MeisterTask punktet im Review mit DSGVO-Kompatibilität und schneller Reaktion bei Anfragen. Auch die MeisterTask Preise sind transparent. Wo liegen die Grenzen und welche Version ist die Richtige für Sie? Die Antwort gibt es im umfangreichen Test und Review.
Intro
In diesem Review finden Sie verschiedene Fragestellungen rund um das Tool. Sie erhalten eine gute Übersicht über Funktionalität, Vorteile aber auch die MeisterTask Nachteile. Dabei geht es im Test vor allem um folgende Themen:
Das Wichtigste in Kürze
- MeisterTask* bietet in der kostenlosen Basisversion bereits eine umfassende Task Management Software an
- Erweiterungen ermöglichen Verknüpfungen zu externen Dienstleistungen
- Die Automatisierung kann Benachrichtigungen bei abgeschlossenen Aufgaben versenden etc.
- Die Server stehen in der EU – Wichtig für DSGVO Konformität
- Für große Projekte und Teams benötigt man eine kostenpflichtige Version
- Gute Ideation mit dem hauseigenen Brainstorming Tool MindMeister
- Projektdokumentation über MeisterNote möglich
- Eine App unterstützt das mobile Arbeiten
Das Unternehmen hinter MeisterTask
MeisterTask stellt sich selbst als Online-Task-Management-Tool für Teams dar und reiht sich damit gut in die Liste der Projektmanagement Tools für das Task Management ein. Die Firma “Meister” steckt hinter der Software MeisterTask* und wurde 2006 in den Alpen gegründet. Mit heute 50 Mitarbeitern und Standorten in München, Wien und Seattle wurde eine herausragende Task Management Software aufgebaut.
Welche Features bietet MeisterTask?
Zugrunde liegend für den MeisterTask Test sind die wichtigsten Features einer Projektmanagement-Software von Projektplanung bis Multiprojektmanagement.
Projektplanung
Wie viele Task Management Tools bietet diese Software zunächst nicht viel im Bereich der Projektplanung im klassischen Sinn an:
Meilensteinplan, Projektstrukturplan oder Netzplan sind nicht integriert, dürften aber auch nicht den Kernbereich der Anwendung treffen. Allerdings kann man Beziehungen zwischen den Aufgaben definieren. Zum Beispiel die Verbindung, dass eine Aufgabe den Abschluss einer anderen Aufgabe bedarf.
Eine Visualisierung von Aufgaben ist neben einem Kanban Board auch durch eine Zeitleiste auf Aufgabenebene möglich. Die Darstellung im MeisterTask Gantt Chart kann zur besseren Visualisierung der Abhängigkeiten von Aufgaben untereinander und den Abfolgen genutzt werden.
Achtung:
Zur Nutzung der Zeitleiste benötigt man die MeisterTask Business und muss einen monatlichen Beitrag zahlen. Selbst in der ersten Bezahlstufe, der Pro-Version, ist die Zeitleiste noch nicht enthalten.
Mehr Informationen zur MeisterTask Zeitleiste gibt es hier im Mini Review der Funktionalität.
Übrigens:
Eine anschauliche Einführung zum Feature und wie Sie mit der Zeitleiste die Arbeitslast in Ihrem Team visualisieren können, zeigt Björn Bobach übrigens hier im Video.
Mit der Automation gibt es seit 2019 auch in MeisterTask* wiederkehrende Aufgaben. Dies hilft in der Planung und Sie müssen Tasks, wie z.B. regelmäßige Sprintvorbereitung, nicht mehrfach erstellen.
Leider gibt es keine integrierte MeisterTask Kalenderübersicht. Dies ist ein Feature, über dass der Hersteller sich für zukünftigen Updates definitiv vormerken sollte. Allerdings können Sie externe Integrationen mit iCalendar und dem Google Calendar nutzen, so dass Sie nicht ganz auf einen Kalender verzichten müssen.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Dieses Tool wird oft als Task Management Software eingeführt, wenn man mit einer Gruppe von Personen zusammenarbeiten möchte. Die Kommunikation und Zusammenarbeit ist eins der stärksten Features:
- Darstellung durch Virtuelle Kanban Boards
Es gibt ein übersichtliches Kanban Board als Kernstück für die Zusammenarbeit. Man kann Aufgaben erstellen und zwischen den Spalten hin- und herschieben. - Ein individuelles MeisterTask Dashboard für jeden Nutzer
Auf dem individuellen Dashboard sieht der Nutzer nach Start, welche Aufgaben noch zu erledigen sind und ob er Benachrichtigungen erhalten hat. Sogar die aktuell erfassten Zeiten werden direkt sichtbar und es gibt immer ein interessantes Zitat wie dieses von Aristoteles:
„Kluge Leute lernen auch von ihren Feinden.„ - Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
Auf Aufgabenebene kann man noch weitere Informationen wie Anhänge, Checklisten und Labels zur Kategorisierung anbringen. natürlich gibt es eine Kommentarfunktion und man kann Aufgaben anderen Nutzern im Team zuweisen. - Allgemeine Team-Kommunikation und MeisterTask Erinnerungen
Es gibt keine integrierte Chatfunktion, aber Sie können automatisierte MeisterTask* Benachrichtigungen bei Beendigung von Aufgaben oder anderen Events erhalten. Das Mentioning über “@” ist möglich, so dass Sie eine Benachrichtigung zum Kommentar sehen – sogar innerhalb der Checklisten. Weitere Erinnerungen können Sie erhalten, wenn zum Beispiel das Fälligkeitsdatum eines Task erreicht ist. Zudem gibt es die Möglichkeit andere Dienste wie Slack, MS Teams oder weitere zu integrieren, um die Team-Kommunikation zu erweitern. - Rollen und Berechtigungen
gibt es erst mit den Kostenpflichtigen Versionen der Software. Dann kann man mehrere Administratoren bestimmen und auch die einzelnen Berechtigungen der Teammitglieder festlegen. Dier begrenzte Zugriff ist für Gastnutzer zum Beobachten oder Bearbeiten spezifischer Aufgaben möglich.
Anforderungsmanagement
Es gibt kein separates Anforderungsmanagement. Allerdings hilft der hauseigene Dienst Mindmeister* bei der Ideation und ist ein leicht zu integrierendes Brainstorming Tool, das man in der Basisversion kostenfrei nutzen kann.
Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung gestaltet sich erstmal schwierig. Eine Planung im Vorfeld ist soweit nicht verfügbar, kann aber gegebenenfalls über weitere Integrationen wie “Zapier” verknüpft werden.
Projektcontrolling
Es ist bereits in der kostenlosen Basisversion möglich, die MeisterTask Zeiterfassung zu nutzen. Sie können Ihre Zeiten direkt in den Aufgaben tracken und einsehen.
Aber erst mit den kostenpflichtigen Versionen erhält man Zugriff auf weitere Statistiken und Reports, die auch die Aktivität der Nutzung berücksichtigen. Dabei kann man auf Nutzer Reports oder aufgabenbasierte Reports zurückgreifen:
- Filterung und Gruppierung durch den Task Empfänger
- Projekt-Selektierung im Projektfilter
- Berichtsspeicherung
- Export von Berichten
- Weitere Filter in der Aufgabenübersicht
- Migration von Statistiken und Berichten
Ein Controlling hinsichtlich Zeitplan ist über die Zeitleiste ab der Business Version möglich.
Dokumentenmanagement
MeisterTask beschränkt sich in der Basisversion auf die Funktion als Task Management Software und beinhaltet keine Funktionen zum Dokumentenmanagement. Dateianhänge sind auf Taskebene möglich.
Als Teil der Meister Suite gibt es jedoch den Funktionsbereich MeisterNote. Dieser stellt die Möglichkeit zur Dokumentation auf Ebene eines Projektwikis dar.
Multiprojektmanagement
MeisterTask ist nicht für die Gesamtübersicht aller Projekte im Unternehmen geeignet, denn es gibt aktuell keine Ansicht für das Management aller bestehenden Projekte inklusive Zeitleiste und Ressourcen. Eine DIY Variante kann man sich über ein separates Board zusammenbauen, wenn man die Zeitleiste nutzt. Mehr dazu im Mini Review der MeisterTask Zeitleiste oder im separaten Artikel zu Kanban Portfolio Management.
Wie schneidet MeisterTask in der Bewertung wichtiger Kriterien ab?
Eine Beschreibung der wichtigsten Kriterien einer Projektmanagement Software finden Sie hier.
Features und Funktionalität
MeisterTask* ist für die grundlegende Aufgabe, das Task Management, sehr gut aufgestellt. Das beliebte Kanban Board und die praktische Implementierung von Automatisierungsmöglichkeiten wie Benachrichtigungen zu bestimmten Events machen die Zusammenarbeit in Teams sehr einfach. Auch die Möglichkeit des Gantt Charts erleichtert die Übersicht im Board, im Projekt und der Deadline zu halten.
Funktionen, die das klassische Projektmanagement betreffen, sind wenig vertreten und können höchstens über zusätzliche Verknüpfungen mit anderen Diensten angebunden werden.
Sonstige Bewertungskriterien
- MindMeister* ist eine gute Ergänzung und kann als Brainstorming-Tool gut in die Ideation Phase von Projekten aber auch zur Lösungsfindung im Projekt integriert werden. Als Bundle können Sie Sie beide Tools zusammen nutzen.
- MeisterNote ist ein Funktionsbereich für die Online Dokumentation für Teams und die Erstellung von
- Wissensdatenbank
- Meeting Notes
- Interne Kommunikation im Projekt oder Unternehmen
- Projektdokumentation
- Die Sprache kann auf 12 unterschiedliche Varianten eingestellt werden, was eine internationale Bearbeitung im Projekt ermöglicht.
- Einfacher Einstieg: Durch den simplen Import aus anderen Task Management Tools wie Trello, Asana oder Wunderlist wird ein schneller Wechsel des Tools ermöglicht.
Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit
MeisterTask kann für den Nutzer individualisiert werden, so dass man sich seine Oberflächen schnell anpassen kann. Hier bietet auch die integrierte Fotoplattform Unsplash eine große Auswahl an Fotos für Ihr Board (nur im MeisterTask Abo*). Wer sich erstmals beim Tool einloggt wird sich schnell zurechtfinden. Die Oberfläche ist wirklich sehr Nutzerfreundlich und es gibt eine unterstützende Hilfe, die einem die wichtigsten Themen wie “Board erstellen” oder “Aufgabe anlegen” näher bringt.
Für die Nutzung als als Administrator oder Projektmanager braucht man etwas Zeit, um die Limitationen in den einzelnen Preismodellen, gerade der kostenfreien Version, herauszufinden. Viele kostenpflichtige Funktionen sind auch in der kostenlosen Version implementiert und als Button sehen und können hier verwirrend sein. Gerade die Zeitleiste ist ein tolles Feature, dass aber nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar ist.
Die MeisterTask App
Eine gute Ergänzung für das mobile Arbeiten ist durch die MeisterTask App gegeben. Die mobile Anwendung ist für iOS und Android (sowie Mac, Windows) verfügbar. Die App spiegelt fast den gesamten Umfang der Browserversion wieder und gliedert sich dabei in 4 Hauptbestandteile (im Test war die iOS App von MeisterTask):
Benachrichtigungen der MeisterTask* App entsprechen denen, die man im Browser auf dem Dashboard erhält.
Projekte zeigen eine Übersicht über alle Projekte. Wählt man eines aus, so wird man zur Ansicht des Kanban Boards vom Projekt geführt. Leider kann man immer nur eine Liste sehen und nicht das gesamte Board in der Übersicht, was mit den heutigen Bildschirmen auf dem Smartphone schon machbar wäre.
Aufgaben zeigen in der MeisterTask App alle Aufgaben, die einem zugewiesen sind (Übergreifend über alle Projekte).
Checkliste ist ein praktisches Tool, um die wichtigsten ToDos des Tages aufzunehmen.
Mit diesen vier Bereichen kann man auch von Unterwegs arbeiten und auf Änderungen reagieren. Außerhalb der App gibt es noch ein Widget auf dem Home Screen für die schnelle Sicht Ihrer aktuellen Tasks. Dabei können Sie verschiedene Aufgabenlisten übereinanderlegen und haben so alle Projekte im Blick. Die mobile App stellt damit ein gutes Standbein für die flexible Arbeit in Projekten dar.
Für noch mehr Mobilität können Sie das MeisterTask Apple Watch Widget nutzen und müssen nicht einmal mehr auf Ihr Smartphone schauen.
Übrigens:
Einen besonderen Vorteil bieten die mobilen Anwendungen MeisterTask Android und iOS durch die native Entwicklung: Sie können mit beiden Anwendungen MeisterTask Offline nutzen und zum Beispiel in der Bahn Ihre Aufgaben im Projekt vorbereiten. Gut für iPad oder größere Smartphones!
Wichtig – die Browser Version können Sie nicht Offline verwenden.
Datenschutz, Hosting und Service
MeisterTask Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Server?
Sie legen viel Wert auf Sicherheit und Datenschutz? Dann dürfte Sie diese Information freuen, da sich die genutzten Server in Frankfurt/Deutschland befinden. Es gibt eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung und standardmäßige Encryption der ruhenden Daten. Mit Überwachung der Datenzentren, regelmäßigen Backups setzt MeisterTask die Themen DSGVO und Datenschutz sogar als Werbung für das eigene Produkt ein.
Auch interessant, dass neu angelegte Projekte immer als privates Projekt gesetzt werden. So wird die Wahrscheinlichkeit einer unbeabsichtigten Veröffentlichung Ihrer Daten verhindert. Gerade im Direktvergleich mit Herstellern aus nicht EU-Ländern kann MeisterTask beim Thema DSGVO also punkten (Stichwort Urteil 2020 zum Privacy Shield).
Genaueres finden Sie direkt beim Hersteller auf deren Seite für Datenschutz.
Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software MeisterTask
Wichtig zu wissen!
MeisterTask on premise gibt es nicht – keine selbstgehostete Serverinstallation – sondern nur die Cloud Version (SaaS).
Zusätzlich bietet MeisterTask* eine 99,9% Service-Verfügbarkeit für alle bezahlten Benutzerkonten an. Wie es bei der freien Nutzung aussieht, wird nicht beschrieben.
Weitere Features für die Sicherheit und Stabilität sind regelmäßige Backups, 2-Faktor-Authentifizierung, das Rechtesystem und eine Verschlüsselung der Daten.
Als Cloud-Lösung läuft MeisterTask sehr flüssig und es gibt keine auffallenden Verzögerungen bei der Nutzung im Test. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Testaccount nur ca. 20 Aufgaben und 2 Projekte hatte. Aber auch größere Boards mit deutlich mehr Aufgaben sollen gut wohl verwaltet werden (Offiziell ist die Zahl an Aufgaben im Board unbegrenzt).
MeisterTask Support (Kundenservice) bei Problemen
Hier gliedert sich der Support nach Bezahlmodell.
- Nutzer mit kostenfreiem Account oder der MeisterTask Pro-Version werden nur einen Email-Support nutzen können, der entsprechende Wartezeiten mit sich bringt.
- Wer die Business Version und höher nutzt, kann auch direkt zum Telefon greifen und wird beim Support bevorzugt behandelt.
Zusätzlich bietet MeisterTask Anleitung mit einer übersichtlichen und kostenfreien Online-Hilfe zu verschiedenen Themen an. Es gibt sogar Tutorial-Videos für die am meisten genutzten Funktionen. Aufgrund der einfachen Bedienung der Software reichen diese oft für den Einstieg aus. Mehr dazu gibt es im Artikel zu Workshops und Schulungen rund um MeisterTask Beratung aus der Artikelserie der Top Experten.
Die Kosten und MeisterTask Preise in der Leistungsübersicht
Es gibt vier verschiedene Nutzungsmodelle. Die Meistertask * Preise richten sich immer nach der Anzahl der Nutzer. Dabei merkt man sehr deutlich, dass der Umfang stark nach Kundensegment skaliert bzw. einschränkt wird. Die Darstellung bleibt aber transparent, so dass Sie immer wissen, welche Leistung Sie für Ihr Geld erhalten.
(Stand Juni 2022, Kosten ohne Gewähr)
Im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.
MeisterTask Preis – „Basic„
Die Version MeisterTask Basic ist kostenlos. Sie können mit 3 Projekten, also 3 Kanban Boards, arbeiten. Die Kollaboration im Team ist möglich, allerdings werden alle Mitglieder als Administrator vom Board gesetzt. Dies kann gegebenenfalls Schwierigkeiten mit sich bringen und ist der „Preis“ den man zahlen muss.
Die Version Basic sollten Sie sich in jedem Fall holen, um das Produkt zu testen. Selbst die mobile App für MeisterTask (Android oder iOS) können Sie bereits kostenlos nutzen und auch die Zeiterfassung ist inklusive.
MeisterTask Preis – „Pro„
Für Unternehmen und StartUps fängt es hier an interessant zu werden. Mit MeisterTask Pro* erhalten Sie unbegrenzte Projekte und Boards. zudem gibt es ein Administratorkonto, so dass Sie Ihr Team verwalten können.
Interessant dürften dann auch weitere Features werden wie:
- Automatisierung mit wiederkehrenden Aufgaben
- Integration externer Dienste (MS Teams, Slack, etc.)
- Nutzung der API
- Reporting Funktion
MeisterTask Preis – „Business„
Wer MeisterTask im großen Stil nutzen möchte, sollte auf die Business Preisstufe zurückgreifen. Neben allen Funktionen der Pro-Version bietet die Business Variante noch das einfache Gantt Chart (mehr zur MeisterTask Zeitleiste hier), welche eine Terminplanung deutlich übersichtlicher gestaltet. Mit einem erweiterten Rechte- und Rollensystem können mehr Teammitglieder in die Verwaltung aufgenommen werden.
Mehr Vorteile:
- Benutzerdefinierte Felder in Aufgaben
- Persönlicher Support über Telefon
- Zugriff kann für Teammitglieder eingeschränkt werden
MeisterTask Preis – „Enterprise„
Vom Umfang gibt es zunächst keinen großen Unterschied zur Business Version. Allerdings kann man im Enterprise Preismodell durch die vielen Nutzer andere Zahlungsmodalitäten und Rabatte vereinbaren. Zusätzlich erhält man einen persönlichen Ansprechpartner bei Meister als Account Manager und Single-Sign-On ist möglich.
Vergleich der MeisterTask Preise und Kosten
| MeisterTask | 1 User | 5 User | 25 User | 75 User |
|---|---|---|---|---|
| Basic* | 0€ | 0€ | 0€ | 0€ |
| Pro* | 150€ | 750€ | 3.750€ | 11.250€ |
| Business* | 270€ | 1.350€ | 6.750€ | 20.250€ |
Bewertung zu Meistertask als Projektmanagement Tool
Das Task Management ist definitiv das Kernfeature und diese Aufgabe wird gut “gemeistert”. Selbst in der kostenfreien Basisversion kann man bereits im Team an Projekten arbeiten, hat aber nicht den gesamten Komfort wie in den Bezahlversionen. Durch das einfache Upgrade kann man einen bestehenden Account auch schnell erweitern. Unten finden Sie weitere Details zur MeisterTask Bewertung:
Die Vorteile
Der Wechsel von anderen Task Management Tools ist durch die Import-Funktion sehr einfach gehalten. Auch sonst ist die Nutzerfreundlichkeit und Bedienung sehr gut.
Die Zeitleiste und das erweiterte Berechtigungskonzept in den Bezahlversionen sind hervorzuheben. Mit der Zeitleiste ist eine deutlich bessere Terminplanung möglich, als ohne (siehe Review zur MeisterTask Zeitleiste).
Datenschutz wird groß geschrieben und mit dem Serverstandort Frankfurt kann sich MeisterTask* besonders in Hinblick auf die DSGVO von einigen anderen Anbietern abheben.
Die Nachteile
Ganz klar kann man mit MeisterTask keine umfassende Projektplanung nach klassischem Stil vornehmen. Das ist auch nicht gewollt und bei einer Task Management Software auch nicht notwendig, sollte aber erwähnt werden.
Durch das Cloud-Hosting muss man sich als Nutzer und Unternehmen auf die Zuverlässigkeit von MeisterTask verlassen. Vor allem im kostenfreien Account gibt es keine Sicherheit, da eine stabile Verbindung nicht garantiert wird. Klar kann man das nachvollziehen, muss aber die Konsequenz ziehen und gegebenenfalls auf einen kostenpflichtigen Account ausweichen.
Für wen lohnt sich MeisterTask?
Das Review zeigt: Gerade als Privatperson oder mit Einschränkungen auch der selbstständiger Freelancer können Sie MeisterTask kostenlos nutzen. Sie erhalten ein anschauliches Task Management Tool und können Ihre Projekte visuell ansprechend verwalten. Auch die Zusammenarbeit im Team und mit einer mobilen App ist möglich. Wichtig zu wissen ist, dass alle im Team die Projekte löschen können und Sie keinen vertraglich garantierten Zugriff auf die Plattform haben.
Wem das zu unsicher ist, der sollte auf MeisterTask Pro* zurückgreifen. Dies gilt auch für StartUps und kleinere Organisationen, die eine garantierte Sicherheit benötigen. Vor allem für Agenturen und Unternehmen im Kreativen Bereich wie Marketing, Design oder auch Softwareentwicklung macht die Nutzung von Meistertask in Verbindung mit Mindmeister Sinn. Auch das neue MeisterNote als Dokumentations-Tool ermöglicht die Nutzung der gesamten Suite von Meister im Unternehmen.
Wenn eine größere Organisationen längerfristige Projekte planen und verwalten möchten, ist diese reine Task Management Tool nicht immer die perfekte Lösung. Allerdings kann man mit der Zeitleiste im Business Plan die Terminplanung schon besser gestalten. Alternativ bietet sich eine separate Lösung zur Projektplanung im klassischen Sinn an. Für die Zusammenarbeit auf Teamebene macht sich MeisterTask aber auch in Organisationen gut. Vor allem, da die Fähigkeiten im Task Management nicht zu verachten sind und die Kollaboration in den Projekten auf eine neue Ebene heben können.
Eine MeisterTask Alternative gefällig?
Sie suchen eine andere Software oder möchten einen Direktvergleich anstellen? Mit diesen 4 MeisterTask Alternativen haben Sie gute Beispiele, die mit Schwerpunkten auf anderen Funktionen punkten. Wo genau, das sehen Sie im jeweiligen Review:
- Eine vergleichbare Alternative kann Trello sein. Auch hier gibt es einen kostenlosen Tarif, nur beim Thema DSGVO muss man besonders schauen.
- Wenn Sie eine Software mit etwas mehr Umfang suchen, kann monday.com die richtige Wahl sein.
- Mit Projektplanung und Gantt Chart ist Wrike eine deutlich komplexere Meistertask Alternative.
- Mit Kanboard haben Sie ein Tool, dass eine simple Kanban-Software darstellt und offline genutzt werden kann.
Wie man die Software für sein Projekt oder Unternehmen findet, sieht man hier im Leitfaden für Projektmanagement-Software.
Änderungshistorie des Reviews
| Datum | Aktualisierungen |
|---|---|
| 19.12.2021 | – MeisterNote als neue Ergänzung der MeisterSuite im Bereich Projektdokumentation – MeisterTask Gastnutzer für begrenzten Zugriff und Bearbeitung von Aufgaben |
| 02.04.2021 | – Mentioning in Checklisten – Neues Apple Watch Widget |
| 09.03.2021 | – Verschiedene Neuerungen in der Berichtsfunktion |
| 02.11.2020 | – Neue iOS Widgets für HomeScreen |
| 02.09.2020 | – Integration der Fotoplattform Unsplash |
| 06.06.2020 | – Einzigartige Aufgaben ID |
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