In diesem Beitrag zeigen wir, was Atlassian Trello kann: Task Management mit Kanban und mehr. Ist die gewünschte Funktion nicht dabei, dann ist die Erweiterung durch Power Ups einfach möglich. Dieses Trello Review bleibt dabei sachlich, um Ihnen einen guten Überblick über die Software und den Einsatz zu verschaffen.
Intro
Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Themen rund um dieses Atlassian Trello Review
Das Wichtigste in Kürze
- Selbst in der Basisversion ist Task Management als Kernbereich sehr gut zu gebrauchen. Die Bedienung überzeugt.
- Die mobile App bietet fast exakt dieselbe Funktionalität und erleichtert das mobile Arbeiten.
- DSGVO Konformität kann schwierig werden mit Servern in den USA.
- Die Anbindung an externe Dienstleister ist möglich – besonders gut an Atlassian interne Anwendungen wie z.B. Confluence
- Wer Projekte umfassend planen möchte, muss bei Trello die geeigneten „Power Ups“ suchen oder auf andere Dienste ausweichen (Stichworte Roadmap, Netzplan oder Projektstrukturplan)
Das Unternehmen hinter Trello
Die australische Firma Atlassian steckt hinter der Projektmanagement-Software Trello. Ursprünglich produziert wurde die Software von „Fog Creek Software“, wurde aber 2017 von Atlassian übernommen. Mehr zum Portfolio von Atlassian gibt es in einem größeren Vergleich – unter anderem auch mit Jira Software und Jira Core.
Für diesen Trello Test legen wir die wichtigsten Features einer Projektmanagement-Software zu Grunde.
Projektplanung
Die Projektmanagement-Software Trello liefert von Haus aus nicht viel zum Thema Projektplanung. Features wie einen Netzplan anlegen oder einen übergeordneten Meilensteinplan fehlen und sind auch nicht Ziel in der Nutzung von Atlassian Trello. Allerdings bietet die “Power Ups”-Funktion zusätzliche Programme zur Integration an, die sich im Bereich Projektplanung aufhalten. Zum Beispiel kann man mit dem Trello Power Up “BigPicture” einen Gant Chart aus den bestehenden Aufgaben erstellen und erhält eine Gesamtübersicht über alle Aufgaben.
In der Trello Kalenderansicht werden die einzelnen Aufgaben nach Fälligkeitsdatum im Kalender eingetragen. Damit erhalten Sie eine Übersicht über Ihre Aufgaben. Einziger Nachteil: Die Trello Kalenderansicht gibt es erst mit den bezahlten Tarifen ab der Business Class oder als zusätzliches Plugin.
Kommunikation und Zusammenarbeit
Im Bereich der Kommunikation kann die Software richtig gut punkten. Atlassian Trello ist als Taskmanagement Tool mit virtuellen Kanban Boards exakt für die Kollaboration und Zusammenarbeit der Teams ausgelegt. Die Zusammenarbeit über Chatfunktionen oder sogar Videochat kann auch hier über die zusätzlichen Trello Power Ups ermöglicht werden.
- Virtuelle Boards
Diese Darstellung wird sehr gut gemeistert. Das Trello Kanban Board ist das Herzstück der Software und gibt die Übersicht für das Projektteam zu Aufgaben und Tasks für die tägliche Arbeit im Projekt. Über Listen kann der Workflow auf dem virtuellen Trello Kanban Board schnell angepasst werden und es gibt sogar eine Archiv-Funktion, um erledigte Aufgaben aus dem Blick zu haben. - Das Individuelle Dashboard
Jeder Projektmitarbeiter hat sein eigenes Dashboard. Nach dem Login in die Atlassian Trello Projektmanagement-Software wird man direkt auf dieses Dashboard geleitet und kann zugewiesene Boards, Aufgaben und Highlights aus den letzten Kommentaren einsehen. Über den Klick auf zugewiesene Aufgaben oder Boards, wird man direkt zum jeweiligen Kanban Board geführt. Leider gibt es keine Möglichkeit das Dashboard weiter einzurichten, was aber der Nutzerfreundlichkeit und Einfachheit zu Gute kommt. - Vereinfachung der Projektkommunikation auf Aufgabenbasis
Zu jeder einzelnen Aufgabe und Karte auf einem Board können Kommentare ausgetauscht werden. Bei Bedarf kann man auch eine automatisierte Email-Notifikation einrichten, wenn ein neuer Kommentar angelegt wurde. - Allgemeine Team-Kommunikation
Trello hat von Haus aus keine Chatfunktion integriert, daher läuft alles über die Kommentare in den Aufgaben ab. Allerdings gibt es wiederum die Möglichkeit verschiedene “Power Ups” zu integrieren und hier Erleichterungen zu schaffen. Als Beispiele seien hier “Slack”, “Google Hangouts” und “Blue Jeans Meeting” genannt, die man in die Oberfläche integrieren kann.
Anforderungsmanagement
Ein separates Anforderungsmanagement fehlt in der Basisversion von Atlassian Trello. Wenn man hier Bedarf hat, sollte man sich durch die „Power Ups“ lesen. Gegebenenfalls löst eine gut strukturierte Liste in Verbindung mit einer Freigabefunktion für Aufgaben einen Teilbereich.
Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist in der Basisversion nicht vorhanden woran man wieder merkt, dass das Programm in erster Linie für die verbesserte Zusammenarbeit und nicht die Projektplanung oder Projektsteuerung gedacht ist. Mit ein paar zusätzlichen “Power Ups” kann man aber zumindest eine Basis wie die Zeiterfassung berücksichtigen. Eine einfache Lösung ist die Nutzung von “Activity”. Mit Activity erhält man die Minimalvariante der Zeiterfassung in Trello. Alternativen für die Zeiterfassung gibt es aber einige wenn man mal die “Power Ups” durchgeht. Hier sind 3 beliebte Power Ups im Review für die Zeiterfassung in Trello.
Projektcontrolling
Auch ein Projektcontrolling fehlt in der Basisversion von Atlassian Trello. Mit zusätzlichen “Power Ups” sind allerdings Zeiterfassung und Aufwandsabschätzungen möglich.
Dokumentenmanagement
Ein gesondertes Dokumentenmanagement fehlt in der Basisversion von Trello.
Multiprojektmanagement
In der Basisversion gibt es neben der Verwaltung mehrerer Kanban Boards wenig Möglichkeiten für Multiprojektmanagement. Einen aufwändigeren Umweg kann man darüber gehen, dass man ein extra Board anlegt mit einer Aufgabe pro Projekt und dieser eine Deadline und Projektinformationen zuweist. Mit dem Power Up “BigPicture” kann man nun einen Gant Chart aus den bestehenden Aufgaben erstellen und erhält eine Gesamtübersicht über alle Projekte.
Wie schneidet Atlassian Trello in den wichtigsten Bewertungskriterien ab?
Features und Funktionalität
Wenn man von der Nutzung als Task Management Software ausgeht, schlägt sich Trello gut. In einigen Bereichen wie Projektplanung, Ressourcenplanung oder Projektcontrolling gibt es keine Unterstützung für das Projektmanagement. Aber da die Kollaboration und das Management der Aufgaben auch einen großen Anteil am Projektmanagement darstellen, kann man Atlassian Trello dennoch guten Gewissens als Projektmanagement Tool bezeichnen.
Die Trello Power Ups
Die Erweiterung der Basisausstattung ist über die Trello Power Ups möglich. Damit sind Trello Plugins von externen Anbietern gemeint.
Diese sind zwar kostenfrei, aber man kann je nach Preismodell nur eine bestimmte Anzahl an Zusätzlichen “Power Ups” nutzen. In der kostenlosen Basisversion ist es nur ein „Power Up“ pro virtuellem Board aber wenn man eine Lizenz erwirbt, kann man unbegrenzt „Power Ups“ einsetzen. Das gibt einem eine gewisse Freiheit die Funktionalität an den eigenen Nutzen anzupassen.
Siehe auch:
Zeiterfassung in Trello – 3 beliebte Trello Power Ups im Review
Zu bedenken ist, dass die Trello Power Ups von externen Unternehmen programmiert sind und nicht von Atlassian. Damit muss man sich auf die Datenschutzvereinbarung zwischen Atlassian Trello und dem zusätzlichen Dienstleister verlassen.
Eine Übersicht über alle Trello Plugins finden Sie hier.
Sonstige Kriterien der Bewertung von Trello
- Als eine weltweit verbreitete Software gibt es viele unterschiedliche Sprachen, so dass eine persönliche Einstellung der Sprache möglich ist und das Projektmanagement internationaler Projekte vereinfacht wird. Seit 2015 gibt es auch Trello auf deutsch.
- Ein Export als JSON ist in der Basisversion vorgesehen währen man für den Trello eigenen CSV Export eines Board ein Upgrade durchführen muss. Alternativ gibt es wieder die Möglichkeit der “Power Ups”, um dieses Feature abzudecken.
Benutzeroberfläche und Bedienfreundlichkeit
- Die Oberfläche ist ansprechend gestaltet und passt gut in die heutige Zeit. Man merkt, dass die Zusammenarbeit durch Visualisierungskonzepte erleichtert werden soll. Gerade das Kernstück, das Kanban Board, macht einen guten Eindruck und der Hintergrund ist individuell anzupassen
- Durch den einfachen Aufbau der Software findet man sich sehr schnell zurecht und braucht im Prinzip sehr wenig Einarbeitungszeit. Nach dem Login ist man innerhalb von 15 Minuten soweit, dass man die Basissoftware kennt und sich zurechtfindet.
- Als Administrator oder Projektmanager kann man in manchen Bereichen mehr einstellen, was aber auch nicht besonders komplex ist.
Trello Apps
Trello for Mac und Windows – die Desktopanwendungen
Natürlich können Sie Trello auf ihrem Mac per Safari oder Windows mit den üblichen Browsern nutzen. Ein Nachteil von Cloud-Software ist aber die Abhängigkeit vom Browser versprochen und das Auffinden des richtigen Browser Tabs.
Mit einer separaten Desktopanwendung bieten Trello for Mac und Trello für Windows eine alternative Software. Der Download erfolgt direkt aus dem App Store von Apple bzw. Microsoft. Zudem gibt es spezielle Tastaturbefehle, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen.
Die mobile Trello App
Eine mobile Version der Projektmanagement-Software Trello ist verfügbar unter iOS und Android. Nach Installation und Login fällt direkt auf, dass es nur sehr wenig Unterschiede zwischen der Web-Version und der App gibt. Damit kann man fast alle Aufgaben auch in der App erledigen, die zu den Basisfeatures gehören. Das ist gut und ermöglich wirklich das kollaborative Arbeiten von unterwegs.
Datenschutz, Hosting und Service
Datenschutz – Wo liegen die Daten und wo stehen die Trello Server?
Übrigens:
Es gibt zum Zeitpunkt vom Test keine Trello Server-Version, die Sie lokal installieren können, sondern nur eine Cloud-Variante.
Sicherheit und Datenschutz sind wichtige Themen, wenn Sie eine Cloud-Software nutzen. Die Trello Sicherheit wird maßgeblich über die Nutzung vom Hosting Service von AWS definiert. Standorte und Datenspeicherung:
- Die Trello Server sind in AWS EC2 Datenzentren lokalisiert. Backups werden in AWS EC2, S3, Glacier, und GCS abgespeichert. Die Speicherung von Daten findet in den USA unter AWS und Google Cloud Storage statt.
- Die Trello Sicherheit ist durch SOC2 Type 2 Zertifizierungen für Reviews des Hosting Providers und ISO/IEC 27001 Zertifikat für das eigene Information Security Managment System (ISMS) belegt.
Damit stellt sich die Frage: Ist Trello DSGVO konform? Eine Compliance mit Vorgaben vom Privacy Shield-Abkommen ist gegeben und Sie als Kunde müssen entscheiden, ob Ihnen das ausreicht. Beachten Sie, dass ein Urteil vom 16.07.2020 das Abkommen aufgrund Art. 45 DSGVO als nichtig erklärt hat.
Weitere Informationen zu Trello Sicherheit und Datenschutz sind hier näher erläutert.
Erreichbarkeit und Stabilität der Projektmanagement-Software Trello
Atlassian Trello wird über AWS in der Cloud gehostet und ist nicht als eigene Serverinstallation verfügbar. Atlassian gibt an, dass die Software zu 99,99% verfügbar ist und gibt hier weitere Informationen zur aktuellen Störungslage.
Im Betrieb fällt beim Trello Test mit wenigen Karten keine Wartezeit auf, weder in der Web-Variante (Google Chrome) noch in der App (iOS). Es gibt aber auch Stimmen, die längere Wartezeiten auf sehr umfangreichen Boards mit >200 Karten und vielen Listen feststellen.
Support durch Hersteller (Kundenservice) bei Problemen
Es gibt einen grundsätzlichen Support über ein Kontaktformular für Kunden, die eine kostenlose Version, also die Basisausstattung nutzen. Die Beantwortung von Fragen kann dann ein paar Tage dauern.
Als Alternative kann man sich auch über die Vielzahl an Foren und Tutorials wenden, wenn man bei einem Problem nicht mehr weiter weiß. Auch Atlassian Trello bietet eine umfassende Online-Hilfe an und es gibt eine Community, die auch unterstützen kann.
Einen persönlichen Kundenservice mit telefonischer Erreichbarkeit erhält man erst innerhalb eines bezahlten Accounts.
Kosten bei der Nutzung von Atlassian Trello
Preisgestaltung – Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von Trello?
Trello Kosten im Vergleich mit anderen Anbietern: Die Kosten für Projektmanagement-Software in der Übersicht.
(Stand Juni 2022, Kosten ohne Gewähr)
Bei der Trello Software gibt es vier verschiedene Preisgruppen, die den Umfang der Nutzung und die Anzahl der Nutzer kategorisieren. Besonders ist, dass Automatisierungen auch durch die einzelnen Pläne begrenzt sind.
“Kostenlos”
Die Basisausstattung beinhaltet schon die Nutzung von Boards und Teams, hat aber ein paar Beschränkungen: So sind nur 10 Boards pro Arbeitsbereich möglich, es gibt nur Maximal 250 Automatisierungsläufe, Exporte als CSV nicht direkt integriert und der Support ist nur per Kontaktanfrage erreichbar.
Trello Kosten: 0,00$/Monat/Nutzer
“Standard”
Das Standard Level bietet einen soliden Grundumfang der Software.
- Unbegrenzte Zahl an Boards
- individuellen Felder auf einer Karte
- Maximal 1000 Automatisierungsläufe
- erweiterte Checklisten
- zusätzliche Integration verschiedener Apps (Google Drive, Salesforce…)
- Gäste auf einzelnen Boards
- erweiterte Sicherheitsfunktionen…
Trello Kosten: 5,00$/Monat/Nutzer
“Premium”
Premium bietet besonders gute Möglichkeiten das Tool unternehmensweit einzusetzen:
- Zusätzliche Ansichten für Boards und Aufgaben von Dashboard über Zeitleiste zur Kartendarstellung
- Unbegrenzte Zahl an Automatisierungsläufen
- noch mehr Sicherheitsfunktionen…
- Administrationslevel und priorisierten Support
Trello Kosten: 10,00$/Monat/Nutzer
“Enterprise”
Die Enterprice Version bringt variable Kosten je nach Nutzerzahl und vor allem eine erweiterte Nutzerverwaltung mit sich. Der Preis kann ab über 2250 Nutzern sogar günstiger werden als die Business Class.
Trello Kosten: 17,50$/Monat/Nutzer
Wichtig
Die Höhe der Kosten ist übrigens auch abhängig von der Bezahlweise. Wer monatlich bezahlt, muss mit höheren Kosten rechnen.
Kosten Vergleich
| Trello | 1 User | 5 User | 25 User | 75 User |
|---|---|---|---|---|
| Kostenlos / Free | 0$ | 0$ | 0$ | 0$ |
| Standard | 60$ | 300$ | 1.500$ | 4.500$ |
| Premium | 120$ | 600$ | 3.000$ | 9.000$ |
| Enterprise | 210$ | 1.050$ | 5.250$ | 15.750 |
Interessant zu Wissen – Sondertarife:
Als gemeinnütziger Verein oder Non-Profit Organisation oder Bildungseinrichtung erhält man einen hohen Rabatt (bis zu 70%) auf die monatlichen Kosten für die Business Class oder Enterprise Tarife. Mehr dazu hier.
Unsere Bewertung zu Atlassian Trello als Projektmanagement Tool
Vorteile
Das Haupteinsatzgebiet für Trello als Task Management Software liegt in der Kollaboration von Teams über virtuelle Kanban Boards. Gerade die gute intuitive Bedienung sticht dabei hervor. Mit einer sehr kurzen Einarbeitungszeit kann man schnell im Projekt loslegen und produktiv arbeiten.
Zusätzlich bietet Trello eine plattformübergreifende Lösung an und ist neben der Web-Version auch als App unter iOS und Android verfügbar. Dabei ist der Umfang nicht sehr stark eingeschränkt, so dass eine Kollaboration von Unterwegs sehr einfach ist.
Die Software ist kostenlos in einem guten Basisumfang verfügbar, was vor allem für Selbstständige oder Start Ups ein wichtiger Faktor sein kann. Eine kleine Erweiterung, wie die zusätzliche Zeiterfassung auf Taskebene, ist selbst dann über die Trello Plugins möglich.
Nachteile
Dass Trello nicht in Konkurrenz mit einer Projektmanagement-Software inklusive umfassender Projektplanung treten kann wird schnell klar. In diesem Bereich gibt es sehr wenig Hilfestellung durch Trello. Als Anwender hat man es dann mit der Planung in Bereichen des klassischen Projektmanagements eher schwer.
Da die Software in der Cloud gehostet wird, gibt es keine Möglichkeit einen eigenen Server zu nutzen. Dies kann Probleme mit sich bringen, wenn man sehr strenge Datenschutzvorgaben (z.B. DSGVO) berücksichtigen muss (die genutzten Trello Server liegen in den USA).
Durch die Trello Power Ups ist es anfangs schwer die Möglichkeiten durch Ergänzungen zu Überblicken. Hier muss man detailliert durch den Atlassian Marktplatz stöbern.
Für wen lohnt sich Atlassian Trello? Die Bewertung auf Anwenderebene
Unser Trello Test zeigt: Wer eine ausgeklügelte Planungssoftware für das Projektmanagement sucht oder im Bereich Multiprojektmanagement unterwegs ist, wird mit dieser Software nicht direkt glücklich. Selbst mit zusätzlichen Trello Plugins, die Ressourcenplanung ermöglichen, bleibt dies eine Software mit Fokus auf Taskverwaltung und des kollaborativen Arbeitens. Neuere Updates gehen aber in die Richtung, dass Trello auch in größeren Unternehmen gut eingesetzt werden kann – schauen wir was noch so kommt.
Als privater Nutzer kann man sich gut ein eigenes Board einrichten und dies nutzen ohne Geld zu investieren. Mit einer kleinen Firma oder als Selbstständiger ist die kostenlose Variante auch interessant. Mit mehr Nutzern kann man dann auch einfach auf die bezahlte Version wechseln und verliert dabei nicht die bereits angelegten Boards und Einstellungen. Damit gibt es dann vor allem noch individuellere Lösungen wie zum Beispiel das Anlegen eigens definierte Felder zu den einzelnen Aufgaben.
Die mögliche Anbindung über GitHub oder Invision stellt eine gute Erweiterung für Designer oder Softwareentwickler dar, so dass Trello vor allem in diesem Bereich erfolgreich eingesetzt wird. Wer eine Software auf dem eigenen Server sucht, ist dann mit Jira (auch Atlassian) besser bedient und hat einen noch größeren Umfang (aber auch höhere Komplexität).
Trello Alternative im Review
Sie möchten mit großem Team zusammenarbeiten, aber legen Wert auf Datenschutz? Oder Sie suchen eine komplexere Lösung? Hier finden Sie 5 potentielle Tools, die eine Trello Alternative mit Schwerpunkten auf anderen Features darstellen:
- Deutlich umfangreicher sind Wrike als modernes Tool für das gesamte Projektmanagement im Unternehmen und InLoox now! mit der Verbindung zu Outlook.
- Eine sichere und DSGVO-konforme Trello Alternative ist Stackfield – hier im Review. Mit Serverstandort Deutschland punktet MeisterTask – auch mit Review.
- Übrigens lässt sich Trello auch mit dem Atlassian eigenen Confluence verbinden. Mehr dazu hier im Vergleich der Atlassian Produkte oder bei Projektplanung in Confluence.
Und zur Wahl einer Projektmanagement-Software gibt es hier einen Leitfaden.
Zeiterfassung in Trello mit Power Ups ist hier beschrieben.
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