Wie bauen Sie ein einfaches Kanban Portfolio Management auf? Lesen Sie es hier.

Wann hilft Ihnen Sie ein Kanban Portfolio Management und muss alles mit agilen Methoden umgesetzt werden?

Wichtig
Den Nutzen und die Umsetzung eines einfachen Projektportfolio Kanban Boards sollten Sie unabhängig von agilem Projektmanagement sehen. Es ist eine einfache Methode und Darstellungsform, um Projekte, Aufgaben oder Arbeitspakete in guter Übersicht darzustellen. Dennoch können Sie Ihre Projekte in klassischem Wasserfall, V-Modell oder mit heute modernem Scrum durchführen.

Das Kanban Portfolio Management im Beispiel

Grundlage: Flughöhe und Portfoliomanagement in mittelgroßen Unternehmen

Betrachten Sie ein mittelgroßes Unternehmens mit verschiedenen Abteilungen und mehreren Projekten, kommen meist zwei Dinge zusammen:

• Es gibt, wenn überhaupt nur Portfoliomanagement für die Geschäftsführung. Mit Glück wird mehr als eine einfache Excel-Tabelle verwendet. In den meisten Fällen gibt es aber keine richtige Übersicht über laufende interne, externe Projekte. Schon gar nicht auf Ebene der Abteilungen oder Teams.
• Sie können ein Unternehmen mit verschiedenen Ebenen betrachten. Sie erhalten je nach Unternehmensebene oder „Flughöhe“ unterschiedliche Sichtweisen auf Projekte bzw. die Unternehmensstrategie. Mehr Informationen zu dem Begriff Flughöhe und Kanban als Methode finden Sie bei Klaus Leopold.
  • obere Ebene
    Die strategische Ausrichtung des Unternehmens wird hier bestimmt. Eine Übersicht über alle größeren Projekte bzw. Programme (intern, extern) ist wichtig. Kleinere Projekte werden nicht betrachtet.
  • mittlere Ebene
    Sie leiten eine Abteilung, ein Team oder ein größeres Programm mit verschiedenen Projekten (intern, extern). Die Übersicht über alle relevanten Projekte ist wichtig. Selbst kleinere Projekte dürfen nicht vernachlässigt werden.
  • unterste Ebene
    Im Projektgeschäft geht es um Aufgaben für das Projektteam. Eine Betrachtung des großen Ganzen ist im Tagesgeschäft nicht wichtig, kann für das Team aber motivierend wirken.

Für wen ist das Kanban Portfolio Management interessant?

Der Fokus soll in diesem Beitrag um die mittlere Ebene im Unternehmen gehen: Dabei ist es egal, ob Sie ein Abteilungsleiter, Projektmanager, Multiprojektmanager oder Geschäftsführer im kleinen Unternehmen sind. Wie gesagt, kann ein Einblick in die Projektlandschaft auch für das Team motivierend wirken. An der eigentlichen Umsetzung eines Multiprojektmanagement mit Kanban sollte aber eher die Führungskraft in den Projekten beteiligt sein – selbst, wenn die Umsetzung vom PMO oder Team durchgeführt wird.

Übrigens
Sie können das Kanban Portfolio auch auf den anderen Ebenen einsetzen. Die Geschäftsführung behält den Überblick über die strategische Ausrichtung oder das Team sieht, welche Projekte/Aufgaben in naher Zukunft anstehen.

Das Projektportfolio Kanban für Ihr Team im Multiprojektumfeld

Das folgende Beispiel eignet sich unter anderem für Sie, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Sie haben ein festes Team oder leiten mehrere Projekte?
• Die realistische Planung der zukünftige Projekte fällt Ihnen schwer?
• Sie haben es schwer die Übersicht über alle Projekte zu behalten und es gibt kein etabliertes Portfoliomanagement in Ihrem Unternehmen?
• Sie haben eher viele kleine Projekte und Kunden als ein größeres Projekt?
• Sie haben ein großes Projekt oder Programm und verlieren den Überblick über Teilaspekte?

Das Kanban Portfolio zeigt Ihnen im besten Fall eine direkte Übersicht über alle Ihre geplanten, aktuellen und abgeschlossenen Projekte. Der Aufbau ist dabei relativ einfach:

Vorlage MeisterTask Kanban Portfolio Management

Am Beispiel von MeisterTasks sehen Sie hier eine Vorlage für ihr Kanban Portfolio für das Multiprojektmanagement. Besonders hervorzuheben ist die Zeitleiste aller Projekte. Durch das Eintragen von Projektdauer behalten Sie alle Projekte in der Übersicht.

Alle Ihre Projekte erhalten eine Kachel bzw. ein Post-it auf Ihrem Kanban Board und werden folgenden Spalten zugeordnet

Die Spalten im Portfolio Kanban

• In Vorbereitung
  Projekte, die noch nicht beauftragt sind bzw. interne Projekte, die noch nicht freigegeben wurden.
• Fertig zur Durchführung
  Projekte, die soweit vorbereitet sind, dass Sie gestartet werden können
• In Arbeit
  Projekte, die aktuell bearbeitet werden
• In Abschluss
  Projekte, die inhaltlich abgeschlossen sind. Der formale Abschluss steht noch aus (z.B. Abrechnung beim Kunden oder die Retrospektive mit dem Team)
• Abgeschlossen
  Diese Projekte können archiviert werden und belasten weder Sie noch Ihr Team

Die Kacheln auf dem Kanban Portfolio Board

Die Projekte selbst werden dabei in Form von Kacheln auf dem Board verteilt. Es reicht also die Kerninformationen für Projekte in Kacheln oder Porst-Its zu hinterlegen:

• Projektname
  Aussagekräftig, dass alle wissen, worum es geht
• Aufwand
  Wie viel Aufwand steckt in diesem Projekt? (Tage, Wochen)
• Dauer und Deadline
  Gibt es eine Deadline? Für welchen Zeitrahmen ist das Projekt geplant?
• Weiteres
  Natürlich können Sie diese Informationen noch ergänzen. Gute Inhalte wären alles, was im üblichen Projektsteckbrief stehen kann. Wichtig ist aber, dass dieses Board der Übersicht dienen soll und den Anwender nicht erschlagen darf.

Offline Kanban Portfolio Management

Sie benötigen nicht zwingend eine zusätzliche Software, um eine einfache Projektportfolioübersicht mit Kanban zu erhalten. Ein einfaches Offline-Kanban Board kann ausreichen, um den Überblick zu behalten. Aber in den meisten Tools für Projektmanagement bzw. Task Management ist ein Kanban Board als Visualisierung heutzutage enthalten.

Aber:
In Zeiten von Remote Work macht es Sinn, wenn Sie die Online Version nutzen. Hier gibt es ein paar Beispiele für Kanban Software.

Ergänzende Hinweise zum Einsatz des Portfolio Boards

Wenn Sie ein Kanban Portfolio für das Management aller Projekte im Unternehmen nutzen möchten, sollten Sie noch Folgendes beachten:

1. Sie können das Board genauso verwenden, wie oben beschrieben.
2. Wenn Sie aus einer höheren Ebene auf ein solches Board schauen, sollten Sie kleinere Projekte aussortieren. So macht es keinen Sinn in der regelmäßigen Planung für ein Unternehmen von 40 Mitarbeitern Projekte mit einer Arbeitslast von 5 Personentagen zu betrachten. Setzen Sie daher eine vernünftige Grenze, die Ihnen angemessen erscheint.
3. Sie brauchen eine Person, die für das Board und die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Inhalte zuständig ist.

Nutzen Sie ein Portfolio Boards, um die Projekte für ein bestimmtes Team im Multiprojektumfeld darzustellen. Egal, ob in Standing Teams moderner Organisationen oder in Matrix-Organisationen, die Übersicht über Projekte ist wichtig. Auch das Team braucht eine gute Übersicht und einfache Excel-Listen sind zwar hilfreich, aber visuell ungeeignet um den aktuellen Status zu präsentieren.

Ein Tipp zum Abschluss – Durchsatz von Projekten erhöhen

Viele Projekte und Aufgaben gleichzeitig umzusetzen, ist in vielen Unternehmen weiterhin ein Muss. Dabei gibt es verschiedene Studien, die zeigen, dass Multitasking durch den schnellen Wechsel von Aufgabe zu Aufgabe mehr Konzentration und Zeit verbraucht.

Achten Sie daher im Multiprojektmanagement darauf, die Anzahl der parallel laufenden Projekte klein zu halten. So können Sie die Belastung im Team verringern und den Durchsatz an Projekten erhöhen. Mehr Informationen dazu liefert auch die VISTEM GmbH.

Fazit zu Kanban Portfolio Management

Auch wenn Sie kein etabliertes Portfoliomanagment im Unternehmen nutzen, können Sie relativ einfach den Überblick über Ihre Projekte behalten. Gerade im Multiprojektmanagement mit vielen Auftraggebern kann ein Projektportfolio mit Kanban mehr Übersicht verschaffen und ist in kurzer Zeit aufgebaut.

Dabei geht es nicht darum, umfangreiche KPIs und Formeln für die Priorisierung zu entwickeln. Der Fokus liegt auf der schnellen und einfachen Darstellung, um alle Projekte im Blick zu behalten.

Wie managen Sie Ihre Projekte und behalten die Übersicht?