nochmal 5 Minuten gedauert.

Wer MS Project jedoch mit mehreren Nutzern verwendet, hat längere Wartezeiten vor sich. Das richtige Einrichten von Gruppen im Office Portal ist notwendig, um weitere Nutzer sinnvoll hinzuzufügen.

Die Einrichtung und Installation ist in der Microsoft Hilfe für Project Online beschrieben. Diese ist übrigens maschinell übersetzt, was man an der ein oder anderen Stelle merkt.

Nach Einrichtung benötigt das neue Projekt etwas Zeit.
Nach Einrichtung benötigt das neue Projekt etwas Zeit. (Used with permission from Microsoft.)

MS Project for the Web zeigt sich sehr übersichtlich und intuitiv. Es gibt sehr wenig Ablenkung und die Funktionen sind auf das Wesentliche beschränkt. Das ist sehr gut für die Nutzerfreundlichkeit. Man fühlt sich im Gegensatz zum klassischen MS Project niemals überfordert, so dass man guten Gewissens ein neues Teammitglied in 5-10 Minuten integriert und arbeitsbereit hat.

Mobile App

Aktuell gibt es noch keine mobile App.

Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Microsoft ist beim Thema Datenschutz als großer Softwarehersteller eigentlich gut aufgestellt. Zumindest sollte man das meinen. Es gibt zwar kritische Stimmen zum Umgang mit Datenschutz bei Microsoft, aber der Microsoft Konzern bietet einige Unterlagen zum Thema DSGVO an, so dass man sich selbst eine Meinung bilden kann.

Was Microsoft alles im Bereich Sicherheit unternimmt kann man nicht in einem Software Review darstellen. Hier sei auf den Business Bereich von Microsoft selbst verwiesen. MS Project for the Web ist beim Datenschutz unter Microsoft 365 gegliedert. Alle Informationen zur Datenlöschung gibt es hier.

Erreichbarkeit und Stabilität

Einziges Manko ist leider die Performance im Vergleich mit anderen Anbietern. Man merkt doch häufiger, dass die Synchronisation zwischen Roadmap und Projekt ein paar Minuten dauert und nicht direkt durchgeführt werden kann. Auch die Zeit für den Start eines Projektes kann den Nutzer erstmal zur Kaffeemaschine laufen lassen.

Solange man sich in einem Arbeitsbereich befindet, kommt es allerdings nicht zu Verzögerungen.

Der Status der gebuchten Dienste bei Microsoft kann über diesen Link abgerufen werden. Dabei muss man als Administrator bei Microsoft eingeloggt sein.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Microsoft stellt zu MS Project for the Web Online Hilfen zur Verfügung. Darüber hinaus kann man sich an das Microsoft 365 Support Center wenden. Bei aktuellen Problemen kann man ein Kontaktformular bzw. einen Support Fall ausfüllen oder die Hilfe bemühen.

Online Schulungen bietet Microsoft hier an.

Support von Microsoft 365
Support von Microsoft 365 (Used with permission from Microsoft.)

Kosten bei der Nutzung von MS Project for the Web

Gut zu Wissen
Wenn man bereits Microsoft Produkte im Unternehmen nutzt, kann es sein, dass MS Project for the Web bereits freigeschaltet ist. Einfach mal prüfen unter project.microsoft.com.

(Stand Mai 2020, MS Project Kosten ohne Gewähr)

Die Cloud Variante von MS Project unterscheidet zwischen drei verschiedenen Kostenmodellen. In allen drei Modellen ist MS Project for the Web enthalten.

Hier soll nur auf das Preismodell von MS Project for the Web eingegangen werden. Wichtig zu wissen ist, dass mit höheren Preisstufen auch MS Project Online und die Server Version von MS Project integriert sind.

Kosten und Tarife von MS Project
Kosten und Tarife von MS Project, Stand Mai 2020. (Used with permission from Microsoft.)

Übrigens
Eine Übersicht über die Kosten bei Projektmanagement-Software verschiedener Anbieter gibt es hier.

Project Plan 1

Der Project Plan 1 enthält die im Review vorgestellten Basisfunktionen:

  • Aufgabenlisten
  • Kanban Board
  • Zeitachse im Projekt
  • Kommunikation über MS Teams
  • Roadmap (schreibgeschütztes Multiprojektmanagement)

Project Plan 3

Alle Bereiche aus dem Project Plan 1 sind hier enthalten. Zusätzlich kann die Roadmap für Multiprojektmanagement bearbeitet werden. Mit integriert sind noch ein externe Funktionen:

  • MS Project Online
  • Nutzung der aktuellsten MS Project Desktop Version
  • Berichte, Ressourcen und Arbeitszeiten in der Cloud

Project Plan 5

Alle Bereiche aus dem Project Plan 2 sind hier enthalten. Mit Project Plan 5 wird eine Ebene über die Projekte gelegt, um das Projektportfolio managen zu können.

  • Portfolio Szenarien
  • Bedarfsmanagement
  • Verwaltung der Unternehmensressourcen

Kosten Vergleich


MS Project for the Web1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Project Plan 1100€2.520€7.560€
Project Plan 3303€7.590€22.770€
Project Plan 5556€13.920€41.760€
Kosten von MS Project for the Web pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand Mai 2020)

Sonstige Bewertungskriterien

  • Spracheinstellungen sind möglich.
  • Alle Versionen können zum Test für 30 Tage kostenlos genutzt werden.

Fazit zu MS Project for the Web als Projektmanagement Tool

Die Vorteile

Intuitiv und einfach zu bedienen – die Projektmanagement-Software für den Einstieg.

Die Roadmap gibt eine gute Übersicht und ermöglicht Multiprojektmanagement mit MS Project for the Web

Mit Aufgaben, Kanban Board und Zeitleiste werden die notwendigen Projektmanagement Funktionen für die meisten kleinen Projekte abgebildet.

Die Anbindung an das Microsoft Ökosystem ermöglicht vielfältige Erweiterungen wie MS Teams, Power BI, SharePoint.

In den teureren Bezahlplänen kann man auf das klassische MS Project für komplexe Projekte wechseln.

Die Nachteile

Erweiterte Funktionen wie Zeiterfassung, Ressourcenplanung oder Dokumentenmanagement fehlen (gibt es aber mit teuren Bezahlplänen in MS Project)

Wer noch keine Microsoft Dienste nutzt, hat hohen Aufwand mit der Integration.

Es gibt teilweise Wartezeiten beim Wechsel zwischen den Programmteilen.

Online Hilfen sind nicht einfach zu finden und maschinell ins deutsche übersetzt – das merkt man.

Für wen lohnt sich MS Project for the Web?

Der Fokus der neuen Cloud Anwendung liegt definitiv auf kleinen bis mittelgroßen Projekten in welchen keine detaillierte Zeitplanung erfolgen muss. Im klassischen MS Project benötigt man eine umfangreiche Einarbeitung. Dies ist bei MS Project for the Web nicht so und somit zielt Microsoft auch nicht zwingend auf den klassischen Projektmanager als Anwender.

In der heutigen Zeit gibt es viele Personengruppen, die Projekte planen und erfolgreich durchführen wollen. Nicht nur für Abteilungsleiter, Fachexperten oder Berater vereinfacht Microsoft mit MS Project for the Web den Einstieg ins Projektmanagement massiv durch eine intuitive Oberfläche und dem Fokus auf die Basisfunktionen einer Projektmanagement-Software.

Wenn ein Unternehmen bereits Microsoft 365 nutzt, sollte man prüfen, ob MS Project bereits freigeschaltet ist. Ein erster Blick lohnt sich gerade dann, da man keine umfangreiche Integration durchführen muss und schon alle Mitarbeiter ein Microsoft Konto nutzen. Selbst wenn das klassische MS Project im Unternehmen etabliert ist, nutzt nur die Projektmanagement Abteilung die Software und die Fachabteilungen versuchen mit Excel durch kleineren Projekte zu navigieren. Gerade hier kann die moderne Cloud Anwendung eine gute Ergänzung darstellen.

Aber viele Selbstständige, Start Ups und kleinere Unternehmen nutzen keine Services von Microsoft. Für diese Gruppen ist die Einführung mit größerem Aufwand verbunden. Es gibt gerade in diesem Bereich einige Alternativen, die einfacher einzurichten sind und vergleichbare Funktionen bieten.

Alternativen
Eine umfangreichere aber auch teurere Alternative kann Meistertask mit der Business Variante sein – siehe Review.
Agantty ist die kostenlose Alternative mit guter Darstellung in Form von Gantt Chart. Hier die übersichtliche Alternative im Review.

Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden.

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