Todoist Premium für Projektmanagement im Business?

Todoist gilt für viele als einfache To-Do-Liste. Dabei sind die Varianten Todoist Premium und Business nicht direkt auf Privatpersonen ausgerichtet.

Wie weit können kostenpflichtige Versionen der To-Do-Listen-App Ihnen im alltäglichen Projektmanagement weiterhelfen? Diese Information und einen allgemeinen Überblick über das Tool und einen Erfahrungsbericht, erhalten Sie im Rahmen dieses Todoist Reviews.

Inhalt


Das Wichtigste in Kürze:

Dieses Review stellt Ihnen die Erfahrungen aus unserem Test dar. Damit Sie nicht alles lesen müssen, gibt es eine kurze Bewertung:

  • Todoist geht mit Premium und Business in die Bereiche eines einfachen und kostengünstigen Taskmanagements-Tools
  • Mit der kostenlosen Version erhalten Sie eine einfache ToDo-Listen-App
  • Im Gesamtüberblick zeigt sich eine solide SaaS-Lösung, wenn man den passenden Anwendungsfall kennt
  • Datenschutz wird beachtet, aber den Fall DSGVO sollten Sie genauer ansehen
  • Die App überzeugt als mobile Variante zum Tracking und der leichteren Planung Ihrer Aufgaben



Das Unternehmen hinter Todoist

doist wurde 2007 gegründet und ist heute ein dezentral geführtes Remote-Unternehmen. Besonders bei heutigen SaaS-Lösungen ist, dass doist komplett ohne externe Finanzierungen auskommt und über Bootstrapping bis zur heutigen Größe von 93 Mitarbeitern angewachsen ist. Damit sitzt der ursprüngliche Gründer weiterhin mit im Unternehmen, was bei Startups nicht mehr der Regelfall ist.

Mit Todoist als Produktivitäts-App und Twist als Kommunikations-Tool bietet doist zwei sich ergänzende Lösungen für Einzelpersonen und kleine wie mittlere Unternehmen.

Welche Features bietet Todoist?

Im Review zeigt sich schnell, dass man diese App stark auf die Erhöhung der Produktivität im Stil von ToDo-Listen fokussiert ist. Wir haben Todoist Business getestet, also die kostenpflichtige Bezahlvariante, die noch über dem Premium-Tarif steht.

Todoist Business Grundstruktur
Die Grundstruktur in Todoist Web. Die Seitenleiste zeigt die Projektordner an. Rechts sieht man die Aufgaben in Kanban- oder Listendarstellung.

Wie viel Projektplanung steckt in Todoist?

Durch den starken Fokus auf das Abhaken von ToDos, ist die Planung von Projekten nur begrenzt möglich. Es gibt keine Möglichkeit zur Visualisierung in Form von Gantt-Charts oder Zeitlinien. Wenn Sie diese Software einsetzen möchten, sollten Sie es eher für kleinere Projekte und das Tagesgeschäft nutzen. Die grundsätzliche Struktur wird dennoch in Form von Projekten dargestellt. Sie können so über die Projekte verschiedene Aufgaben voneinander trennen.

Projektsteckbrief
Die Informationen, welche Sie auf Projektebene hinterlegen können, sind begrenzt auf den Projektnamen und eine Farbwahl. Die Anzeigevariante im Projekt ermöglicht allerdings neben der Darstellung als Liste auch die Board-Ansicht im Kanban-Stil.

Mehr Aufgabenverwaltung als ToDo-Liste?

Im Bereich der Aufgabenverwaltung zeigt Todoist im Test weit über die einfache ToDo-Liste hinausgehende Features. Sie können an eine Aufgabe mehrere Informationen hängen, so dass Sie eine gute Struktur erhalten und Ihre Produktivität sicher steigern können:

Todoist Aufgabe im Detail
Die Ansicht einer Aufgabe bei Todoist Web. In diesem Fall hat die Aufgabe zwei Unteraufgaben und ist heute fällig.
  • Aufgabentitel
    Der Titel entspricht direkt der Aufgabenbeschreibung. Damit bleibt ToDoist eine App, die eher für einfache Anweisungen als komplexe Aufgaben geeignet ist.
  • Deadline
    Mit einer Deadline strukturieren Sie Ihre ToDos noch besser
  • Unteraufgaben
    Größere Aufgaben sollten in mehrere Einzelschritte zerlegt werden.
  • Etikett/Tag
    Eine über Ihre Projekte geltende Struktur können Sie mit Tags setzen. In unserem Beispiel der Bewertung eines Tools haben wir z.B. ein Tag „Bewertungskriterien“
  • Kommentare
    Die Kommentarfunktion ermöglicht es Informationen direkt an die Aufgaben zu heften
  • Priorität
    Manche Aufgaben sind wichtiger als andere – kennzeichnen Sie das.

Wiederkehrende Aufgaben in Todoist
Wenn Sie in Todoist wiederkehrende Aufgaben (Recurring Tasks) setzen möchten, schreiben Sie einfach neben den Aufgabentitel eine Angabe wie „jede Woche“ oder „alle 3 Monate“.

Kommunikation und Zusammenarbeit mit Todoist Business

Natürlich muss eine ToDo-Liste kein umfangreiches Kommunikationstool darstellen. Man denkt in erster Linie an einen Zettel mit ein paar Stichpunkten zum abhaken. Dennoch bietet die Variante Todoist Business einige sinnvolle Möglichkeiten, um auch bei der Stichpunktliste miteinander im Team arbeiten zu können. Gerade der Kommunikationskanal direkt bei den Aufgaben vereinfacht die Zusammenarbeit im Gegensatz zu einer separaten Software.

Teamarbeit und Kommentare in den Aufgaben
Sobald Sie zwei Personen in Ihren Projekten haben, können Sie Aufgaben Teammitgliedern zuweisen. Diese sind dann für die Lösung zuständig. Durch die Arbeit auf verschiedenen Geräten können Sie auch unterwegs tätig sein. Mit der Kommentarfunktion hat Ihr Team zudem die Möglichkeit sich direkt in den Aufgaben auszutauschen.

Dateifreigabe auf Aufgabenebene
Per Drag & Drop können Sie Aufgaben mit Dateien versehen, so dass Ihr Team mehr Information zur Umsetzung hat oder eine direkt die Lösung angeheftet wird.

Darstellung von Todoist Kanban Boards
Wenn Sie statt der üblichen Darstellung als Liste die Boardansicht wählen, können Sie mit der Kanban-Methode arbeiten und haben zu jeder Zeit die Übersicht über die Arbeiten in Ihrem Projekt und Team. Sie erkennen direkt Aufgabentitel, Bearbeiter Priorität, Tag und die Deadline.

Todoist Kanban Board
Die Darstellung im Todoist Kanban Board ist relativ neu und ermöglicht eine bessere Übersicht über die Aufgaben und Projekte

Alle Aktivitäten im Blick
Über die Aktivität können Sie und Ihr Team überblicken, was auf Projekt- oder Aufgabenebene passiert ist. Wenn Sie möchten können Sie Benachrichtigungen auf Basis verschiedener Aktivitäten einrichten. Die Benachrichtigung kann über eine Email, über den Browser, die mobile App oder die Browser-App erfolgen.

Die persönliche Ansicht – eine simple Lösung
Als Teammitglied ist die persönliche Ansicht so definiert, dass man die „Heute notwendigen Aufgaben“ in Form einer Liste sieht. Das hilft, den Tag zu strukturieren und sich auf die Arbeit einzustellen.

Rollen und Berechtigungen
Es gibt in ab der Version Todoist Business neben der Administratorenrolle noch das Teammitglied. Als Administrator kann man Teams zu Projekten zuordnen und die Aktivitäten der Mitglieder sehen.

Wenn Sie noch mehr Kommunikationsmittel im Projekt benötigen, bietet doist noch das Tool Twist an. Dies setzt vermehrt auf Gruppenchats und zeitversetzte Antworten.

Hat Todoist weitere Projektmanagement Fähigkeiten?

Todoist versucht nicht aus dem Bereich der reinen Aufgabenverwaltung herauszubrechen und klassische Projektmanagement-Software zu ersetzen. Es gibt daher quasi keine Funktionen, die diese Anforderungs-, Controlling oder Ressourcenplanung abdecken und Sie müssen hier auf externe Tools oder Erweiterungen aus dem Bereich der Integrationen setzen.

Durch den Aufbau der Software ist es einfach möglich an mehreren Projekten parallel zu arbeiten. Mit der Filterfunktion können Sie und Ihr Team alle Projekte sehen, in denen Sie ToDos haben. Eine Gesamtübersicht über alle Aufgaben ist auch möglich. Was allerdings fehlt ist die Gesamtübersicht über die vorhandenen Projekte aus der Vogelperspektive mit der Anzahl an Aufgaben und dem aktuellen Fortschrittsgrad.

Wie schneidet ToDoist in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?

Features und Funktionalität

Die Funktionalität von ToDoist zeigt einige grundlegende Features, die Sie von einer typischen Taskmanagement-Software auch erwarten würden. Mit Teamfähigkeit, Kanban-Board und Aktivitätsreport ist das Tool deutlich leistungsfähiger als die typische ToDo-Liste für die Einzelperson. Im Vergleich zu einer abgespeckten Projektmanagement-Software zeigen sich aber noch viele Schwächen.

Einige Besonders interessante Funktionen können Ihnen aber im Projektalltag deutlich weiterhelfen:

  • Aufgaben per Email hinzufügen
    Sie können über den Versand einer Mail Aufgaben direkt zu Ihren Projekten hinzufügen. Damit
  • Kalendersynchronisation
    Todoist unterstützt Gmail, Outlook und den Google Kalendar und Sie haben alle Termine immer im Blick.
  • Projektvorlagen
    Die sogenannten Projektvorlagen sind eher Todoist Templates für gut aufbereitete ToDo-Listen, aber helfen Ihnen beim Start in ein neues Thema.

Und wem noch das ein oder andere Feature fehlt, der kann in der Liste von zusätzlichen Integrationen fündig werden und Zeiten tracken, Kalender verbinden oder Automatisierungstools nutzen. Wichtige Beispiele für Todoist Integrationen sind Slack und Evernote für Kommunikation und Dokumentation oder

Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit

Die Bedienung von Todoist ist ein Bereich, der durchaus überzeugt. Genau so sollte es sein, da Sie Ihre Aufgaben auf ToDo-Ebene ja auch schnell abhaken wollen und nicht lange suchen möchten. Mit wenig Funktionsumfang können Sie oder ihre Mitarbeiter sich auch schnell in das Tool einarbeiten. Selbst, wenn ein Mitarbeiter nicht gerade technikaffin ist, sollte der Einstieg leicht fallen.

Besonders interessant ist das sogenannte „Karma“, eine Art Gamification-Element. Hier können Sie sich über erledigte Aufgaben Punkte vergeben und so Ihr Tagesziel oder Wochenziel festlegen.

Für viele Bereiche gibt es in Todoist Shortcuts, also Tastaturbefehle. Die Kurzbefehle finden Sie direkt im Einstellungsmenü Ihrer Desktopapp.

Einzig das Hinzufügen von Unteraufgaben ist leicht verwirrend, da hier mehrfache Verschachtelungen möglich sind.

Todoist Gamification Karma
Mit Karma bietet Todoist Web eine schönes Gamification Element, um die Produktivität anzuregen.

Die Todoist App

Todoist App Projektansicht
Die Projektliste in der mobilen Ansicht der Todoist App

ToDo-Listen von unterwegs zu nutzen ist heute nicht mehr wegzudenken. Damit hat sich auch doist beschäftigt und Todoist für alle möglichen Plattformen (Android und iOS) herausgebracht.

Im Test zeigt die iOS Version der mobilen Todoist App so ziemlich alle Funktionen, die Sie von der Web-Version kennen.

Todoist App Listenansicht
Die Todoist App in der Listenansicht

Todoist Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?

Laut Aussage von Todoist wird die DSGVO seit 25.05.2020 vollständig beachtet.

Dennoch lohnt sich ein Blick auf die Feinheiten der Datenschutzerklärung, um für Sie zu klären, ob Sie das Tool einsetzen dürfen. Es wird zum Beispiel nicht klar, ob es eine Möglichkeit gibt die Datenverarbeitung außerhalb der EU einzuschränken. Zudem gibt es eine Menge an Drittanbietern, bei denen man jeweils separat die DSGVO-Konformität prüfen müsste. Am Ende müssen Sie als Unternehmen entscheiden, ob Todoist für Ihre Ansprüche im Bereich Datenschutz (und DSGVO) ausreicht.

Daten werden generell AES-256-verschlüsselt sowie für das Senden und den Empfang nochmals mit TLS 1.1 oder höher geschützt.

Erreichbarkeit und Stabilität von Todoist

Im Test sind keine Ausfälle aufgefallen und die Software lief sehr flüssig ohne jegliche Verzögerung. Verwendet wurde die Web-Version von Todoist mit dem Chrome-Browser.

Wichtig zu wissen:
Todoist gibt es in verschiedenen Installationsversionen von Web und Mobile zu macOS und Windows. Es gibt selbst eine Möglichkeit zur Nutzung von Todoist unter Linux und Ubuntu. Auch wenn es prinzipiell SaaS-Tool ist, können Sie offline arbeiten. Sobald Sie wieder Zugriff auf Internet haben, werden die Daten mit dem Server synchronisiert.

Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen

Im Hilfebereich finden Sie Kurzanleitungen zur Kontoeinrichtung und den Grundzügen der App. Wenn Sie einmal Probleme mit dem Tool haben sollten, gibt es umfangreiche FAQs sowie die Möglichkeit sich direkt an den Support zu richten. Hier versucht doist durch die Auswahl geschickter Fragen und Umleitung zu den FAQs viele Probleme einfach direkt zu lösen.

Leider gibt es dann nur ein Kontaktformular, um den Support zu erreichen. Auch mit Premium oder Business-Account fehlt+ die Möglichkeit für einen direkten Telefonanruf.

Todoist Preise und Kosten

Die Kostenübersicht in ToDoist ist in 3 Tarife von Free bis Business gestaffelt. Es wird bei kostenpflichtigen Tarifen immer per Nutzer und Monat gerechnet, wobei der jährliche Preis natürlich günstiger ist, als die monatliche Abbuchung.

Todoist Kosten im Vergleich
Kosten und Preise von Todoist

(Stand November 2020, Kosten ohne Gewähr)

Übrigens
Eine Übersicht über die Kosten bei Projektmanagement-Software verschiedener Anbieter gibt es hier.

Free

Der kostenlose Tarif bietet eine einfache ToDo-Listen-App für Einzelpersonen. Sie können nur wenig vom Gesamtumfang der App nutzen.

  • max. 80 Projekte
  • max. 5 Nutzer pro Projekt
  • Prioritäten
  • Listen und Boards
  • externe Integrationen
  • Fälligkeitsdaten

Todoist Free Kosten: 0€ /Nutzer/Monat

Todoist Premium

Mit der kostenpflichtigen Premium Version von Todoist sind fast alle Programmfunktionen freigeschaltet, die Sie für ein kleineres Team benötigen.

  • max. 300 Projekte
  • max. 25 Nutzer pro Projekt
  • Erinnerungen, Kommentare und Uploads
  • Etiketten, Filter und Aktivitätsprotokoll
  • Themes,Templates und Backups
  • Kalendersynchronisation

Todoist Premium Kosten: 3€ /Nutzer/Monat

Todoist Business

Todoist Business bietet alle im Review vorgestellten Funktionen. Im Gegensatz zu Premium haben Sie hier noch erweiterte Administration durch Admin- und Mitgliederrollen. Zudem gibt es einen separaten Team-Eingang und die Möglichkeit Teams abzurechnen. Damit zielt die Business Variante vor allem auf den professionellen Einsatz ab.

Was etwas verwundert ist die Begrenzung auf 500 aktive Projekte und max. 50 Personen pro Projekt, da dies größere Unternehmen ausschließt. Allerdings ergibt eine ToDo-Liste mit mehr als 50 Personen ggf. auch nicht mehr so viel sinn.

Todoist Business Kosten: 5€ /Nutzer/Monat

Kosten und Preise von Todoist im Vergleich

Todoist1 Nutzer25 Nutzer75 Nutzer
Free0 €0 €0 €
Premium36 €900 €2700 €
Business60 €1500 €4500 €
Kosten bei Todoist pro Jahr - Angabe in Euro (pm-tools.info, Stand November 2020)

Sonstige Bewertungskriterien

  • Die Sprache kann auf 19 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht.
  • Premium und Business können für 30 Tage kostenlos getestet werden. Allerdings sollten Sie aufpassen, da Sie bereits beim Test Ihre Kreditkartendaten hinterlegen müssen und aktiv kündigen müssen. natürlich nur, wenn Sie nicht überzeugt sind.

Fazit zu Todoist

Die Vorteile

Kostengünstige Produktivitätslösung für kleine Teams: Gamification-Elemente helfen die Produktivität zu erhöhen.

Zeiterfassung, Dokumentationstools und mehr lässt sich über externe Integrationen ergänzen

Die Benachrichtigungen helfen Aufgaben im Blick zu behalten

Der Support mit FAQ, Hilfeseiten und Support überzeugt

Die Nachteile

Wenig Funktionen im Bereich Projektmanagement

Um die Business-Variante zu testen, müssen Sie Ihre Kreditkarte angeben und für den Abschluss des Tests aktiv kündigen – sonst bezahlen Sie direkt weiter.

Die Lage im Bereich DSGVO ist nicht ganz klar – hier muss der Kunde explizit schauen, ob eine Datenspeicherung außerhalb der EU ein Problem darstellt.

Für wen lohnt sich Todoist?

Wenn Sie die kostenlose Version wählen, reicht diese maximal für den Einsatz als einfache ToDo-Liste für Einzelpersonen. Hier kann man Todoist für Getting Things Done (GTD) oder andere Produktivitätsmethoden einsetzen.

Der Fokus von Todoist Premium und Business liegt weiter auf Einzelpersonen aber auch auf kleinen Teams und Startups. Das Tool stellt eine einfache Variante des Task Managements dar und versucht diesen Weg auch mit dem neuen Kanban-Board weiter zu gehen. Integrationen bieten langfristig die Möglichkeit noch fehlende Funktionen über externe Dienste zu ergänzen.

Wenn Sie im kleinen Unternehmen von um die 50 Mitarbeitern die Produktivität erhöhen möchten und eher einfache Aufgaben haben, als komplexe Beschreibungen benötigen, kann Todoist Business für Sie die richtige Lösung sein. Zumindest bleibt Todoist preiswerter als viele Anbieter aus dem reinen Taskmanagement.

Wenn Sie noch keine Berührungspunkte mit Taskmanagement hatten, kann Todoist einen ersten unkomplizierten Einstieg in dieses Thema geben.

Todoist Alternativen

  • Wunderlist war früher eine kompetente Alternative zu Todoist. Heute ist es dessen Nachfolger ToDo aus dem Portfolio von Microsoft 365.
  • Mit any.do gibt es eine Alternative zu Todoist, die etwas weniger Funktionen besitzt aber dafür günstiger ist.
  • Die Produktivitäts-Tools MeisterTask und Trello setzen vermehrt auf Kanban zur Darstellung der Arbeit.
  • Asana kann viele Dinge, die weit über eine ToDo-Liste hinausgehen. Für manche ist Asana der nächste Schritt, wenn man von mehreren Tools zu einer Gesamtlösung (im Projektmanagement) wechseln möchte.


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